Best PracticesChange OrdersVật tư xây dựng

Cách cải thiện quy trình thay đổi đơn đặt hàng của bạn

Các phương pháp hay nhất này sẽ giúp bạn thiết lập quy trình thay đổi đơn đặt hàng có thể quản lý được để đảm bảo người thanh toán nhanh chóng t.

Thay đổi đơn đặt hàng là một cách sống trong xây dựng. Với tất cả các bộ phận chuyển động khác nhau trong một dự án, những thay đổi trong công việc sẽ xảy ra. Ném một đại dịch toàn cầu vào hỗn hợp và việc thay đổi đơn đặt hàng thậm chí có nhiều khả năng xảy ra hơn. Từ việc cạnh tranh gia tăng khiến giá thầu thấp đến việc thiếu các bên liên quan có mặt trên địa điểm việc làm, quy trình thay đổi đơn đặt hàng chặt chẽ quan trọng hơn bao giờ hết để đảm bảo thanh toán.

COVID-19 Ảnh hưởng đến việc thay đổi đơn đặt hàng

Một số chủ dự án đã trì hoãn hoặc hủy bỏ các dự án xây dựng do không chắc chắn xung quanh COVID – 19. Để duy trì hoặc xây dựng công việc tồn đọng, 38% nhà thầu được khảo sát bởi Construction Dive trả lời đấu thầu nhiều dự án hơn bình thường. Điều này đã làm gia tăng sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, đặc biệt là khi một số nhà thầu có thể đưa ra mức giá thấp để giành được công việc. Thật không may, các đề xuất có tỷ suất lợi nhuận thấp thậm chí còn tạo ra tỷ suất lợi nhuận thấp. Trong trường hợp đó, các nhà thầu phụ thuộc rất nhiều vào việc thay đổi đơn đặt hàng để giúp tăng doanh thu và biên lợi nhuận.

Làm việc từ xa và thay đổi đơn đặt hàng

Các giao thức ngăn cách xã hội làm giảm số lượng cá nhân được phép tại địa điểm việc làm — đặc biệt là trong đoạn giới thiệu. Nếu không có mặt trên trang web việc làm, nhiều chủ sở hữu dựa nhiều hơn vào các công cụ cộng tác và tài liệu để duy trì kết nối. Không có các bên liên quan trên trang web việc làm, các báo cáo hàng ngày, ảnh và video quan trọng hơn bao giờ hết. Nhiều chủ dự án dựa nhiều hơn vào các công cụ tài liệu để giúp họ thông báo về các vấn đề trên địa điểm việc làm mà không cần ở đó.

Thiết kế-Xây dựng dự án và thay đổi đơn đặt hàng

Trong các dự án thiết kế-xây dựng, nhóm thiết kế-xây dựng hoạt động như một thực thể duy nhất. Bởi vì họ hoạt động như một thực thể duy nhất, nhóm thiết kế-xây dựng hoàn thành kế hoạch theo từng giai đoạn thay vì lập một bộ kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ đầu dự án. Điều này đặt các nhà thầu thương mại, những người vẫn đóng vai trò là nhà thầu phụ trong dự án, vào thế bất lợi. Các giao dịch đấu thầu các dự án có thiết kế chưa hoàn thiện.

Khi các dự án bắt đầu sớm hơn trong quá trình thiết kế, điều quan trọng hơn là đối với các nhà thầu thương mại để lập hồ sơ một cách siêng năng trong suốt dự án. Ví dụ, người ta phải ghi lại các giả định về kỳ vọng của thiết kế trong tương lai để ghi lại những thay đổi đối với thiết kế và tác động chi phí của nó. Trong khi những thay đổi này được thực hiện liên tục, công việc phải tiếp tục không làm trì hoãn dự án tổng thể. Điều này khiến nhà thầu thương mại có nguy cơ phải tiến hành công việc và giả định chi phí của công việc mà không có sự chấp thuận thích hợp.

# Mục tiêu Thay đổi Đơn hàng: Được Trả tiền

Do những trường hợp này, điều cần thiết là bạn phải làm mọi cách để được thanh toán cho các lệnh thay đổi của mình. Quan trọng hơn, trong một hội thảo trên web eSUB gần đây 50% nhà thầu xem 10 – 25% của hợp đồng cuối cùng của họ do thay đổi đơn đặt hàng. Do đó, điều quan trọng là quy trình đặt hàng thay đổi của bạn càng minh bạch và hợp lý càng tốt.

