Change Order softwareChange OrdersConstruction Change OrdersDocument ManagementVật tư xây dựng

Các bước đơn giản để tạo một yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

Lệnh thay đổi là gì?

Lệnh thay đổi là một tài liệu được sử dụng để ghi lại sự sửa đổi đối với hợp đồng xây dựng ban đầu của bạn. Mục đích của yêu cầu thay đổi thứ tự là để tạo ra một bản ghi các dịch vụ gia tăng. Nếu một nhà thầu không sử dụng các đơn đặt hàng thay đổi, thì công ty đó có khả năng mất việc được thanh toán cho các dịch vụ bổ sung đó. Dưới đây là các bước để tạo một yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng; luôn cập nhật và sắp xếp tài liệu ngăn ngừa việc chậm tiến độ và loại bỏ các tranh chấp thanh toán.

Bài viết nổi bật:

– Nguyên nhân phổ biến cho yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

– Các bước đơn giản để tạo yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

– Thay đổi phần mềm yêu cầu đặt hàng

– Ký hợp đồng với GC của bạn để ghi lại các đơn đặt hàng thay đổi

Change order request
Ảnh của vectorfusionart trên Shutterstock

Nguyên nhân phổ biến cho các yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

Các nguyên nhân phổ biến của yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng được bao gồm nhưng không giới hạn ở:

– t công việc của dự án của anh ấy đã được ước tính không chính xác

– khách hàng hoặc nhóm gặp trở ngại khác với kế hoạch ban đầu

– khách hàng hoặc nhóm không có khả năng hoàn thành các sản phẩm của họ trong phạm vi ngân sách

– thời tiết khắc nghiệt và điều kiện địa điểm làm việc gây ra sự chậm trễ trong công việc

1. Bắt đầu với hợp đồng ban đầu

Đầu tiên và quan trọng nhất, lệnh thay đổi không thể tồn tại nếu không có hợp đồng gốc – bạn sẽ không có bất kỳ điều chỉnh nào để tham khảo. Thay đổi lệnh buộc cả bạn, nhà thầu và chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm trong bối cảnh pháp lý. Có thể cần thay đổi đơn đặt hàng nếu bạn có những thay đổi về điều kiện Công trường, các vấn đề về quy định và an toàn cũng như thay thế vật liệu.

Điều quan trọng để đọc kỹ hợp đồng và tập trung cụ thể vào các điều khoản liên quan đến đơn đặt hàng thay đổi. Các điều khoản bao gồm khoảng thời gian mà cả hai bên có thể bắt đầu một lệnh thay đổi, định dạng và thông tin cụ thể và đại lý được ủy quyền sẽ phê duyệt lệnh thay đổi cho các thay đổi do nhà thầu bắt đầu.

2. Xem xét các kế hoạch và thông số kỹ thuật

Việc không giải quyết, xem xét và làm rõ các vấn đề với các phạm vi công việc có nghĩa là bạn sẽ phải thực hiện nhiều yêu cầu thay đổi không cần thiết hơn sau này. Khi bạn xem xét hợp đồng và các điều khoản của nó, bạn sẽ xem xét các kế hoạch và thông số kỹ thuật. Trong bước này, bạn nên xem xét và lường trước tình trạng và điều kiện hiện tại của trang web để đảm bảo có những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh. Nếu có bản vẽ mơ hồ và sai sót trong phạm vi, nó có thể dẫn đến tình trạng thiếu vật tư và nhân công cho dự án. Sự thất bại trong việc xác định các vấn đề về phạm vi công việc và kế hoạch sẽ dẫn đến những thay đổi không cần thiết sau này trong dự án.

Construction change order request
Ảnh chụp bởi Piyapong Wongkam trên Shutterstock

3. Đừng trì hoãn hoặc bỏ qua các đơn đặt hàng thay đổi

Chủ sở hữu hoặc nhà thầu có thể bắt đầu yêu cầu thay đổi lệnh. Dù bằng cách nào, điều cốt yếu là phải giải quyết nó ngay lập tức. Để thực hiện việc này, hãy thương lượng chi phí, nhận ủy quyền để bắt đầu công việc bằng văn bản (thay đổi phạm vi) và điều chỉnh lịch trình cho công việc đã sửa đổi. Việc trì hoãn các đơn đặt hàng thay đổi có thể gây tai hại cho một dự án vì nó có thể dẫn đến chi phí vượt mức đáng kể và lịch trình không chính xác. Khi đang trong quá trình nhận được yêu cầu thay đổi đơn hàng, bạn nên bắt đầu làm lại lịch trình để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào.

