construction budgetconstruction templateProject BudgetingVật tư xây dựng

Cách tạo ngân sách dự án xây dựng [Mẫu miễn phí]

Mẫu ngân sách xây dựng hữu ích cho tất cả các bên làm việc trong một dự án xây dựng. Mẫu mà chúng tôi cung cấp cho phép bạn tạo một ngân sách xây dựng toàn diện để luôn có tổ chức và tính đến tất cả các thành phần quan trọng. Các dự án xây dựng nổi tiếng là vượt quá ngân sách. Cho dù đó là vì các giao dịch khác, những thách thức không lường trước được hoặc lập kế hoạch kém, không có dự án nào là hoàn hảo. Các nhà thầu có thể bị va chạm trên đường và cần phải điều chỉnh kế hoạch ngay tại chỗ. Mẫu ngân sách xây dựng này có thể tải xuống miễn phí và có thể tùy chỉnh theo bất kỳ sở thích nào.

Dự toán tốt hơn và quản lý ngân sách tốt hơn là động lực trong việc tạo ra và hoàn thiện ngân sách dự án xây dựng. Như Matti Siemiatycki chỉ ra trong nghiên cứu của mình, Chi phí vượt mức cho các dự án cơ sở hạ tầng: Mẫu, nguyên nhân và cách khắc phục , mà các nhà ước tính có xu hướng đánh giá thấp thời gian và chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án. Với ý nghĩ đó, bài viết này sẽ đơn giản hóa các bước tạo ngân sách dự án xây dựng và cách giải quyết các vấn đề phổ biến gây ra vượt chi phí.

Tải xuống Mẫu ngân sách xây dựng miễn phí

Giống như trong bất kỳ giai đoạn lập kế hoạch dự án nào, nghiên cứu được thực hiện để giúp các PM phát triển ngân sách của họ. Nghiên cứu giúp xác định các yếu tố trong chi phí cuối cùng của dự án. Nếu bạn xác định được các mục tiêu và yêu cầu của một tòa nhà, nó có thể giúp bạn định hướng dự án qua các giai đoạn. Đặt ra những kỳ vọng thực tế có thể giúp ích cho các mặt chi tiết cụ thể của ngân sách; trong đó bao gồm các điều kiện địa điểm, chi phí tài nguyên, các tùy chọn thiết kế và tài liệu hiện có.

construction budget template
Ảnh của Zolnierek

Hệ thống / Giai đoạn

Thông thường, có 6 giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án xây dựng chồng chéo lên nhau để hoàn thành dự án. Vòng đời của dự án xây dựng được chia thành các hệ thống / giai đoạn sau: Giai đoạn tiền dự án, Giai đoạn lập kế hoạch & thiết kế, Giai đoạn lựa chọn nhà thầu, Giai đoạn huy động, Giai đoạn hoạt động, và Giai đoạn kết thúc & kết thúc dự án.

Mã chi phí

Giúp tổ chức chi phí thành các danh mục cụ thể bằng cách phân công chúng cho các bộ phận cụ thể. Điều này cho phép các công ty xem chính xác chi phí của một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể là bao nhiêu. Nó cũng cho thấy sự so sánh giữa những gì đã được dự báo hoặc ngân sách. Bằng cách tạo ra các mã chi phí được chuẩn hóa, nó giúp cho các hoạt động kế toán và theo dõi tài chính trở nên dễ dàng hơn. Trung bình, mỗi nhà thầu phụ có thể cần 12 mã cho từng nhiệm vụ. Tuy nhiên, bạn có thể đơn giản hóa và tạo một mã chi phí cho nhà thầu phụ cho dự án tổng thể. Là một nhà thầu thương mại, bạn có thể sử dụng mẫu ngân sách xây dựng có thể tải xuống này vì bạn có thể chỉ định mã chi phí nào bạn muốn tách biệt để bạn có thể luôn tổ chức.

crane
Ảnh của LutsenkoLarissa

Điều gì Liên quan đến Ngân sách Dự án Xây dựng?

Danh sách các lý do tại sao các dự án thường xuyên vượt quá ngân sách là rất nhiều. Ví dụ, ngân sách và quản lý dự án không đầy đủ, dự toán dự án không chính xác, lỗi thiết kế, thiếu ngân sách dự phòng, hoặc lỗi quản lý, là một số lỗi thường gặp. Mặt khác, các nhà quản lý dự án cần xem xét chi phí xây dựng, tài sản, phí và thuế liên quan, chi phí lập kế hoạch, bảo hiểm và ngân sách dự phòng khi chuẩn bị ngân sách. Cùng với việc nghiên cứu sâu rộng, xác định chi phí, phát triển, tài liệu và quản lý thích hợp có thể hỗ trợ người quản lý dự án tạo ra một ngân sách dự án xây dựng chính xác.

