Vật tư xây dựng

Cải thiện Quản lý Thay đổi Xây dựng và Giảm thiểu Rủi ro

Thực tiễn hoạt động phổ biến nhất cho ngành xây dựng thường là dựa trên dự án. Hầu hết các dự án xây dựng đều trải qua vô số giai đoạn, bao gồm lập kế hoạch, ước tính, đấu thầu, hợp đồng, thiết kế và kỹ thuật, cho đến xây dựng thực tế của dự án và cuối cùng là đưa ra một dự án hoàn thiện. Trong suốt dự án, nhiều quyết định sẽ cần được đưa ra nhanh chóng, và rất có thể với thông tin không đầy đủ. Mặc dù quy mô, phạm vi và độ phức tạp của một dự án có thể khác nhau đáng kể, nhưng mỗi và mọi dự án bạn sẽ thực hiện sẽ phải đối mặt với yếu tố thay đổi chung. Đó là lý do tại sao quản lý thay đổi được coi là một phần quan trọng như vậy của quản lý dự án. Nó trở nên rất quan trọng đối với sự thành công của các dự án xây dựng.

Thay đổi có thể là một điều tốt cho công ty của bạn… đặc biệt nếu nó được thực hiện đúng và bạn đã chuẩn bị sẵn sàng! Việc có các hệ thống và quy trình phù hợp là rất quan trọng nếu bạn muốn thiết lập nhóm của mình để thành công và giảm thiểu rủi ro.

Quản lý thay đổi trong xây dựng là gì?

Quản lý thay đổi là một thuật ngữ đề cập đến sự chuẩn bị, hướng dẫn và các công cụ mà chúng tôi cung cấp cho các cá nhân trong tổ chức để giúp họ áp dụng thành công các phương pháp hỗ trợ thay đổi tích cực trong tổ chức. Mặc dù tất cả các thay đổi của tổ chức là duy nhất, cũng như các cá nhân trong tổ chức đó, nhưng có những cách tiếp cận có cấu trúc sẽ giúp ảnh hưởng đến mọi người và hỗ trợ bất kỳ thay đổi nào mà tổ chức của bạn có thể phải đối mặt cho dù đó là nội bộ, như cấu trúc công ty hoặc quy trình làm việc của bạn. Hoặc bên ngoài, như thay đổi thời tiết hoặc quy định.

Nguyên nhân Có thể Nguyên nhân Thay đổi Xây dựng?

  • Các dự án chạy quá tốc độ
  • Điều kiện địa điểm khác nhau
  • Thay đổi quy định
  • Thiếu thông tin từ các tài liệu hợp đồng
  • Sự chậm trễ của dự án
  • Doanh thu lao động
  • Tái cấu trúc nội bộ

Tôi Nên Quản lý Thay đổi như thế nào?

Câu nói cũ là “ Hy vọng điều tốt nhất, chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất .” Cách tốt nhất để chuẩn bị cho sự thay đổi trong tổ chức của bạn là xây dựng một quy trình (tốt nhất là trước khi thay đổi xảy ra). Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm với tư cách là một nhà lãnh đạo tại công ty của mình là không làm gì cả. Bạn đã tham gia kinh doanh đủ lâu để biết rằng mọi thứ đang diễn ra không như ý muốn trên một công trường xây dựng, vì vậy bạn bắt buộc phải thực hiện các bước để chuẩn bị. Dưới đây là năm bước bạn nên thực hiện để quản lý tốt nhất sự thay đổi trên địa điểm việc làm.

Nhận định:

Thời điểm thay đổi trong một dự án có ảnh hưởng đáng kể đến tác động của nó. Nếu bạn có thể bắt đầu thay đổi trong giai đoạn khả thi của một dự án, tác động đến dự án tổng thể sẽ có rủi ro thấp hơn nhiều so với nếu những thay đổi xảy ra sau đó trong giai đoạn xây dựng của dự án. Bằng cách sử dụng ứng dụng FieldWorks Mobile của eSUB , nhóm của bạn có thể ghi lại điều kiện công việc trực quan từ thiết bị di động thiết bị tại hiện trường và có quyền truy cập vào các tài liệu liên quan ở bất kỳ đâu trong thời gian thực. Bằng cách xác định vấn đề và cho phép nhóm của bạn nhanh chóng thông báo điều đó từ hiện trường đến văn phòng, bạn đang thực hiện bước đầu tiên để giảm thiểu rủi ro và cải thiện quản lý thay đổi.

Đánh giá:

Một khi bạn nhận ra một sự thay đổi phải xảy ra để một dự án tiếp tục, bạn phải xem xét bốn yếu tố chính sẽ bị ảnh hưởng.

  1. Thời gian
  2. Chi phí
  3. Phạm vi
  4. Rủi ro

Bốn yếu tố này sẽ thúc đẩy sự hợp tác giữa nhóm của bạn và một số kế hoạch. Bạn sẽ cần phải tự hỏi mình, với sự thay đổi này, nó sẽ ảnh hưởng đến tiến trình dự án của chúng ta như thế nào? Chi phí tổng thể để thực hiện những thay đổi này là bao nhiêu? Phạm vi công việc cần phải làm để thực hiện những thay đổi này là gì? Và cuối cùng những thay đổi này sẽ gây ra rủi ro gì cho doanh nghiệp của tôi? Người quản lý dự án phải cân nhắc sự thay đổi của một dự án so với toàn bộ dự án để đánh giá tác động của nó đối với bốn lĩnh vực đó. Sử dụng Mô-đun Thay đổi Thứ tự của eSUB , bạn có thể quản lý một danh sách các thay đổi, cho dù chúng nằm trong phạm vi hay ngoài phạm vi và nhận được các phê duyệt quan trọng nhanh hơn. Cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần để hoàn thành trách nhiệm của mình. Cập nhật trạng thái theo thời gian thực về bất kỳ lệnh thay đổi nào liên quan đến công việc cụ thể của họ.