COR software

Ngoài ra, mô-đun đặt hàng thay đổi của eSUB cung cấp một hệ thống có tổ chức để quản lý tất cả các COR. Để tránh sự chậm trễ trong việc thay đổi đơn đặt hàng, sử dụng hệ thống này, bạn có thể đặt lịch nhắc và cảnh báo.

4 . Giao tiếp với tất cả các cá nhân liên quan

Một phần của quy trình COR là giao tiếp với tất cả các bên liên quan đến dự án. Là một Tổng công ty, điều quan trọng là phải giữ liên lạc với các nhà thầu phụ, chủ sở hữu và đại lý được ủy quyền của chủ sở hữu. Bạn nên thảo luận với đại lý được ủy quyền của chủ sở hữu để xác định phạm vi mới và đưa ra thỏa thuận về các kỳ vọng với các lệnh thay đổi. Các nhà thầu phụ cần giao tiếp hiệu quả trong quá trình COR vì họ phải điều chỉnh lịch trình và thảo luận về tác động tiềm ẩn đối với công việc của họ.

Hệ thống yêu cầu thay đổi của eSUB đã tích hợp các email mà bạn có thể gửi cho chủ sở hữu, đại lý được ủy quyền của chủ sở hữu và các nhà thầu phụ. Ngoài ra, bạn có thể thêm tệp đính kèm tài liệu của COR để gửi những người liên quan với ngày gửi và các hành động được liệt kê trong chi tiết.

Change order request software

5. Ghi lại mọi thứ ở một vị trí tập trung

Việc ghi lại những thay đổi bằng văn bản của bạn sẽ có lợi nếu có tranh chấp giữa bạn và chủ sở hữu hoặc GC. Phần mềm quản lý dự án đầu tiên được thiết kế cho các nhà thầu phụ thương mại cho phép bạn theo dõi tình trạng thay đổi đơn đặt hàng và nhận hạn ngạch dựa trên danh mục (lao động, vật tư, thiết bị). Tài liệu ở một vị trí tập trung là chìa khóa cho các mục đích tổ chức vì bạn có thể tìm thấy tất cả các đơn đặt hàng thay đổi trong toàn bộ dự án. Ngoài ra, nó bảo vệ bạn từ khi bắt đầu công việc cho đến khi bạn có các tài liệu đã ký của đại lý được ủy quyền.

COR software

6. Thương lượng đơn đặt hàng thay đổi

Cuối cùng, bước cuối cùng trước khi bạn bắt đầu thực hiện Đơn đặt hàng thay đổi là “Thương lượng chi phí”. Bước này phức tạp vì xung đột có thể phát sinh khi có sự điều chỉnh về phạm vi hợp đồng. Nó tạo ra tranh cãi về chi phí và liệu thời hạn ban đầu có cần điều chỉnh hay không.

– Làm việc với chủ sở hữu hoặc GC để thiết lập một thỏa thuận về chi phí làm việc bổ sung

– Tranh chấp việc gia hạn dòng thời gian có cần thiết hay không do đơn đặt hàng thay đổi. Nếu chủ sở hữu hoặc GC khởi tạo COR, đừng ngại đẩy nó trở lại.

Kết luận

Thay đổi đơn đặt hàng là một phần không thể tránh khỏi của một dự án thương mại. Quản lý sai các đơn đặt hàng thay đổi có thể gây ra trượt lịch, làm lại và mất doanh thu. Tuy nhiên, nếu các lệnh thay đổi được quản lý một cách hiệu quả, chúng có thể tăng tỷ suất lợi nhuận và hoàn toàn có thể cứu được dự án, danh tiếng của công ty và loại bỏ nguy cơ kiện tụng.

Thật không may, điều này rơi vào nhà thầu thương mại để quản lý CO một cách hiệu quả, đó là một lý do tuyệt vời để dựa vào hệ thống quản lý dự án của riêng bạn ngay cả khi tổng thầu yêu cầu bạn cắm vào hệ thống của họ. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu rõ ràng từ chủ sở hữu hoặc tổng thầu về quy trình thay đổi thứ tự. Quá trình này có thể khá đơn giản nếu bạn chuẩn bị cho mình và thực hiện đúng cách.

Mẹo thưởng: # powertothetrades

– Đảm bảo hợp đồng bao gồm một điều khoản yêu cầu tài liệu bằng văn bản cho tất cả các đơn đặt hàng thay đổi.

– Sử dụng của riêng bạn để thay đổi thứ tự phần mềm để theo dõi tất cả các yêu cầu thay vì đi theo lộ trình thủ công hoặc chuyển tiếp 100% trên hệ thống của GC.

Back to top button