accountingconstruction job costingjob costingJob costing softwareVật tư xây dựng

9 Lời khuyên về Chi phí Công việc Xây dựng để Cải thiện Theo dõi Ngân sách

Nước Mỹ phát triển mạnh nhờ tinh thần kinh doanh của người dân. Tuy nhiên, một nửa tổng số doanh nghiệp không còn tồn tại sau năm năm. Các công ty xây dựng thậm chí còn tệ hơn. Chỉ có 36. 4% vào năm kinh doanh thứ 5. Một trong những lý do chính là không có khả năng bảo vệ lợi nhuận của họ. Để theo dõi chính xác và duy trì lợi nhuận của dự án, công ty phải thực hiện một hệ thống chi phí công việc xây dựng.

Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ những điều bạn cần biết về chi phí công việc xây dựng, nêu bật các mẹo tốt nhất để cải thiện việc theo dõi ngân sách và tiết lộ bí mật để thực hiện quy trình nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể.

Chi phí xây dựng là gì?

Một câu, Chi phí công việc xây dựng là một phương pháp để theo dõi chi phí cho các dự án. Nó chia toàn bộ dự án thành nhiều phần nhỏ hơn để bạn có thể theo dõi chi phí cho các khu vực cụ thể của dự án. Điều này có thể giúp nhà thầu xem chi phí ở cả cấp độ vi mô và vĩ mô. Định giá công việc giúp chủ doanh nghiệp xây dựng xác định dự án, nhiệm vụ hoặc đội nào đang kiếm tiền hoặc tệ hơn là chảy tiền. Với mức thông tin này, chủ doanh nghiệp hoặc nhà thầu có thể thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo lợi nhuận của dự án và phát triển kế hoạch lợi nhuận để thúc đẩy các dự án trong tương lai và đưa ra các quyết định kinh doanh lớn. Ví dụ, nếu tỷ suất lợi nhuận của các dự án khu dân cư cao hơn các dự án thương mại, các chủ doanh nghiệp xây dựng có thể đưa ra quyết định tập trung chặt chẽ vào các dự án khu dân cư. Hoặc nếu một công việc nhất định như hoàn thành tốn nhiều giờ lao động hơn ước tính, người ước tính có thể thêm giờ lao động vào các giá thầu trong tương lai.

Mẹo cải thiện chi phí công việc xây dựng

1) Xem lại mã chi phí

Các tổ chức khác nhau theo dõi chi phí theo những cách khác nhau. Một số công ty hoạt động với một số mã chi phí để giúp mọi thứ trở nên dễ dàng nhất có thể cho mục đích theo dõi. Mặt khác, một số công ty có hàng trăm mã chi phí để theo dõi các mặt hàng với chi tiết cụ thể hơn. Điều quan trọng là làm những gì có ý nghĩa nhất cho doanh nghiệp của bạn và các bộ phận khác nhau.

2) Triển khai giải pháp theo dõi thời gian di động

Thẻ thời gian giấy dẫn đến toàn bộ sự thiếu hiệu quả từ việc nhập dữ liệu thủ công và trùng lặp đến thông tin không chính xác được nhập vào hệ thống trả tiền. Sự phổ biến ngày càng tăng của các ứng dụng và thiết bị di động mang đến những khả năng mới để tự động hóa theo dõi thời gian. Với giải pháp theo dõi thời gian di động , nhân viên có thể nhập thời gian của họ từ thiết bị di động của họ.

Các nhà quản lý dự án và chủ doanh nghiệp không còn phải đợi thẻ thời gian được nhập theo cách thủ công và bảng lương được xử lý để xem tiến độ của lao động trong một dự án. Họ nhận được thông tin lao động theo thời gian thực khi xem xét các dự án hàng ngày.

3) Bao gồm các đơn hàng thay đổi

Thay đổi đơn đặt hàng có xu hướng làm cho ngân sách dự án đi chệch hướng. Các phương pháp hay nhất về chi phí công việc và mã chi phí vẫn được áp dụng. Chi tiết về chi phí vật liệu và nhân công bổ sung đối với các đơn đặt hàng thay đổi có thể giúp bạn hiểu tác động của chúng đối với ngân sách. Chi phí nguyên vật liệu và nhân công theo đơn đặt hàng thay đổi ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể của dự án, vì vậy theo dõi chặt chẽ chúng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tình trạng tổng thể của dự án.

4) Xem xét các dự án và báo cáo thường xuyên

Thời điểm tồi tệ nhất để thấy rằng một dự án đi về phía nam là sau khi công việc kết thúc. Cho dù là hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng, việc thường xuyên xem xét các báo cáo chi phí công việc cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh và quyết định nhanh hơn. Báo cáo chi phí công việc mẫu bao gồm chi phí hoàn thành, ngân sách so với thực tế, báo cáo năng suất lao động và báo cáo tóm tắt mã chi phí. Khi chi phí trong một mã chi phí tăng cao hơn ước tính, bạn có thể tìm cách thu hẹp quy mô trong các lĩnh vực khác để đảm bảo dự án tổng thể vẫn có lãi.

5) Giám sát hóa đơn

Nhiều công ty xây dựng thực hiện chi phí công việc trên cơ sở đơn giản hóa để lập hóa đơn cho khách hàng trên các dự án cụ thể của họ. Dòng tiền là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này đặc biệt đúng trong xây dựng, nơi nhiều chi phí được thanh toán trước khi nhận được thanh toán từ khách hàng. Để đảm bảo nhận được khoản thanh toán cho công việc đã hoàn thành, các công ty phải giám sát chặt chẽ các hóa đơn của họ.

