Vật tư xây dựng

8 Thực tiễn Tốt nhất để Theo dõi Dự án Phân phối trong Xây dựng

Dự án có thể phân phối là thứ được sản xuất hoặc cung cấp để giúp đạt được một mục tiêu cụ thể. Để trở thành một sản phẩm có thể phân phối, đầu ra phải vừa trong phạm vi vừa là kết quả của quá trình làm việc có chủ ý. Các sản phẩm được giao cho dự án xây dựng có thể lớn hoặc nhỏ – bất cứ thứ gì từ toàn bộ tòa nhà cho đến một tờ giấy tờ. Mỗi dự án có nhiều công việc được giao và mỗi công việc phải được hoàn thành để hoàn thành dự án tổng thể. Các phân phối dự án có thể bao gồm nhiều phần như lịch trình dự án, kế hoạch dự án, báo cáo, khung trang web và phân tích SWOT. Nhưng làm thế nào chúng ta có thể theo dõi hiệu quả các kết quả phân phối dự án này?

tracking project deliverables
Ảnh được cung cấp bởi Pixabay trên Pexels

1. Xác định các sản phẩm được giao trước khi bắt đầu công việc

Việc cố gắng thêm các sản phẩm khi công việc đã bắt đầu có thể sẽ làm thay đổi cả phạm vi và ngân sách của dự án. Bằng cách xác định các sản phẩm được giao trước khi bắt đầu công việc của dự án, sẽ có một tầm nhìn rõ ràng về những gì dự án phải đòi hỏi và cách nó sẽ được hoàn thành. Để xác định một sản phẩm có thể phân phối, một phương pháp tốt là bắt đầu với mục tiêu và làm việc lùi lại – chia nhỏ nó thành các phần để có được thước đo rõ ràng về những gì cần phải thực hiện trong từng giai đoạn. Bằng cách hiểu các mục tiêu cuối cùng của khách hàng, các sản phẩm phân phối có thể được điều chỉnh trong quá trình phát triển để đáp ứng những mong đợi đó. Một phương pháp xác định và lập kế hoạch cho từng sản phẩm có thể phân phối là sử dụng biểu đồ Gantt, là biểu đồ trực quan hóa từng giai đoạn của dự án và có thể được sử dụng cùng với các phân phối để đặt các mốc quan trọng của dự án.

2. Hiểu yêu cầu của hàng có thể giao

Các sản phẩm có thể phân phối của dự án có hai thành phần chính: bản thân sản phẩm có thể phân phối và các tiêu chí chấp nhận đối với sản phẩm có thể phân phối. Trước khi có thể chấp nhận một sản phẩm có thể phân phối, nó phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Nếu một bên liên quan từ chối một sản phẩm có thể giao được, thì phạm vi và ngân sách của dự án có thể phải thay đổi. Một số câu hỏi để yêu cầu các bên liên quan hiểu các yêu cầu của họ để được chấp nhận là những gì họ đang cố gắng đạt được với dự án và những kỳ vọng về chi phí và khung thời gian của họ đối với sản phẩm có thể thực hiện được. Các yêu cầu càng chi tiết và chính xác thì càng dễ dàng đảm bảo rằng sản phẩm có thể phân phối được các bên liên quan chấp nhận. Khi thu thập các yêu cầu, việc đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chí mục tiêu SMART có thể giúp đảm bảo đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan và sản phẩm có thể phân phối được chấp nhận.

tracking project deliverables
Ảnh của Burst on Pexels

3. Bắt đầu bằng cách Nhận đầu vào từ các bên liên quan

Nhận được ý kiến ​​đóng góp từ các bên liên quan ngay từ khi bắt đầu dự án là điều cần thiết để hiểu các tiêu chí để được chấp nhận. Điều này sẽ không chỉ cung cấp một thước đo tốt hơn về kỳ vọng của họ mà còn giúp xác định chính xác phạm vi của dự án ngay từ đầu. Điều quan trọng là lôi kéo các bên liên quan tham gia vào các cuộc họp khởi động dự án và thu thập phản hồi từ họ để hiểu rõ hơn về các tiêu chí chấp nhận của họ. Việc chia nhỏ từng sản phẩm có thể phân phối thành các phần nhỏ hơn, được gọi là cấu trúc phân tích công việc (WBS), thường hữu ích cho việc này vì nó cho phép các khía cạnh của sản phẩm có thể giao được ủy quyền và theo dõi cẩn thận trong suốt thời gian tồn tại của chúng. Các bên liên quan có thể đưa ra phản hồi về các bộ phận cụ thể của sản phẩm có thể chuyển giao và về tổng thể trong toàn bộ quá trình để đảm bảo sản phẩm có thể giao hàng đáp ứng được kỳ vọng của họ. Từ phản hồi này, có thể lập kế hoạch phân phối với tầm nhìn rõ ràng về ngân sách và phạm vi.