Chấp thuận:

Khi bạn đã hiểu về hậu quả của những thay đổi của mình, bạn sẽ cần được phê duyệt. Điều này đưa chúng tôi trở lại trạng thái chuẩn bị. Nếu bạn đã có sẵn một kế hoạch để phòng khi mọi thứ trở nên tồi tệ, thì quá trình phê duyệt có thể nhanh hơn vô cùng. Thời tiết là một ví dụ tuyệt vời về điều gì đó chắc chắn sẽ xảy ra (như Tuyết rơi ở vùng Đông Bắc vào tháng Giêng) và có thể được lên kế hoạch cho. Ngoài việc lập kế hoạch nội bộ với nhóm của bạn, hy vọng rằng bạn cũng đã lên kế hoạch trước với bất kỳ tổng thầu nào mà bạn đang làm việc cùng. Điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước và đảm bảo rằng bạn có một số hợp đồng linh hoạt. Tính linh hoạt của hợp đồng cho phép bạn tạo điều kiện thuận lợi cho những thay đổi cần thực hiện để hoàn thành công việc trên công trường mà không phải thương lượng lại các điều khoản hợp đồng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải ghi lại bất kỳ thay đổi nào mà nhóm của bạn thực hiện với các đơn đặt hàng của người thay đổi để bạn không phải tranh chấp xác nhận quyền sở hữu với GC của mình. Điều cuối cùng bạn muốn là làm thêm một đống công việc và không được trả tiền cho tất cả công việc của mình.

Chính thức hóa:

Khi bạn đã có sẵn kế hoạch để khắc phục sự cố, bạn sẽ cần hoàn thiện những thay đổi đó với GC cũng như nhóm của bạn. Giao tiếp giữa hiện trường và văn phòng phải được thông suốt. Vì vậy, khi bạn đã nhận được tất cả thông tin từ nhóm của mình, hãy gửi bất kỳ lệnh thay đổi nào đến các GC của bạn, sau đó bạn có thể chính thức hóa các thay đổi cần thực hiện để đưa dự án của mình đi đúng hướng. Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm ở giai đoạn này trong quy trình quản lý thay đổi là không ghi lại công việc bạn đang làm. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đào tạo nhóm của bạn từ đầu đến cuối về cách ghi lại tài liệu ngay từ đầu, cho dù đó là thông qua hình ảnh hoặc thay đổi thứ tự, nhóm của bạn cần phải ghi lại tài liệu đó! Bạn sẽ luôn được trả tiền cho công việc bạn TÀI LIỆU . Không phải lúc nào bạn cũng được trả tiền cho công việc mà bạn LÀM .

Hành hình:

Cuối cùng, bạn cần phải thực thi. Và giả sử bạn đã thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa cần thiết, thì việc thực hiện các thay đổi sẽ trở nên dễ dàng. Bạn đã chuẩn bị cho nhóm của mình, tất cả các tài liệu và phê duyệt theo thứ tự, và bạn đang thông báo tất cả công việc của mình cho Tổng thầu để họ biết bạn đang làm gì. Công việc tốt đẹp! Giờ đây, với mỗi thay đổi sẽ xuất hiện trong tương lai, bạn đang có được kinh nghiệm trong việc quản lý các thay đổi cho tổ chức của mình và giúp họ giảm thiểu rủi ro. Mỗi trở ngại bạn vượt qua trên công trường có thể được thêm vào tiết mục của bạn và giúp bạn chuẩn bị cho bất cứ điều gì. Cộng với sự chuẩn bị sẵn sàng, khả năng tổ chức và các hành động nhanh chóng chắc chắn bạn sẽ trở thành một nhà thầu phụ tuyệt vời để làm việc cùng.

Bản tóm tắt:

Thay đổi là một mẫu số chung trong tất cả các dự án xây dựng, mặc dù quy mô, phạm vi và mức độ phức tạp của các dự án có thể thay đổi đáng kể trong từng trường hợp. Thay đổi là không thể tránh khỏi trong các dự án xây dựng, đó là một thực tế. Trong một dự án, nhiều quyết định phải được đưa ra, thường dựa trên thông tin không đầy đủ, kinh nghiệm cá nhân và giả định của các chuyên gia xây dựng. Quản lý thay đổi là một vấn đề quan trọng mà ngành xây dựng phải đối mặt. Nỗ lực quản lý các lệnh thay đổi đã đặt ra một gánh nặng rất lớn đối với việc quản lý dự án. Những thay đổi được xác định là nguyên nhân chính gây ra sự chậm trễ của dự án, vượt chi phí, sai sót hoặc thậm chí là thất bại của dự án. Nghiêm trọng hơn, chơi trò chơi trên những thay đổi gây ra các vấn đề đạo đức và tranh chấp nghiêm trọng trong ngành. Đó là lý do tại sao việc thực hiện các bước để chuẩn bị cho bản thân và nhóm của bạn trước những thay đổi cuối cùng sẽ xảy ra là rất quan trọng.

Back to top button