6) Đừng quên chi phí chung và chi phí gián tiếp

Trong khi một số chi phí nhất định không thể lập hóa đơn, vẫn phải có một hệ thống để hạch toán các chi phí công việc đó. Chi phí chung và chi phí gián tiếp cho các công ty xây dựng thường bao gồm chi phí quản lý, chi phí đi lại, hoặc thậm chí cả thiết bị. Theo dõi các chi phí này cho phép các công ty xây dựng xác định số tiền nó nên thêm vào một giá thầu tổng thể. Khi nộp hồ sơ dự thầu chỉ dựa trên chi phí trực tiếp, một công ty có nguy cơ không có đủ tiền mặt để trang trải chi phí chung và chi phí trực tiếp.

7) Quan tâm hơn đến lao động

Không có gì bí mật khi có rất nhiều chi phí liên quan đến các dự án xây dựng, nhưng không có chi phí nào quan trọng hơn để theo dõi ngoài nhân công. Nhân công không chỉ là chi phí dự án đắt nhất mà còn là chi phí khó ước tính nhất. Khi công việc chi phí cho lao động, hãy bắt đầu bằng cách tính toán chi phí để có mỗi nhân viên trực tiếp làm công việc mỗi ngày. Khi điều đó đã được giải quyết, hãy nhân nó với thời lượng dự án dự kiến.

8) Chi phí công việc, không chi phí quá trình

Chi phí công việc và chi phí quy trình giống nhau về chức năng, nhưng phương pháp của chúng thực sự rất khác nhau trong việc xác định ngân sách dự án. Khi bạn xử lý chi phí, trước tiên, bạn xác định các bước cần thiết để hoàn thành từng công việc, sau đó định giá công việc dựa trên chi phí trung bình từ các trải nghiệm trước đó, sau đó cộng tổng số trung bình để xác định ngân sách tổng thể. Chi phí công việc chi tiết hơn nhiều, trong đó bạn xác định chi phí lao động và vật liệu cụ thể, sau đó thêm một khoản phí khác để trang trải tất cả các chi phí có thể có.

9) Phụ trách dự án của bạn

Nếu bạn thuê một nhà thầu phụ hoặc đối tác trong một phần dự án của mình, họ có thể sẽ thực hiện các ước tính và tính toán của riêng họ cho phần của họ. Ngay cả khi đối tác là một nguồn đáng tin cậy, bạn vẫn nên tự tính toán để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trong công việc của họ. Điều cuối cùng bạn muốn đối mặt trong quá trình thực hiện dự án của mình là thâm hụt ngân sách bất ngờ vì bạn không kiểm tra công việc của người khác. Luôn kiểm tra kỹ các kế hoạch trước khi công việc thực sự bắt đầu, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với công ty.

Tại sao sử dụng phần mềm là một quyết định kinh doanh thông minh

Mặc dù các thủ thuật trên đưa ra lời khuyên, nhưng không có lựa chọn nào tốt hơn cho công việc tốn kém hơn là sử dụng phần mềm máy tính để hỗ trợ quá trình này. Các phương pháp tính phí công việc truyền thống sử dụng bảng tính tốn quá nhiều thời gian và để lại nhiều lỗi nghiêm trọng. Việc sử dụng chương trình phần mềm sẽ tự động hóa quy trình, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều.

Sử dụng phần mềm cho phép bạn định giá công việc chính xác hơn, giúp đưa ra ước tính cuối cùng tốt hơn. Các ước tính của bạn càng chính xác, thì khả năng bạn phải đối mặt với các xung đột khách hàng càng thấp nếu chi phí thay đổi. Phần này rất quan trọng vì sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để nhận được giới thiệu tốt và lặp lại công việc.

Sử dụng phần mềm cũng cho phép bạn để ứng dụng làm công việc khó khăn cho bạn. Thay vì phải tính toán các phép tính theo cách thủ công, bạn có thể chỉ cần nhập các con số, giúp dễ dàng xác định các chỉ số quan trọng, bao gồm cả tỷ suất lợi nhuận.

Một lợi ích khác mà phần mềm mang lại là theo dõi thời gian thực về tiến độ và chi phí của dự án. Khi dự án tiến triển, bạn có thể nhập chi phí thực tế để xem chúng phù hợp với chi phí ước tính như thế nào. Việc xem các chi phí này trong thời gian thực cho phép bạn theo dõi ngân sách chặt chẽ hơn và tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn giữa các bên liên quan chính của dự án.

Sự kết luận

Nhiều nhà thầu bắt đầu kinh doanh trên tinh thần khởi nghiệp và yêu thích thương mại của họ. Tuy nhiên, khi thực tế của việc vận hành một doanh nghiệp bắt đầu chìm sâu vào trong, thì chi phí xây dựng nên được đặt lên hàng đầu. Công việc xây dựng chi phí sẽ mất một chút thời gian và công sức để thực hiện và hoàn thành công việc, nhưng lợi ích sẽ được đền bù gấp mười lần.

Tài nguyên:

Xero

Phòng kế toán

BuildYourNumbers

Trang tính

ConstructionWorkZone

Back to top button