4. Xác định xem nó có thể phân phối bên trong hay bên ngoài

Sản phẩm phân phối được phân loại thành bên trong hoặc bên ngoài . Công ty có thể giao nội bộ không giao dịch trực tiếp với các bên liên quan và có thể bao gồm các nhiệm vụ như đóng thuế hoặc tạo tài liệu của công ty. Các sản phẩm giao nội bộ không trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty và do đó có sai số hơi lỏng hơn một chút. Sản phẩm giao bên ngoài là công việc được thực hiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc tạo ra doanh thu cho công ty. Điều quan trọng là phải cực kỳ kỹ lưỡng với các sản phẩm giao bên ngoài vì chúng là mặt hàng của khách hàng.

tracking project deliverables
Ảnh của Rawpixel trên Pexels.

5. Hiểu sự khác biệt giữa quá trình và dự án phân phối

Các sản phẩm phân phối theo quy trình có thể được coi là bước đệm giúp tạo ra các sản phẩm phân phối của dự án. Việc phân phối quy trình có thể bao gồm việc tạo một tuyên bố phạm vi dự án, kế hoạch dự án hoặc phát triển cấu trúc phân tích công việc. Việc tạo ra các sản phẩm theo quy trình không phải là mục tiêu của dự án, nhưng chúng giúp việc đạt được mục tiêu cuối cùng dễ quản lý hơn nhiều bằng cách chia dự án thành các phần nhỏ hơn.

6. Đặt thời hạn rõ ràng

Đặt thời hạn rõ ràng cho từng sản phẩm có thể giao giúp đảm bảo mỗi thời hạn được tích hợp với các mốc quan trọng của dự án để mỗi bước của dự án được theo dõi cẩn thận. Quy trình phân phối có thể được sử dụng để giúp hiểu dự án có thể thực hiện được và chia nhỏ nó ra để giúp đạt được thời hạn. Ngoài ra, các công cụ như biểu đồ Gantt có thể hữu ích cho việc này vì biểu đồ cung cấp hình ảnh trực quan về từng giai đoạn của dự án và cách các giai đoạn này tương tác với nhau.

7. Đặt các mốc quan trọng

Chia sản phẩm có thể phân phối thành các giai đoạn bằng cách đặt các mốc quan trọng giúp theo dõi tiến trình của sản phẩm có thể phân phối tốt hơn. Các mốc là các điểm kiểm tra trong quá trình dự án không có thời hạn cố định, mà là để kiểm tra tiến độ và đảm bảo dự án đi đúng hướng. Chúng là một công cụ nội bộ để hỗ trợ nhóm dự án quản lý một dự án có thể thực hiện được và không dành cho khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài.

số 8. Sử dụng Công cụ Phần mềm Trực tuyến

Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều cách hiệu quả hơn để theo dõi sản phẩm được giao hơn là làm bằng tay. Sử dụng các công cụ phần mềm quản lý dự án trực tuyến có thể giúp loại bỏ lỗi và hợp lý hóa quá trình theo dõi các sản phẩm được phân phối để có kết quả nhanh chóng, chính xác.

Sự kết luận

Tạo một chiến lược cẩn thận để theo dõi các sản phẩm dự án được giao là điều cần thiết để giữ cho một dự án đúng ngân sách và trong phạm vi. Bằng cách đầu tư thời gian và nguồn lực khi bắt đầu dự án để hiểu được những kỳ vọng và mục tiêu của từng sản phẩm có thể giao, bạn có thể giúp đảm bảo dự án đi đúng hướng và đảm bảo tất cả các bên liên quan chính đều cập nhật tiến độ trên sản phẩm có thể giao. Vào cuối ngày, việc theo dõi cẩn thận các bàn giao dự án trong quá trình xây dựng là một công cụ vô cùng quý giá giúp đảm bảo một dự án xây dựng thành công.

Back to top button