Có nhiều cách để hình dung về các dự án xây dựng và việc quản lý chúng, các ràng buộc ba của quản lý dự án là một cách khác để xem các dự án này. Người hướng dẫn quản lý dự án sử dụng nhiều cách mô tả quản lý dự án vì mọi người học khác nhau. Ràng buộc ba là một cách khác để mô tả những thách thức mà quản lý dự án phải đối mặt khi làm việc trong một dự án.
Ba Ràng buộc của Quản lý Dự án là gì
Ba hạn chế của quản lý dự án là biệt ngữ quản lý dự án. Nó cũng giống như tam giác quản lý dự án, tam giác dự án và tam giác sắt. Tam giác quản lý dự án là ba điểm chính mà các nhà quản lý dự án phải ghi nhớ khi làm việc trong một dự án. Các điểm thường là phạm vi, thời gian và ngân sách, hoặc phạm vi, lịch trình và chi phí. Chúng tương tự nhau, nhưng cứ ba hoạt động cùng nhau theo một cách đủ khác nhau để tùy thuộc vào giai đoạn dự án, hoặc loại dự án, các nhà quản lý có trách nhiệm phải đối mặt với một vấn đề. Người quản lý dự án phải biết cả ba điểm để có một dự án hiệu quả.
Ý tưởng là để ngân sách, phạm vi và lịch trình của dự án được cân đối phù hợp. Cân bằng đặt dự án cách đều tất cả các điểm trên một tam giác. Tuy nhiên, điều này thường không đúng như vậy. Thông thường, giả định xung quanh các dự án là cách duy nhất để có thể hoàn thành dự án là bám vào hai cạnh của tam giác.
Cách thức hoạt động của Bộ ba Ràng buộc trong quản lý dự án trong xây dựng
Trong xây dựng, ba hạn chế của quản lý dự án sẽ rơi vào phạm vi, thời gian, ngân sách hoặc tiến độ và chi phí phạm vi. Hình tam giác là một chuỗi push-pull mà các nhà quản lý dự án có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về các dự án. Ý tưởng đằng sau hình tam giác là nếu thời hạn cho một giai đoạn cụ thể được dời lên, thì sẽ có những tác động lên hai phía còn lại để bù đắp cho những ràng buộc. Vì vậy, có thể có chi phí cao hơn do dòng thời gian giảm. Ba hạn chế của quản lý dự án là những điều mà người quản lý dự án phải làm việc trong đó.
Đôi khi các nhà quản lý dự án quá bận tâm khi tin rằng bạn thực sự chỉ có thể thực hiện thành công 2/3. Điều này không nhất thiết phải như vậy, và với phần mềm lập kế hoạch tốt và thậm chí cả phần mềm quản lý dự án, các nhà quản lý dự án sẽ có thể làm việc tốt trong tam giác. Điều đó có nghĩa là đôi khi chúng phải di chuyển ở một bên của tam giác tùy thuộc vào những gì khác di chuyển. Dưới đây là các cạnh của tam giác mà người quản lý dự án có thể xem xét để hiểu rõ hơn về các ràng buộc tiềm ẩn.
Phạm vi
Quản lý phạm vi có thể giúp giảm các thay đổi đối với phạm vi và phạm vi tổng thể tốt hơn. Một phạm vi tốt phác thảo toàn bộ dự án. Phạm vi mô tả những công việc phải được thực hiện trong một dự án. Người quản lý dự án sử dụng phạm vi để xác định số lượng người cần thiết và ngân sách. Phạm vi là kế hoạch. Và quản lý phạm vi hoạt động để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. Đây là cách các nhà quản lý dự án thực thi phạm vi dự án. Và đó cũng là cách các nhà quản lý dự án ngăn chặn sự leo thang phạm vi. Tuy nhiên, khi các bên liên quan muốn thay đổi phạm vi, quản lý phạm vi cung cấp đường dẫn thích hợp để điều đó xảy ra.
Quản lý phạm vi bao gồm phương pháp thay đổi phạm vi thông qua các lệnh thay đổi. Người quản lý dự án sử dụng lệnh thay đổi để thực hiện các thay đổi đối với phạm vi, ngân sách và tiến trình. Bằng cách cập nhật ngân sách và tiến trình với các lệnh thay đổi, nó đảm bảo rằng dự án sẽ hoạt động trong phạm vi ba hạn chế của quản lý dự án.
Lịch trình
Lịch trình thường là một trong những chân trong bộ ba hạn chế của quản lý dự án. Người quản lý dự án sử dụng phạm vi để thiết lập tiến độ dự án. Người quản lý dự án nào cũng muốn dự án diễn ra theo đúng tiến độ, nhưng đôi khi có những điều xảy ra gây khó khăn. Kết quả là một lịch trình sống di chuyển theo dự án khi cần thiết. Nếu có những thời hạn khó khăn, thì người quản lý dự án có thể phải chuyển người hoặc thiết bị từ dự án này sang dự án khác. Cùng với phạm vi, các nhà quản lý dự án quản lý tiến độ để giữ cho dự án đúng thời hạn.