Các Cân nhắc Ngân sách Cơ bản

Các dự án xây dựng sẽ khác nhau về mức độ phức tạp vì chúng có quy mô, phạm vi và loại hình. Danh sách dưới đây về các cân nhắc ngân sách có thể hữu ích cho một loạt các dự án thương mại.

– Phụ cấp dự phòng: tốt nhất nên dành ra 5% cho các chi phí chưa xác định được

– Ngoại thất : các vấn đề với bên ngoài của tòa nhà bao gồm tường, cửa sổ, cửa ra vào, thiết kế và cách nhiệt (âm thanh và nhiệt độ)

– Sự thành lập: có thể giải quyết các điều kiện đất, đào và ổn định mặt đất

– HVAC : (Hệ thống sưởi, Thông gió, Điều hòa không khí) có thể bao gồm chiều cao, loại tòa nhà, kích thước tòa nhà và bất kỳ yêu cầu hệ thống duy nhất nào khác

– Tiền bảo hiểm: được xem xét theo chi phí mềm, nhưng có thể bao gồm rủi ro của nhà xây dựng cần bảo hiểm trách nhiệm chung hoặc các chính sách cụ thể

– Lãi & phí: những điều này có thể khó ước tính, nhưng việc ghi sổ kế toán hợp lý sẽ tính đến phí pháp lý và quản lý

– Cho phép làm gì: giải quyết việc cấp phép chính xác cho DOP (Sở Giao thông Vận tải), điện, môi trường, cơ khí, hệ thống ống nước & quy hoạch

budget
Ảnh của Rawpixels.com

Nghiên cứu và phân tích dự án

Giống như với bất kỳ kế hoạch dự án nào, nghiên cứu giúp các nhà quản lý dự án phát triển ngân sách dự án xây dựng của họ. Nghiên cứu giúp xác định yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng của dự án. Bước đầu tiên để tạo ngân sách dự án là hiểu dự án. Biết được mục tiêu và yêu cầu của tòa nhà mới là gì sẽ định hướng cho dự án. Tiếp theo, những thứ như điều kiện địa điểm, chi phí tài nguyên, các tùy chọn thiết kế và tài liệu hiện có sẽ phát triển các chi tiết cụ thể của dự án. Những điều này giúp đặt ra các kỳ vọng thực tế cho dự án nếu các điều kiện địa điểm hoặc các yêu cầu về mã có thể thay đổi chi phí tổng thể. Dự toán chi phí giúp nhà thầu thu thập thông tin từ các thông số kỹ thuật và báo giá để xác định cần bao nhiêu nhân công và nguyên vật liệu để ước tính dự án.

Dự án phát triển

Khi các dự án đã qua giai đoạn nghiên cứu, chúng sẽ bắt đầu phát triển và đây là lúc các ý tưởng trở thành mô hình và thiết kế. Từ đây, kiến ​​trúc sư hoặc chủ sở hữu chọn thiết kế cuối cùng và người thiết kế hoặc quản lý dự án phải tạo danh sách yêu cầu. Trong giai đoạn phát triển dự án này, điều cần thiết là bao gồm các vật liệu cần thiết và chi phí ước tính dự án. Sử dụng chi phí cuối cùng từ các dự án tương tự và trong các lĩnh vực tương tự cũng có thể giúp người quản lý chuẩn bị một bản ước tính chi phí tốt hơn. Những ước tính này cung cấp hai bộ số quan trọng. Nó cho người quản lý dự án biết giá thầu thực sự nên là bao nhiêu. Nhưng nó cũng cung cấp một nền tảng tốt để thiết lập ngân sách dự phòng.

construction budget template
Ảnh của Christian Lagerek

Tiền xây dựng và tài liệu

Đây có vẻ là một bước bất thường trong việc phát triển ngân sách; tuy nhiên, vì chúng thường được ghép lại với nhau trước giai đoạn tiền xây dựng, điều này sẽ giúp ngăn ngừa nhiều vấn đề phát sinh. Bằng cách nói chuyện với tất cả các bên liên quan liên quan đến dự án, người quản lý dự án có thể xác định bất kỳ nào các vấn đề có thể xảy ra hoặc tạm dừng . Từ đó, họ có thể tìm ra các bản sửa lỗi hoặc các cách khác để giải quyết vấn đề. Tài liệu thích hợp giúp người quản lý dự án có cơ hội biết được những nơi có thể xảy ra chi phí bất ngờ và ước tính giá trị thực của những hạng mục này.

