construction management softwareconstruction softwarecost controlestimatingRisk ManagementVật tư xây dựng

5 Lời khuyên để Kiểm soát Chi phí Xây dựng

Kiểm soát chi phí xây dựng giúp các nhà quản lý dự án tránh được việc vượt chi phí bằng cách cung cấp các hướng dẫn về ước tính và dự báo nhân công , vật liệu và chi phí chung. Mục đích của kế hoạch kiểm soát chi phí là để giúp đảm bảo dự án được giao đúng thời gian, trong phạm vi và ngân sách. Báo cáo chi phí thường dựa trên các yếu tố như dòng tiền trong tương lai, chi phí cuối cùng dự kiến ​​và chi phí dự án hiện tại.

construction cost control
Ảnh của Makistock trên Shutterstock

Ước tính chi phí sơ bộ

Trước khi phát triển các kế hoạch cụ thể, ước tính chi phí là nguồn chính để xác định mục đích tài trợ của một dự án. Tuy nhiên, không phải ai trong lĩnh vực xây dựng cũng có thể ước tính chi phí một cách chính xác. ‌ ‌ Ước tính chi phí không chính xác có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đối với kết quả của một dự án và thậm chí có thể khiến tỷ suất lợi nhuận biến mất hoàn toàn. Do đó, việc thuê một nhà quản lý xây dựng có chuyên môn và thành tích tốt với ước tính chi phí là một khoản đầu tư xứng đáng.

Kiểm soát chi phí

Sau khi gửi kế hoạch cuối cùng cho một dự án, bạn có thể lập thêm ước tính chi tiết chi phí, bao gồm nhân công, vật liệu , và thời gian. Điều quan trọng là phải tính đến thời gian trong việc ước tính chi phí vì các dự án bị trì hoãn dẫn đến vượt quá ngân sách với nhân công và các chi phí bất ngờ khác. Điều cần thiết là phải xem xét nhiều hơn các hồ sơ tài chính trong quá khứ để đưa ra một chi phí chính xác và chi tiết kế hoạch kiểm soát. Bạn cũng nên ước tính chi phí, doanh thu và các vấn đề kỹ thuật trong tương lai cũng như tính đến lạm phát.

construction cost control
Ảnh của stockcreations trên Shutterstock

Đây là 5 Lời khuyên để Kiểm soát Chi phí Xây dựng:

1. Sử dụng phần mềm quản lý xây dựng

Sử dụng phần mềm quản lý xây dựng với khả năng quản lý dữ liệu giúp cập nhật cho mọi người trên địa điểm việc làm về bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi của dự án. Và những điều này xảy ra thường xuyên. Nó cũng giúp kết nối nhân viên văn phòng với nhân viên trên công trường để đảm bảo một đường dây liên lạc tích cực giữa tất cả mọi người tham gia vào dự án.

Sử dụng phần mềm quản lý xây dựng di động là giải pháp hoàn hảo cho các thiết bị di động cao lực lượng lao động gồm các chuyên gia lành nghề đa dạng đang làm việc tích cực trong việc xây dựng công trình. Từ nhà thầu phụ đến kiến ​​trúc sư, mỗi người có thể truy cập vào một hệ thống trung tâm để xem kế hoạch dự án và xác định xem có cần thiết phải điều chỉnh kế hoạch chi phí hay không. Ví dụ: nếu nhà thầu phụ tường thạch cao cần đẩy lại tường và xác định rằng nó sẽ cần thêm thời gian hoặc vật liệu, họ có thể tải ngay yêu cầu đó lên phần mềm. Nhập thông tin này sẽ làm cho tất cả nhân viên trên trang web việc làm biết ngay về những thay đổi đối với phạm vi và đảm bảo không có thông tin sai lệch dẫn đến chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách.