Sử dụng Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là một cách để xem xét dự án lớn và ưu tiên các bước riêng lẻ thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Sử dụng một cái gì đó như biểu đồ Gantt có thể giúp dễ dàng hình dung lịch trình của dự án cho mỗi nhiệm vụ một điểm cụ thể trên dòng thời gian. Quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết và có thể giúp đảm bảo dự án luôn đúng tiến độ.
Ngân sách và Chi phí
Ngân sách thường là phân khúc thứ ba trong ba hạn chế của quản lý dự án. Sử dụng phạm vi, người quản lý dự án phát triển ngân sách. Các nhà quản lý dự án tập hợp ngân sách bằng cách sử dụng dữ liệu trong quá trình ước tính cũng như kinh nghiệm cá nhân. Tuy nhiên, ngân sách chỉ tính có bấy nhiêu. Tất nhiên, một người quản lý dự án cần nó để có thể xác định chi phí. Và họ phê duyệt các giao dịch mua và nhân viên dựa trên đó. Người quản lý dự án sử dụng ngân sách, khi một dự án bắt đầu, để giúp quản lý chi phí của dự án. Một lần nữa, khi có khả năng bị thấu chi chi phí, một lệnh thay đổi được thêm vào phạm vi để điều chỉnh phạm vi hoặc lịch trình để phù hợp với chi phí.
Trong khi các nhà quản lý dự án cố gắng đảm bảo rằng ngân sách sẽ trang trải các chi phí cố định, thì chi phí biến đổi là nơi các công ty có thể gặp khó khăn. Sử dụng phần mềm ước tính và chi phí công việc có thể là một cách để cải thiện độ chính xác của ngân sách tổng thể. Tuy nhiên, nếu có những thay đổi về phạm vi hoặc lịch trình, có thể khó có thể duy trì thành công dự án trong phạm vi ngân sách được chỉ định. Và các công cụ quản lý dự án có thể là một cách tốt để đảm bảo rằng dự án vẫn hoạt động tốt trong phạm vi ngân sách được chỉ định.
Tại sao Ba Ràng buộc lại quan trọng
Điều quan trọng là biết ràng buộc ba là gì bởi vì đây là những ranh giới mà mọi dự án phải thực hiện để hoàn thành thành công. Rất khó thực hiện các thay đổi đối với phạm vi mà không có các thay đổi tương ứng đối với lịch biểu và ngân sách. Nếu một dự án được thúc đẩy bởi các chỉ số này, thì các thay đổi đối với một trong số chúng sẽ thay đổi các chỉ số cho tất cả chúng.
Hầu hết các dự án đều có sự đánh đổi và thỏa hiệp để đảm bảo hoàn thành dự án. Sử dụng một ràng buộc ba có thể giúp các nhà quản lý dự án hình dung sự đánh đổi đối với chủ sở hữu và các bên liên quan khác. Việc có thể thấy chính xác những gì phải thay đổi để thực hiện thay đổi có thể giúp các bên liên quan đi đến thống nhất về sự cần thiết của thay đổi.
Sử dụng nền tảng quản lý dự án có thể là một cách nhanh chóng và dễ dàng để theo dõi phạm vi, ngân sách và lịch trình. Có thể nhanh chóng kiểm tra các con số hiện tại so với các con số dự kiến và ước tính sẽ giúp cải thiện ước tính và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Cách sử dụng Ràng buộc Ba trong Quản lý Dự án Xây dựng
Ràng buộc ba cung cấp cho bạn sự hiểu biết chắc chắn về các biến liên quan đến một dự án xây dựng và cách chúng có thể được thay đổi trong suốt thời gian tồn tại của dự án. Khi các dự án đang chạy ngoài giờ thì người quản lý dự án có thể phải thay đổi phạm vi hoặc ngân sách.
Ràng buộc ba là hành động cân bằng mà tất cả các nhà quản lý dự án phải làm việc để hoàn thành dự án. Các cạnh khác nhau của tam giác có thể được quản lý để giữ mọi thứ theo thứ tự. Tuy nhiên, sẽ cần sự quản lý và chuẩn bị kỹ lưỡng để làm được điều đó.
Bốn Ràng buộc của Quản lý Dự án
Không phải ai cũng đồng ý với việc chỉ có ba hoặc bốn ràng buộc trong quản lý dự án. Mô hình truyền thống là mô hình tam giác; tuy nhiên, mô hình vuông ngày càng phổ biến. Bốn hạn chế của quản lý dự án vẫn là phạm vi, ngân sách và tiến độ; tuy nhiên, nó bổ sung chất lượng. Vì vậy, nếu ngân sách giảm trong khi lịch trình giảm thì phạm vi sẽ thu hẹp. Nhưng quan trọng hơn, chất lượng thường giảm trong các dự án này. Trong quá trình xây dựng, có các thước đo rõ ràng để xác định chất lượng của một dự án. Bổ sung chất lượng vào ba hạn chế của quản lý dự án mang lại lợi ích cho các dự án xây dựng và lợi ích tổng thể cho quá trình quản lý dự án.
