bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án| Blog tổng hợp các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật 2023

Chúng tôi là một nhóm các kỹ sư và nhà phát triển đam mê công nghệ và tiềm năng của nó để thay đổi thế giới. Chúng tôi tin rằng công nghệ có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người và chúng tôi cam kết tạo ra các sản phẩm cải thiện chất lượng cuộc sống cho mọi người Chúng tôi không ngừng thúc đẩy bản thân học hỏi các công nghệ mới và phát triển các kỹ năng mới để có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất có thể cho người dùng của mình.

Chúng tôi là một đội ngũ kỹ sư đầy nhiệt huyết, những người thích tạo các video hữu ích về các chủ đề Kỹ thuật. Chúng tôi đã làm video trong hơn 2 năm và đã giúp hàng triệu sinh viên cải thiện kỹ năng kỹ thuật của họ. và mục tiêu của chúng tôi là giúp mọi người phát huy hết tiềm năng của họ.

Phần Giới thiệu của chúng tôi không chỉ là về kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Đó là về niềm đam mê của chúng tôi đối với công nghệ và những cách nó có thể làm cho cuộc sống của chúng tôi tốt hơn. Chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của công nghệ để thay đổi thế giới và chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới cách sử dụng nó để cải thiện cuộc sống của chúng ta.

bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án, 2 tahun yang lalu, Momente tandre în pat între Livia şi Cătălin! Concurenta a renunțat la tricou și…, Momente tandre în pat între Livia şi Cătălin! Concurenta a renunțat la tricou și… oleh AntenaStars 2 tahun yang lalu 5 menit, 7 detik 25.528.202 x ditonton, AntenaStars

3 ràng buộc trong Quản lý Dự án là gì?

Vậy, 3 ràng buộc là gì? Điều đó thật dễ dàng, đó là một mô hình về những ràng buộc vốn có trong việc quản lý một dự án. Những ràng buộc đó bao gồm:

1. Chi phí: Các ràng buộc tài chính của một dự án, còn được gọi là ngân sách dự án
2. Phạm vi: Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án
3. Thời gian: Tiến độ hoàn thành dự án

Về cơ bản, 3 ràng buộc nói rằng sự thành công của dự án bị ảnh hưởng bởi chi phí, thời gian và phạm vi của nó. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể giữ quyền kiểm soát 3 hạn chế này thông qua sự cân bằng.

Mặc dù đúng là 3 ràng buộc là một phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào, nhưng nó không quyết định sự thành công. Các dự án được thực hiện từ nhiều phần, nhiều hơn cả 3 phần tạo nên Tam giác dự án. Đó là lý do tại sao một số chuyên gia quản lý dự án đã thêm 3 ràng buộc nữa vào mô hình, để phản ánh tốt hơn các khu vực quan trọng nhất của dự án.

• Chất lượng: Có các tiêu chuẩn chất lượng cho mọi dự án, cho dù sản phẩm cuối cùng của nó là sản phẩm hữu hình hay vô hình. Người quản lý dự án cần có kế hoạch quản lý chất lượng để kiểm soát chất lượng.
• Rủi ro: Rủi ro là cố hữu đối với bất kỳ dự án nào. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần phải lập một kế hoạch quản lý rủi ro để giải thích các rủi ro của dự án sẽ được xử lý như thế nào
• Lợi ích: Có nhiều loại lợi ích khác nhau thu được từ một dự án. Các nhà quản lý dự án phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án nhận được lợi ích tài chính tốt nhất có thể.

Bộ ba ràng buộc hoạt động như thế nào?

Như đã nêu ở trên, các nhà quản lý dự án có thể tăng hoặc giảm chi phí, thời gian và phạm vi của một dự án với sự đánh đổi để giữ cho nó đúng tiến độ và ngân sách. Hãy xem cách thức hoạt động của những sự cân bằng trong tam giác dự án này với một số ví dụ.