2. Thường xuyên cập nhật kế hoạch chi phí

Nhất quán phân tích và đánh giá lại kế hoạch chi phí để xác định xem nó có cần thiết không để thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Nếu chi phí cao hơn dự kiến ​​trong một khía cạnh của quy trình, hãy đảm bảo cân bằng nó bằng cách giảm chi phí trong một lĩnh vực khác. Ngoài ra, hãy nhớ rằng chi phí cũng có thể bị thay đổi do các tác động bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài như lạm phát hoặc sự thiếu hụt nguyên vật liệu có thể khiến giá cả thay đổi và do đó, một dự án có thể nằm trong ngân sách trước đây có thể vượt quá ngân sách. Một lợi ích khác của việc có phần mềm quản lý xây dựng được tích hợp với chương trình kế toán cung cấp cho các bên liên quan dữ liệu chi phí và năng suất lao động theo thời gian thực để đưa ra các quyết định thông minh.

construction modeling
Ảnh Bởi nmedia trên Shutterstock

3. Gửi báo cáo chi phí một cách nhất quán

Đảm bảo bạn luôn cung cấp báo cáo chi phí cho khách hàng một cách nhất quán để giúp họ luôn cập nhật và hài lòng với tiến độ của dự án. Làm điều này cũng cho phép bạn kiểm tra báo cáo chi phí so với kế hoạch kiểm soát chi phí để xác định tình trạng tài chính của dự án.

Báo cáo chi phí là cần thiết để giúp hợp lý hóa liên lạc giữa chủ sở hữu, tổng thầu và nhà thầu phụ. Bằng cách cập nhật quản lý với báo cáo tiến độ thời gian thực (ví dụ: Báo cáo hàng ngày ) đối với một dự án xây dựng, báo cáo chi phí giúp xác định sớm nếu có thể xảy ra bất kỳ sự chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách ngoài kế hoạch nào.

4. Lập và xem xét các phương án dự phòng

Bằng cách thiết lập các quy trình quản lý rủi ro, người quản lý dự án có thể lập kế hoạch cho sự chậm trễ và vượt quá ngân sách và có một kế hoạch hành động cụ thể về cách khắc phục các vấn đề trước thời hạn. Các kế hoạch dự phòng giúp tránh phải trả phí bảo hiểm để hoàn thành dự án đúng thời hạn khi có sự cố xảy ra vào phút cuối. Ví dụ: phần mềm quản lý xây dựng có thể cung cấp các trạng thái quan trọng đệ trình, RFI, Lệnh thay đổi, v.v., có thể báo hiệu dự án có một nút thắt cổ chai và sự chậm trễ lớn bất ngờ sắp xảy ra.

Điều quan trọng cần lưu ý là các kế hoạch dự phòng dựa trên việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra. Chúng không nhằm mục đích đề cập đến những thay đổi đối với phạm vi của một dự án dựa trên sự thay đổi ý kiến ​​hoặc thông số kỹ thuật. Thay đổi dự định đối với phạm vi của một dự án nên được cân bằng bằng cách giảm ngân sách cho một lĩnh vực khác, không dựa vào ngân sách dự phòng.

Construction material
Ảnh của Minerva Studio trên Shutterstock

5. Khuyến khích nhóm dự án thiết kế trong kế hoạch chi phí ở tất cả các giai đoạn

Đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ các quy trình kiểm soát phát triển thiết kế. Ví dụ: có một quy tắc chung rằng 80% chi phí được xác định theo thiết kế và 20% theo công trình . Ngoài ra, hãy làm cho tất cả các thành viên trong nhóm biết rằng không thành viên nào trong nhóm có quyền tăng chi phí cho các yếu tố của công việc mà không cân đối nó trong một lĩnh vực khác. Cuối cùng, hãy đảm bảo mỗi công nhân hiểu rằng kế hoạch xây dựng được tạo theo tổng ngân sách và việc thực hiện các thay đổi có thể dẫn đến chi phí ngoài kế hoạch vượt quá ngân sách dự kiến.

Sự kết luận

Kế hoạch kiểm soát chi phí là một phần thiết yếu của kế hoạch một dự án xây dựng. Chúng có thể là yếu tố quyết định liệu một nhà thầu có thể tạo ra lợi nhuận từ dự án hay không. Có một kế hoạch kiểm soát chi phí chính xác và ngân sách phát triển là cần thiết để đảm bảo một dự án thành công. Về cơ bản, sử dụng các thủ tục kiểm soát chi phí là rất quan trọng để đảm bảo một dự án được giao đúng thời gian, trong phạm vi và ngân sách.

Back to top button