Chi phí Cứng so với Chi phí Mềm

Nhiều chi phí thuộc hai loại phổ biến: chi phí cứng và chi phí mềm. Có rất nhiều chi phí liên quan đến một dự án xây dựng và thật khó để biết được chi phí nào đi kèm với hoạt động nào.

crane
Photo by potowizard

Chi phí cứng

Những chi phí này còn được gọi là “Chi phí gạch và vữa”. Chúng bao gồm cấu trúc thực tế của một tòa nhà, địa điểm xây dựng và cảnh quan. Những chi phí này bao gồm vật liệu và lao động kết hợp với sự phát triển của một tòa nhà. Ví dụ về chi phí vật liệu bao gồm thảm, xi măng, vách thạch cao, phân bón, cỏ và điện nước. Ví dụ về chi phí lao động bao gồm mộc, phân loại, tạo cảnh, lát và đào địa điểm. Các ví dụ khác về chi phí khó không tính trực tiếp vào vật liệu và nhân công là các hệ thống vật lý trong quá trình xây dựng như hệ thống HVAC và hệ thống an toàn sinh mạng. Chi phí khó nhận ra dễ dàng hơn vì chúng biểu hiện về mặt vật chất vì bạn biết mình cần bao nhiêu trước khi dự án bắt đầu. LƯU Ý QUAN TRỌNG: chi phí khó phát sinh khi dự án hoàn thành.

Chi phí mềm

Chi phí mềm ít rõ ràng hơn chi phí cứng vì chúng thường không thể nhìn thấy được. Những chi phí này khó ước tính hơn vì chúng là vô hình và không liên quan trực tiếp đến lao động và vật liệu cho các tòa nhà. Chi phí mềm điển hình bao gồm kiến ​​trúc, phí kế toán, kỹ thuật, kiểm tra, phí pháp lý, giấy phép và thuế. Một đặc điểm khác phân biệt chi phí mềm với chi phí cứng là chi phí mềm cũng là chi phí được tính sau khi hoàn thành một dự án. Điều này bao gồm bảo trì tài sản và tòa nhà, bảo hiểm & an ninh.

construction budget template
Ảnh của Edwin Verin

Ngân sách dự phòng

Các nhà quản lý dự án nên soạn thảo ngân sách dự phòng sau khi tính toán chi phí dự án và đưa ra các biện pháp giảm thiểu. Ngân sách dự phòng ở đâu thay đổi đơn đặt hàng và các thay đổi khác hoặc chi phí bổ sung được rút ra. Tỷ lệ dự phòng là yếu tố hỗ trợ ngân sách và giúp giải quyết mọi vấn đề. Trong khi tỷ lệ dự phòng điển hình là giữa 5% – 15% , nó phụ thuộc vào mức độ thoải mái. Quá ít và nhiều chi phí dự án sẽ trực tiếp từ túi, quá cao và khả năng huy động vốn có thể mất quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, ngân sách dự phòng không chỉ dành cho các chi phí phát sinh ngoài dự kiến ​​mà còn cho các yêu cầu thay đổi chủ sở hữu và thay đổi thiết kế. Những thứ này có thể làm tăng thêm giá trị cho tổng chi phí của một dự án và tạo ra khoảng trống trong ngân sách để ngăn những khoản chi phí này chảy ra từ túi.

Quản lý Ngân sách Dự án Xây dựng

Mục tiêu của Ban quản lý là duy trì dự án đúng thời hạn và ngân sách. Mặc dù kế hoạch của bạn phải bao gồm nhiều sự kiện có thể thấy trước và không lường trước được, nhưng hãy theo dõi cẩn thận các lệnh thay đổi và báo cáo sẽ giúp quản lý ngân sách của bạn. Một nghiên cứu về Chi vượt chi phí cho các Dự án Cơ sở hạ tầng cho thấy việc giám sát dự án không đầy đủ là một nguyên nhân dẫn đến vượt quá ngân sách. Không có sự giám sát và kiểm soát thích hợp, các dự án sẽ dễ dàng trượt hơn ngoài ngân sách. Thực hiện một báo cáo tiến độ công việc mạnh mẽ để theo dõi việc hoàn thành và thực hiện dự án sẽ loại bỏ nhiều khoản vượt ngân sách. Mặc dù quá nhiều cuộc họp có thể gây ra sự chậm trễ, nhưng người quản lý dự án nên cập nhật tất cả các dự án và thực hiện các thay đổi nếu cần.

Sự kết luận

Tóm lại, việc tạo ra một ngân sách xây dựng không phải là dễ dàng và có nhiều cân nhắc để tính đến khía cạnh quan trọng này của việc xây dựng. Các nhà quản lý và ước tính dự án sẽ cố gắng hết sức để ước tính ngân sách với nghiên cứu và phân tích dự án, phát triển dự án và tài liệu sẵn có. Bạn có thể sử dụng mẫu ngân sách xây dựng này để ước tính chi phí xây dựng. Chi phí xây dựng ảnh hưởng đến Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI); do đó Thủ tướng phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng ngân sách trước khi bắt đầu. Hướng dẫn tạo ngân sách xây dựng này hy vọng sẽ ngăn chặn việc vượt quá ngân sách, ngay cả trong những trường hợp và thách thức không lường trước được.

Back to top button