• Thời gian và Phạm vi: Bạn có thể giảm phạm vi dự án của mình để cũng giảm thời lượng dự án nếu bạn đang chạy chậm tiến độ. Trong trường hợp ngược lại, bạn có thể tăng độ dài của dòng thời gian dự án của mình trong trường hợp các bên liên quan đến dự án đưa ra các hoạt động dự án bổ sung.
• Chi phí và Phạm vi: Bằng cách giảm phạm vi dự án, bạn sẽ cần thực hiện ít nhiệm vụ hơn, có nghĩa là chi phí thấp hơn. Trong trường hợp ngược lại, phạm vi dự án lớn hơn đồng nghĩa với chi phí cao hơn.
• Chi phí và thời gian: Trong một số dự án, thời gian và chi phí có thể liên quan trực tiếp. Ví dụ, chi phí thuê thiết bị hoặc nhân công tỷ lệ thuận với thời gian bạn cần chúng.

Tất cả các kịch bản này đều đang áp dụng 3 ràng buộc để quản lý dự án, nhưng có nhiều khả năng đánh đổi hơn có thể xảy ra trong một dự án, cũng liên quan đến chất lượng, rủi ro và lợi ích.

Bằng cách sử dụng bảng điều khiển quản lý dự án, người quản lý có thể theo dõi dự án khi nó tiến triển. Các chỉ số như lịch trình, chi phí và phạm vi của dự án rất dễ theo dõi. Với thông tin này, người quản lý dự án có thể xác định các vấn đề và điều chỉnh 3 ràng buộc để ngăn những vấn đề đó phát triển thành vấn đề.

Cách quản lý ba ràng buộc

Ràng buộc bộ ba có vẻ đơn giản, nhưng đó chỉ là trên bề mặt.

Phí tổn

Cam kết tài chính của dự án phụ thuộc vào một số biến số. Có các nguồn lực liên quan, từ vật liệu đến con người, tất cả đều bao gồm chi phí.

Ngoài ra còn có các chi phí cố định và biến đổi vốn có trong bất kỳ dự án nào, chẳng hạn như thiết bị hoặc lao động, phải được tính toán. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc sử dụng lao động hợp đồng hoặc thuê ngoài.

Đây là những gì các nhà quản lý dự án làm để kiểm soát chi phí:

• Ước tính chi phí cho tất cả các nhiệm vụ trong phạm vi dự án
• Tạo ngân sách dự án dựa trên chi phí ước tính của dự án
• Sử dụng ngân sách dự án làm đường cơ sở chi phí, được sử dụng để kiểm soát chi phí trong quá trình thực hiện dự án
• Kiểm soát tất cả các chi phí của dự án để duy trì chi tiêu trong ngân sách dự án
• Điều chỉnh ngân sách dự án khi cần thiết

Phạm vi

Như đã đề cập, phạm vi dự án đề cập đến tất cả các công việc dự án cần thiết để hoàn thành dự án. Quản lý công việc đó là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Khi quản lý phạm vi, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, cho phép bạn lập kế hoạch và phân công nguồn lực một cách hiệu quả.

Để quản lý phạm vi, người quản lý dự án:

• Sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi để xác định rõ những hoạt động dự án sẽ được thực hiện
• Chia sẻ kế hoạch quản lý phạm vi với tất cả các bên liên quan để mọi người đều ở trên cùng một trang
• Sử dụng các lệnh thay đổi để tránh phạm vi thay đổi và theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện đối với phạm vi dự án
• Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan để duy trì phạm vi dự án
• Sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý tác vụ để theo dõi tất cả các hoạt động của dự án trong phạm vi

Các hành động quản lý phạm vi này được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án đều rất cần thiết vì lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu sẽ rất quan trọng đối với chi phí và chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ và chi phí, đặc biệt là nếu dự án có quy mô lớn.

Thời gian

Về cơ bản, lịch trình dự án là tiến độ thời gian ước tính được phân bổ để hoàn thành dự án hoặc sản xuất sản phẩm cuối cùng có thể giao được. Thông thường, điều này được xác định bằng cách ước tính đầu tiên thời gian mà mỗi nhiệm vụ dự án sẽ thực hiện.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) được sử dụng để xác định tất cả các hoạt động của dự án. Sau đó, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các kỹ thuật lập lịch trình khác nhau như phương pháp đường dẫn quan trọng hoặc biểu đồ PERT để xác định tổng thời gian của dự án.

