back-office efficiencyconstruction management softwareimproving efficiencyprocess improvementproductionProductivitySIMVật tư xây dựng

6 cách bạn có thể cải thiện hiệu quả của Back-Office trong công ty xây dựng của bạn

Khi bạn nghĩ đến xây dựng, bạn có thể nghĩ đến tất cả các công việc diễn ra trên lĩnh vực này. Nó rõ ràng là dễ nhìn thấy hơn. Trong khi nghiên cứu thực địa là xương sống doanh thu của bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào, có thể dễ dàng quên rằng hiệu quả hoạt động tại văn phòng cũng rất quan trọng để giữ cho các dự án tiến triển thành công. Khi các công ty tiếp tục phát triển, các hoạt động tại văn phòng có thể bắt đầu trở nên cẩu thả, làm ảnh hưởng đến năng suất kinh doanh. Giữ hiệu quả kinh doanh ở mức tối đa là điều quan trọng để giữ cho các hoạt động diễn ra trơn tru, nhân viên của bạn đạt năng suất cao và vượt lên trước đối thủ khi giành được hợp đồng. Dưới đây, tôi đã nêu ra các mẹo hay nhất về cách cải thiện hiệu quả của văn phòng sau.

Mẹo cải thiện hiệu quả văn phòng

1) Nghiên cứu cách xử lý công việc

Một khi công việc được giao, bạn nên tập trung vào việc xem nhân viên của bạn thực hiện nhiệm vụ của họ như thế nào. Bạn có thể thu thập thông tin này bằng cách quay video và nói chuyện với các nhân viên để bạn có thể tự mình xem cách xử lý công việc. Nghiên cứu riêng lẻ tất cả các quy trình khác nhau để tiết lộ thời gian thực hiện các nhiệm vụ cũng như tất cả các kỹ năng và nguồn lực khác nhau cần thiết để xử lý từng yêu cầu. Làm điều này sẽ cho phép bạn theo dõi năng suất và xác định lãi và lỗ tiềm năng.

2) Loại bỏ các hoạt động gia tăng không có giá trị

Các hoạt động gia tăng phi giá trị về cơ bản là lãng phí, cả khách hàng hoặc doanh nghiệp đều không được lợi từ chúng. Ví dụ có thể bao gồm việc nhân viên có khối lượng công việc không cân bằng hoặc sự di chuyển không cần thiết của các tệp và tài liệu. Một cách để ngăn những tác vụ như vậy xảy ra là thực hành sửa lỗi.

Ý tưởng đằng sau việc chống lỗi là đạt được không có lỗi thông qua việc ngăn chặn chúng hoặc tự động phát hiện chúng. Phương pháp này tốt nhất nên được áp dụng nếu bạn mất thời gian do làm lại hoặc thấy nhiều lỗi xảy ra ở nơi làm việc.

3) Thử thay đổi mọi thứ

Hiệu quả văn phòng của bạn có thể bị ảnh hưởng sau nhiều năm dựa vào các quy trình tương tự. Bạn luôn có thể thử nghiệm điều gì đó mới để cải thiện năng suất của doanh nghiệp. Ví dụ: bạn có thể cố gắng thay đổi cách bố trí văn phòng của mình để tạo điều kiện giao tiếp giữa các bộ phận tốt hơn hoặc cơ cấu lại các phương pháp giao tiếp giữa hiện trường và văn phòng .

Cải thiện giao tiếp có thể tiết kiệm thời gian quý báu, giúp sắp xếp hợp lý các quy trình của bạn. Có thể sẽ tồn tại một khoảng thời gian thử và sai cho đến khi tìm ra phương pháp tốt nhất, nhưng nó sẽ được đền đáp đến cuối cùng.

4) Giới thiệu SIM

Một thay đổi tiềm năng khác là thử kết hợp quản lý khoảng thời gian ngắn (SIM) vào doanh nghiệp của bạn. Thực hành SIM tương tự như bạn có một cuộc họp nhóm vào mỗi buổi sáng. Trong các cuộc họp này, các thành viên nên chia sẻ những gì họ đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì họ dự định làm trong ngày hôm nay và bất kỳ thách thức nào họ đang trải qua để hoàn thành công việc của mình.

Trong bối cảnh nhóm, các thành viên nên thảo luận về các ý tưởng giúp loại bỏ mọi thách thức trước khi chúng trở thành vấn đề. Khi tiến hành các cuộc họp này, sẽ giúp có hình ảnh trong phòng hiển thị các biểu đồ chỉ số hiệu suất chính với các xu hướng. Điều này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn sâu sắc hơn để biết doanh nghiệp đang đạt được mục tiêu và mục tiêu của mình như thế nào.

5) Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục

Để thực sự cải thiện hiệu quả của back-office, doanh nghiệp của bạn nên liên tục tìm cách giải quyết các vấn đề và tìm cách cải thiện công việc đang được thực hiện. Sử dụng SIM là một cách tuyệt vời để thực hành giải quyết vấn đề dựa trên nhóm có cấu trúc để đánh bại mọi thách thức. Nhóm quản lý điều hành của bạn cũng cần phải chịu trách nhiệm.

Người điều hành, quản lý và chủ sở hữu công ty nên cùng nhau lập bản đồ các quy trình hiện có, sau đó xác định các cơ hội mới để cải tiến. Ngoài ra, hãy đảm bảo cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng hiển thị để xem và theo dõi tác động của họ đối với công ty. Khả năng nhìn thấy kết quả của họ cùng với việc công nhận thành công của họ là chìa khóa để xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.

6) Đầu tư vào một phần mềm

Công nghệ đang định hình lại các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi để nâng cao hiệu quả. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm bao gồm tích hợp kế toán để xử lý nhanh hơn các tài liệu tài chính quan trọng và nội dung số hóa để cho phép truy cập và kiểm soát tốt hơn của các tệp quan trọng như bảng chấm công, yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) và thay đổi đơn đặt hàng. Phần mềm cũng có thể giúp:

– Thu thập dữ liệu theo dõi thời gian xử lý trung bình của các tác vụ khác nhau

– Cung cấp các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận và doanh nghiệp

– Cung cấp báo cáo về các hoạt động khác nhau cần thiết của vai trò – người quản lý hoặc người giám sát

Sự kết luận

Luôn nhớ rằng hoạt động tại văn phòng của bạn cũng quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn như công việc đang được thực hiện tại hiện trường. Sử dụng các mẹo trên để cải thiện hiệu quả văn phòng vì nó sẽ chuyển thành những cải tiến cho lợi nhuận cuối cùng của bạn. Luôn tìm cách cải thiện quy trình của bạn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn phải thử điều gì đó khác biệt. Để đạt được kết quả, hãy xem cách phần mềm quản lý dự án có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn sự thúc đẩy mà nó cần.

Nguồn:

Kaizen Kulture

Hướng dẫn Scotsman

Back to top button