Survey results
Từ hội thảo trên web về Thay đổi Thứ tự của eSUB vào tháng 9 2020.

Quản lý đơn đặt hàng thay đổi thông qua các phương pháp thủ công và bảng tính rất cồng kềnh. Thậm chí tệ hơn, thay đổi đơn đặt hàng có thể trượt qua các vết nứt. Để tránh điều đó, dưới đây là một số mẹo về cách cải thiện quy trình thay đổi thứ tự của bạn:

Công việc tài liệu dễ dàng

Đồng bằng giữa những gì chúng tôi đặt giá thầu so với những gì chúng tôi đã làm được nhận ra lần đầu tiên trên thực địa. Trong lịch sử, đó là khu vực khó ghi chép nhất về công việc bổ sung đang diễn ra. Tổng thầu yêu cầu Quản đốc của bạn nhanh chóng ưu đãi hoặc thiệt hại bởi một giao dịch khác đòi hỏi phải làm việc thêm. Đây là những mặt hàng hầu hết không có giấy tờ nhưng có thể được lập hóa đơn khi cần thiết.

Đội hiện trường đang bận thực hiện công việc dừng lại và lập hồ sơ công việc. Việc sử dụng ứng dụng di động báo cáo hàng ngày giúp quy trình lập tài liệu hiện trường trở nên dễ dàng. Sử dụng điện thoại thông minh, Giám sát hiện trường có thể chụp ảnh và chú thích ảnh. Thông qua trò chuyện với văn bản, Người giám sát hiện trường có thể nhanh chóng thêm ghi chú chi tiết để cung cấp ngữ cảnh. Thêm từ khóa #changeorder hoặc #extrawork vào ghi chú cho phép Quản trị viên dự án hoặc Quản lý dự án trong văn phòng thực hiện hành động thích hợp.

Phát triển quy trình và mẫu được tiêu chuẩn hóa

Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp bạn dễ dàng tạo các mẫu chuẩn hóa và xử lý các đơn hàng thay đổi:

  • Tạo tài liệu – Sử dụng mẫu thứ tự thay đổi đã được chuẩn hóa với chi phí được đề xuất (dưới dạng tổng số hoặc được phân tách theo mục hàng) và ngôn ngữ pháp lý thích hợp.
  • Thông tin sao lưu có liên quan đính kèm – Ảnh, kế hoạch có đánh dấu thích hợp, thông số kỹ thuật, báo cáo hàng ngày, thẻ thời gian và các tài liệu khác giúp tạo ra sự biện minh của lệnh thay đổi .
  • Email cho khách hàng – Tích hợp chức năng email trong hệ thống quản lý dự án xây dựng tập trung thông tin liên lạc. Điều này nhận thông tin liên lạc đến hộp thư đến của một cá nhân. Quan trọng hơn, điều này cung cấp khả năng hiển thị cho tất cả các thành viên trong nhóm về việc Đơn đặt hàng thay đổi đã được gửi đến ai và khi nào Lệnh đó được gửi để nhận được các phê duyệt kịp thời hơn, đây là thách thức đáng kể nhất trong việc được thanh toán đầy đủ cho công việc của Đơn đặt hàng thay đổi.
Survey Results - Payment Challenges
Từ hội thảo trên web về Thay đổi Thứ tự của eSUB vào tháng 9 2020

Theo dõi tác động đến ngân sách trong thời gian thực

Một trong những chỉ số hàng đầu khiến các đơn hàng thay đổi có nguy cơ không được thanh toán là cách chúng theo dõi theo thời gian. Bạn càng nhận được sự chấp thuận càng xa, rủi ro làm lại và không nhận được thanh toán sẽ tăng lên đáng kể. Điều quan trọng là phải thường xuyên theo dõi các đơn đặt hàng thay đổi, trạng thái của chúng và tác động của ngân sách.

Screenshot - Change Order Status Report

Khi các đơn đặt hàng thay đổi đến nhanh chóng và dữ dội đối với một dự án, phần mềm quản lý dự án xây dựng đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các tài liệu và thông tin liên lạc của dự án, bao gồm cả các đơn đặt hàng thay đổi. Điều này tạo ra sự minh bạch và khả năng hiển thị hoàn toàn. Mọi người đều biết chính xác nơi để tìm lệnh thay đổi và trạng thái của nó. Không còn phải chiến đấu với các bảng tính cồng kềnh hoặc chịu ảnh hưởng của các tài liệu bị mất.

Back to top button