Đây là những gì người quản lý dự án làm để kiểm soát tiến độ dự án:

• Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa lịch trình dự án, xác định trình tự nhiệm vụ và theo dõi thời lượng của từng nhiệm vụ
• Tạo chính sách, thủ tục và tài liệu để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tiến độ dự án
• Phân bổ tài nguyên hiệu quả bằng cách sử dụng lịch trình tài nguyên để tránh tắc nghẽn
• So sánh đường cơ sở của lịch trình với tiến độ thực tế để xác định xem các dự án có đang đi đúng hướng hay không

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Xem thêm nội dung chi tiết bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án ở đây…

Ràng buộc Ba trong Quản lý Dự án là gì? 

Lý thuyết ba ràng buộc cho chúng ta biết rằng mọi dự án đang được phát triển hoặc đã được phát triển trong quá khứ, đều hoạt động trong các ranh giới được thiết lập bởi ba ràng buộc của quản lý dự án.

Những ràng buộc này là:

• Thời gian
• Phạm vi
• Giá cả

Điều này có nghĩa là sự thành công và thất bại của dự án phụ thuộc vào thời hạn, các tính năng và ngân sách do các bên liên quan và người quản lý xác định.

Nếu bạn là một nhà quản lý, thì bạn phải đan xen giữa cả ba ràng buộc này và tìm ra sự kết hợp tốt nhất cho quá trình phát triển dự án của mình.

Tất cả những ràng buộc này đều có mối liên hệ với nhau và nếu bạn muốn thay đổi điều gì đó về một trong số chúng, thì hai ràng buộc còn lại cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Ba ràng buộc đã là một phần của mô hình quản lý dự án trong hơn 50 năm, nhưng trong những năm gần đây, chúng tôi đã biết rằng có nhiều hơn ba hạn chế.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói chi tiết về tất cả các ràng buộc này nhưng trước tiên, chúng ta sẽ nói về lý do tại sao ràng buộc Bộ ba lại rất quan trọng đối với các quy trình phát triển dự án.

Tầm quan trọng của Ba Ràng buộc là gì?

Lợi ích quan trọng nhất của việc lưu ý đến Ràng buộc Ba trong quá trình phát triển dự án là nhóm sẽ có thể thích ứng với tất cả các điều kiện thay đổi mà dự án phải đối mặt hàng ngày và vẫn hoàn thành quá trình phát triển kịp thời.

Có thể thích ứng với những thay đổi có nghĩa là nhóm có thể đối mặt với bất kỳ trở ngại nào cản trở họ và hiệu suất của họ sẽ không suy giảm, điều này có thể gây nguy hiểm cho dự án và tất cả các yếu tố liên quan đến dự án.

Bây giờ chúng ta hãy nói chi tiết về Triple Constraint.

Giải thích Ràng buộc Ba

Nó có vẻ hơi dễ dàng, nhưng khi bạn khám phá các chi tiết về từng ràng buộc, hóa ra rằng có một lượng lớn thông tin mà bạn cần biết. Hãy bắt đầu.

1 lần 

Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà người quản lý phải theo dõi thời gian. Thời gian là ràng buộc rất quan trọng đối với mọi yếu tố liên quan đến quá trình phát triển dự án.

Tại sao? Mỗi nhiệm vụ và quy trình, được thực hiện như một phần của quá trình phát triển dự án, đều có lịch trình của nó.

Lịch trình này là thời gian được phân bổ bởi người quản lý hoặc các bên liên quan theo yêu cầu của dự án và nếu lịch trình này không được đáp ứng, thì dự án sẽ gặp rất nhiều rắc rối.

Lịch trình hoặc thời gian cho từng nhiệm vụ và quy trình được phân bổ trong giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Thời gian này dựa trên các yêu cầu của thị trường liên quan đến dự án, và tốc độ khởi chạy của phần mềm hoặc dự án để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho khía cạnh thời gian của quá trình phát triển dự án, các nhiệm vụ và các quy trình lớn hơn được chia thành các phần nhỏ hơn.

Nhóm phát triển có thể dễ dàng thực hiện các phần nhỏ hơn này, dẫn đến quá trình phát triển dự án hoàn thành đúng thời hạn mà không làm tổn hại đến danh tiếng của dự án và công ty.

Lịch trình này của quá trình phát triển dự án có thể được quản lý dễ dàng thông qua một quá trình quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là các bước mà bạn có thể làm theo để làm điều đó.

• Lập kế hoạch quản lý lịch trình
• Trình tự tất cả các hoạt động khác nhau
• Xác định tất cả các hoạt động sẽ được thực hiện trong dự án
• Ước tính việc sử dụng tất cả các tài nguyên sẽ được sử dụng trong dự án
• Ước tính khoảng thời gian liên quan đến từng hoạt động
• Xây dựng một lịch trình phù hợp sau khi phân tích tất cả những điều trên
• Sau khi tạo lịch trình, bạn cần kiểm soát / quản lý lịch trình để đảm bảo rằng dự án của bạn đang đi đúng hướng và sẽ thành công nhất định

2. Chi phí

Chi phí là một yếu tố quan trọng khác liên quan đến tất cả các dự án khác nhau đã được phát triển hoặc đang được phát triển trong mô hình tổ chức ngay bây giờ.

Chi phí hoặc ngân sách của mọi nhiệm vụ và hoạt động liên quan đến dự án là khác nhau, và nếu bạn là người quản lý và không cẩn thận, bạn sẽ cạn kiệt nguồn lực và tiền bạc trước khi dự án của bạn hoàn thành.

Các quy trình ngân sách liên quan đến các dự án bao gồm ước tính chi phí của tất cả các bánh răng nhỏ trong cỗ máy phát triển dự án.

Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể sử dụng để ước tính chi phí của dự án và mọi thứ trong đó.

• Sử dụng Dữ liệu Lịch sử : Đây là nơi bạn ước tính chi phí cho dự án của mình bằng cách theo dõi và phân tích các dự án tương tự như dự án của bạn, đã được phát triển trên thị trường trong những năm qua.
• Xác định Chi phí Nguồn lực : Người quản lý xác định và theo dõi chi phí của hàng hóa và lao động sẽ được sử dụng trong quá trình phát triển dự án trên cơ sở từng đơn vị.
• Sử dụng các tham số khác nhau : Người quản lý có thể ước tính ngân sách của dự án bằng cách đo lường các số liệu thống kê khác nhau từ dữ liệu cũ và mới mà họ nhận được từ thị trường liên quan đến các dự án trước đó và đang thực hiện.
• Sử dụng phương pháp tiếp cận từ dưới lên : Người quản lý cũng có thể sử dụng phương pháp từ dưới lên để ước tính ngân sách của dự án bằng cách theo dõi ngân sách từ thấp nhất đến cao nhất đã chi cho các dự án trước đó.

Một số phương pháp đáng lưu ý khác để lập dự toán ngân sách là:

• Giá thầu của nhà cung cấp
• dự trữ
• Phân tích chất lượng

3. Phạm vi

Ràng buộc thứ ba trong danh sách là Phạm vi. Phạm vi có lẽ là phần quan trọng nhất của quá trình phát triển dự án, vì tất cả các hoạt động lập kế hoạch và ước tính khác được thực hiện sau khi bạn đã xác định phạm vi của dự án.

Phạm vi của dự án là xác định các nhiệm vụ và hoạt động đang được thực hiện trong quá trình phát triển dự án.

Tài liệu phạm vi của dự án là một bản thảo bao gồm mọi chi tiết nhỏ liên quan đến quá trình phát triển dự án từ đầu đến cuối.

Tài liệu này bao gồm quỹ đạo mà dự án sẽ đi và là một bản đồ mà nhóm có thể theo dõi để trở lại đúng đường nếu họ bị trật khỏi đường đi của mình.

Tài liệu này cũng bao gồm thông tin về các rủi ro và phạm vi mà dự án có thể gặp phải trong tương lai.

Đây là lý do tại sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn theo dõi bất kỳ và mọi phạm vi và vấn đề có thể trở thành vấn đề trong tương lai và loại bỏ chúng trước khi bất kỳ điều gì xảy ra.

Một lý do quan trọng khác để tạo tài liệu phạm vi hoặc xác định phạm vi dự án là nó làm dịu các bên liên quan.

Điều đó nghĩa là gì?

Có nghĩa là các bên liên quan liên quan đến dự án luôn quan tâm đến việc bổ sung các nhiệm vụ và hoạt động mới trong quá trình phát triển dự án, nhưng nếu bạn đã xác định phạm vi khi bắt đầu quy trình, thì họ sẽ không can thiệp quá nhiều vào quá trình phát triển, sau này.

Như chúng ta đã thấy trong những năm gần đây, Tam giác Sắt không còn là một hình tam giác nữa. Chúng tôi có thêm nhiều ràng buộc có thể được sử dụng để giữ cho dự án đi đúng hướng để trở thành thành công. Họ đang:

4. Chất lượng

Hạn chế này là một phần quan trọng của dự án vì nếu dự án không được phát triển theo chất lượng đã được thỏa thuận trong phạm vi dự án, danh tiếng của công ty sẽ bị tổn hại nghiêm trọng.

Không giống như các ràng buộc về chi phí và thời gian, các ràng buộc về chất lượng áp dụng cho đầu ra tổng thể của quá trình phát triển dự án. Chất lượng của từng nhiệm vụ và quy trình cũng cần thiết nhưng các nhà quản lý hầu như chỉ tập trung vào chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

5. Rủi ro

Rủi ro cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Rủi ro và phạm vi creep là những kẻ giết người trong dự án ‘thầm lặng’ tấn công khi nhóm phát triển và người quản lý không mong đợi bất kỳ mối đe dọa nào từ chúng.

Đây là lý do tại sao, với tư cách là người quản lý, bạn phải đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ tất cả các rủi ro và phạm vi nguy hiểm trước khi dự án đi vào giai đoạn phát triển. Điều này giúp bảo vệ dự án khỏi tất cả các mối đe dọa bên trong và bên ngoài có thể gây tử vong trong tương lai.

6. Quyền lợi

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, lợi ích liên quan đến các yếu tố của dự án cũng là một động lực tuyệt vời để giữ cho quá trình phát triển dự án đi đúng hướng.

Phần kết luận

Vì vậy, bạn có nó. Đây là lời giải thích ngắn gọn về Ràng buộc Bộ ba của Quản lý dự án là gì và chúng đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với sự thành công của mọi dự án đang được phát triển trong mô hình tổ chức ngay bây giờ.

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào với các phần mà chúng tôi đã thêm vào trong bài viết, hoặc bạn muốn tự mình thêm điều gì đó vào bài viết, vui lòng sử dụng phần nhận xét bên dưới.

Xem thêm nội dung chi tiết bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án ở đây…

Giả định (Assumptions), Ràng buộc (Constraints) và Yêu cầu (Requirements)

Giả định (Assumption): Là những yếu tố được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch để tạo ra những chi tiết hợp lý trong bản kế hoạch (nếu không có những giả định này, ta không thể dự báo và lập dự toán ngân sách được). Các giả định dựa trên kinh nghiệm (như bài học kinh nghiệm), kiến ​​thức hoặc thông tin sẵn có, được cho là hợp lý.

• Giả định rất cần thiết trong việc ước tính phạm vi, tiến độ, chi phí,… trong suốt quá trình lập kế hoạch dự án và được ghi chép cẩn thận trong kế hoạch quản lý dự án.

• Khi các giả định sai, rủi ro được xử lý trong suốt quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro. Nếu các giả định gây ảnh hưởng xấu đến dự án được phát hiện là sai, chúng sẽ được coi là rủi ro trong khâu quản lý rủi ro.

• Sau khi hoàn thành dự án, ban quản lý dự án cần đánh giá tính chính xác của các giả định và ghi lại những phát hiện trong bài học kinh nghiệm.

2. Ràng buộc (Constraints): Là những yếu tố cần được tính đến khi lập kế hoạch dự án. Các ràng buộc chủ yếu là các hạn chế, áp đặt cho dự án. Tuy nhiên, nếu lên kế hoạch tốt, các ràng buộc có thể là một lợi ích thực sự để tăng cường hiệu quả.

• Giám đốc dự án và nhóm cần làm việc dưới các ràng buộc của dự án để đạt được thành công dự án. Quản lý các ràng buộc là một trong những trách nhiệm chính của Giám đốc dự án.

• Trong quản lý dự án theo truyền thống, có “bộ 3 ràng buộc”/”tam giác sắt”(tức là ba hạn chế quan trọng nhất đối với mọi dự án là: phạm vi, tiến độ và chi phí). Tuy nhiên, trong Hướng dẫn PMBOK^®, có tổng cộng 6 ràng buộc chính trong dự án:

(1) Phạm vi – những gì được yêu cầu/mong đợi của dự án?

(2) Thời gian – khi nào dự án phải được hoàn thành?

(3) Chi phí – dự án cần bao nhiêu tiền?

(4) Chất lượng – kết quả theo kỳ vọng là gì? Cao hay tạm ổn?

(5) Nguồn lực – các thành viên trong nhóm dự án là những ai? Những thiết bị/vật liệu nào được cung cấp?

(6) Rủi ro – điều gì có thể xảy ra với dự án và làm thế nào để đối phó với chúng?

• Những ràng buộc trong dự án có liên quan đến nhau, thay đổi một ràng buộc sẽ ảnh hưởng đến một số hoặc tất cả những ràng buộc khác

Ví dụ, nếu một thành viên có kinh nghiệm trong nhóm dự án vừa từ chức, dự án sẽ cần thêm thời gian để hoàn thành vì các thành viên có ít kinh nghiệm hơn không thể thực hiện dự án trong khoảng thời gian ngắn như những người có kinh nghiệm làm. Bên cạnh đó, chất lượng, chi phí, rủi ro,… cũng sẽ bị ảnh hưởng.

3. Yêu cầu (Requirements): Là các tính năng/phẩm chất/sản phẩm/giao phẩm dự kiến ​​sẽ được cung cấp khi dự án hoàn thành, dưới dạng kết quả cuối cùng hay tạm thời.

• Các yêu cầu tập trung vào khả năng chuyển giao thành phẩm hơn là bản thân dự án.

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn được giao hữu danh vô thực là Giám đốc dự án của dòng xe hybrid mới. Các nhà tài trợ yêu cầu, trong nhiều yêu cầu khác:

1. Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm
2. Chiếc xe có tốc độ từ 0-60 dặm/giờ trong 8 giây
3. Xe phải đáp ứng các yêu cầu phát thải theo luật định trong việc giảm giá dòng xe hơi thân thiện với môi trường.

Dưới đây là giả định, ràng buộc hay yêu cầu?

• Yêu cầu dễ nhận biết nhất, vì chúng là những tính năng, liên quan trực tiếp đến giao phẩm. Vì vậy, “tốc độ từ 0-60 dặm/giờ trong 8 giây” là một Yêu cầu.

• Còn “Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm”? Theo đúng ngữ nghĩa, đây là một yêu cầu của nhà tài trợ. Tuy nhiên, trong các thuật ngữ quản lý dự án, 1,5 năm là giới hạn thời gian, được coi là “ràng buộc” của dự án (nhưng không phải là giao phẩm). Vì vậy, “Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm” đó là một Ràng buộc.

• Thứ ba: “Đáp ứng các yêu cầu phát thải theo luật định trong việc giảm giá dòng xe hơi thân thiện với môi trường” là một yêu cầu riêng vì nó liên quan đến việc làm sạch khí thải từ xe. Tuy nhiên, có một giả định cơ bản là yêu cầu phát thải theo luật định sẽ KHÔNG được thay đổi trong 1,5 năm này vì các mục tiêu được liên kết với các yêu cầu phát thải theo luật định hiện tại, đây là Giả định được cho là đúng khi bắt đầu dự án.

Xem thêm: 

Giả định và Ràng buộc trong dự án là gì? 

Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP^® và Giải thích chuyên sâu

Xem thêm nội dung chi tiết bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án ở đây…

1. Áp lực về tiến độ

• Xem lại những phần quan trọng. Có nhiệm vụ nào bạn có thể loại bỏ không?
• Lập lại kế hoạch để xác định xem bạn có thể thực hiện nhiệm vụ khác, hoặc theo một trình tự khác, để giảm thời gian tổng thể không. Những nhiệm vụ nào bạn có thể thực hiện đồng thời để tiết kiệm thời gian?
• Có thời gian dự phòng được bố trí trong kế hoạch ở giai đoạn sau không? Bạn có thể sử dụng thời gian dự phòng ngay bây giờ không hay việc này có ảnh hưởng đến tiến độ của giai đoạn sau?
• Liệu di chuyển một số yếu tố phạm vi đến giai đoạn tương lai để hoàn thành các công việc hiện tại đúng thời gian có hợp lý không?
• Rà soát các nhiệm vụ trong kế hoạch. Liệu tất cả chúng có cần thiết để đáp ứng yêu cầu của dự án không? Có bất kỳ nhiệm vụ nào không cần thiết không?

2. Áp lực về phạm vi

• Liệu sự thay đổi có nằm trong phạm vi cần thiết để thực hiện mục tiêu của dự án trong giai đoạn này không?
• Bạn có thể di chuyển yếu tố phạm vi nào đến giai đoạn sau?
• Xác định những yêu cầu kinh doanh đủ mạnh để tiếp tục dựa án không? Bạn có nên tạm dừng dự án và xem xét lại các yêu cầu không?

Mẹo:

Để làm giảm khả năng thay đổi phạm vi trong suốt quá trình thực hiện dự án, hãy tập hợp sự tham gia của các bên liên quan và đạt được sự đồng thuận về các yêu cầu kinh doanh cũng như giai đoạn thiết kế để xác định phạm vi dự án một cách đầy đủ nhất có thể.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có quy trình kiểm soát phạm vi tại chỗ để thực hiện cam kết với các bên liên quan.

3. Áp lực về ngân sách

• Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ với chi phí thấp hơn không? Bạn có thể sử dụng các nguyên liệu và thành phần rẻ hơn không? Bạn có thể thực hiện điều này mà không làm ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dự án không?
• Có phải tất cả các công việc được lên kế hoạch đều đóng góp vào kết quả của dự án? Bạn có thể dừng nhiệm vụ nào không?
• Bạn có thể giảm chi phí của nhóm không? Ví dụ: Có thể giảm chi phí đi lại không?
• Có khoản chi phí dự phòng nào mà bạn có thể sử dụng không?

Mẹo:

• Hãy cẩn thận với “phạm vi leo thang” – Điều này xảy ra khi bạn thực hiện nhiều sự thay đổi nhỏ trong phạm vi dự án mà không suy nghĩ cẩn thận. Điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi mà bạn không thể chấp nhận được nếu chúng xảy ra đồng thời. Nếu bạn nghi ngờ đang xảy ra điều này trong dự án, hãy tiến hành xem xét lại dự án để có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ dự án. Sau đó, quyết định làm thế nào để tiếp tục thực hiện.
• Hãy ghi nhớ sản phẩm của bạn – Đừng quên bạn có mặt ở đây để thực hiện điều gì. Tập trung vào bức tranh toàn cảnh khi đưa ra quyết định và đảm bảo rằng bạn đang quản lý lợi ích một cách chủ động.
• Nhận được sự hỗ trợ từ nhà tài trợ dự án và nhóm chỉ đạo – Đảm bảo  cập nhật thông tin cho các bên liên quan chính thức tình trạng của dự án. Thông báo các vấn đề nghiêm trọng, rủi ro và yêu cầu thay đổi phạm vi càng sớm càng tốt. Các thành viên trong nhóm chỉ đạo có lợi thế là không tham gia vào việc thực hiện hàng ngày vì vậy họ thường có cái nhìn khách quan hơn về vấn đề.
• Tập trung vào kết quả mong muốn của dự án – Ví dụ, có thể lập lại kế hoạch để thực hiện đúng tiến độ bằng cách giảm thời gian đào tạo hoặc hỗ trợ trước khi đưa ra sản phẩm cuối cùng.
• Nếu ngân sách có sẵn, bạn có thể hoàn toàn bù đắp cho việc này bằng cách tăng mức hỗ trợ sau khi thực hiện.

Thách thức trong quản lý dự án là – đưa ra các mục tiêu – dựa trên những hạn chế về ngân sách, tiến độ và phạm vi trong “tam giác sắt”  mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của dự án.

Có rất nhiều công cụ để hỗ trợ bạn trong suốt vòng đời của dự án. Là người quản lý dự án, bạn phải lựa chọn, dựa trên những gì cần thiết cho dự án, để đạt được mục tiêu tổng thể. Hãy hành động một cách nhanh chóng để giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro.

Xem thêm nội dung chi tiết bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án ở đây…

1.So Sánh Giả định, Ràng Buộc Và Yêu Cầu Trong Bài Thi PMP – Atoha

Xem thêm nội dung chi tiết bộ ba ràng buộc trong quản trị dự án ở đây…