Công nghệ xây dựng

hệ thống quản lý tài liệu| Blog tổng hợp các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật 2023

Phần Giới thiệu của chúng tôi không chỉ là về kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Đó là về niềm đam mê của chúng tôi đối với công nghệ và những cách nó có thể làm cho cuộc sống của chúng tôi tốt hơn. Chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của công nghệ để thay đổi thế giới và chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới cách sử dụng nó để cải thiện cuộc sống của chúng ta.

hệ thống quản lý tài liệu, /he-thong-quan-ly-tai-lieu,

Video: RA MẮT “ĐIỂM PHÚC LỢI ĐOÀN VIÊN” TẠI QUẬN 7

Chúng tôi là một nhóm các kỹ sư và nhà phát triển đam mê công nghệ và tiềm năng của nó để thay đổi thế giới. Chúng tôi tin rằng công nghệ có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người và chúng tôi cam kết tạo ra các sản phẩm cải thiện chất lượng cuộc sống cho mọi người Chúng tôi không ngừng thúc đẩy bản thân học hỏi các công nghệ mới và phát triển các kỹ năng mới để có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất có thể cho người dùng của mình.

Chúng tôi là một đội ngũ kỹ sư đầy nhiệt huyết, những người thích tạo các video hữu ích về các chủ đề Kỹ thuật. Chúng tôi đã làm video trong hơn 2 năm và đã giúp hàng triệu sinh viên cải thiện kỹ năng kỹ thuật của họ. và mục tiêu của chúng tôi là giúp mọi người phát huy hết tiềm năng của họ.

Phần Giới thiệu của chúng tôi không chỉ là về kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Đó là về niềm đam mê của chúng tôi đối với công nghệ và những cách nó có thể làm cho cuộc sống của chúng tôi tốt hơn. Chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của công nghệ để thay đổi thế giới và chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới cách sử dụng nó để cải thiện cuộc sống của chúng ta.

hệ thống quản lý tài liệu, 2022-05-03, RA MẮT “ĐIỂM PHÚC LỢI ĐOÀN VIÊN” TẠI QUẬN 7, Sáng 26/4, LĐLĐ Quận 7 tổ chức khai mạc “Điểm phúc lợi đoàn viên” tại Nhà Văn hóa Lao động quận. Đây là một phần trong Chương trình phúc lợi đoàn viên công đoàn được ký kết giữa LĐLĐ Quận 7 với Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Tươi Mart., Công đoàn Thành phố Hồ Chí Minh

,

1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống quản lý tài liệu đóng vai trò quan trọng. Không chỉ bao gồm các quy trình lưu trữ, hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhiều bộ phận. Đặc biệt, trong giai đoạn xu thế chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử để làm “nền tảng” vững chắc cho các hoạt động được thông suốt, ổn định.

2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Căn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử:

  • Đảm  bảo quản lý các tài liệu, văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức đúng quy định.
  • Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hệ thống quản lý tài liệu cần đảm bảo an toàn thông tin.

  • Có khả năng phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống.
  • Đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy, chính xác của dữ liệu lưu hành trong hệ thống.

3. Các yêu cầu khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Căn cứ theo Điều 19, 20, 21 và 22 của Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Yêu cầu chung

Hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế theo các yêu cầu:

  • Đảm bảo đầy đủ và toàn diện về quy trình, kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu.
  • Có thể tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác.
  • Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ và số lần truy cập hệ thống.
  • Dễ dàng tiếp cận, thuận tiện cho quá trình sử dụng.
  • Tính xác thực, tin cậy và toàn vẹn thông tin khi truy cập hệ thống.
  • Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
  • Tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
  • Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số.
  • Nâng cấp, bổ sung các chức năng đáp ứng theo quy định của hệ thống.

>> Tham khảo: 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu.

Yêu cầu về chức năng hệ thống

Đối với quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản:

  • Cho phép đính kèm các tệp tin, tạo mã định danh văn bản đi và tạo mã, số thứ tự tài liệu.
  • Hiển thị mức độ khẩn của tài liệu.
  • Tự động cấp thời gian cho văn  bản sau khi ký số và cập nhật thứ tự.
  • Cho phép bên nhận tự động thông báo đã nhận văn bản cho bên ngửi.
  • Cho phép cập nhật đầy đủ các Trường Thông tin 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư 01/2019/TT-BNV;
  • Tự động thông báo cho bộ phận văn thư khi mã định danh của các văn bản trùng nhau.
  • Cho phép thống kê, theo dõi tiến trình và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản đến.
  • Cho phép bộ phận có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản.
  • Cho phép thông báo khi có văn bản mới.
  • Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản nắm bắt được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

Đối với việc kết nối, liên thông tài liệu, văn bản: hệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh.

Đối với an ninh thông tin: Hệ thống quản lý dữ liệu cần phân quyền truy cập và có sự cảnh báo nếu có sự thay đổi truy cập để đảm bảo an toàn thông tin.

Đối với việc bảo quản, lưu trữ tài liệu: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:

  • Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ.
  • Cho phép tự động thông báo khi hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ.
  • Bảo đảm thực hiện và chuyển giao hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
  • Cho phép đính văn bản cho nhiều hồ sơ mà không cần thực hiện nhân bản, sao chép văn bản.
  • Bảo đảm tính tin cậy, chính xác và toàn vẹn thông tin.
  • Đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, hồ sơ.
  • Có thể di chuyển tài liệu, hồ sơ và dữ liệu, thay đổi định dạng khi công nghệ thay đổi.
  • Có thể sao lưu định kỳ hoặc đột xuất và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu.

Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị: Với những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:

  • Tự động thông báo khi hồ sơ hết hạn trước 30 ngày.
  • Đánh giá lại giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản để xác định lại thời hạn bảo quản hoặc tiến hành hủy tài liệu.
  • Quản lý chặt chẽ việc hủy tài liệu hết giá trị: Yêu cầu nhập lý do hủy, thông báo những tài liệu dự kiến thuộc diện hủy hoặc đang được gán với hồ sơ khác vẫn còn thời hạn bảo quản,…

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Với quy trình thống kê, tra cứu và sử dụng tài liệu:

  • Thống kê số lượng tài liệu và số lượt truy cập.
  • Cấp quyền và kiểm soát lượng truy cập, quyền truy cập vào hệ thống.
  • Cho phép tra cứu tài liệu theo các trường thông tin đầu vào.
  • Cho phép hiển thị các trường thông tin của tài liệu, văn bản.
  • Lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
  • Hiển thị kết quả tìm kiếm theo thứ tự trên hệ thống, xuất kết quả dưới các định dạng tệp văn bản phổ biến.
  • Cho phép tải hoặc in tài liệu, văn bản.
  • Cho phép đánh dấu, ghi chú vào tài liệu, văn bản.
  • Cho phép lưu các lịch sử truy cập, tìm kiếm và sử dụng tài liệu.

Các yêu cầu về thống kê, tra cứu tài liệu.

Yêu cầu về quản trị hệ thống

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần thực hiện được các nhiệm vụ:

  • Tạo lập nhóm hồ sơ tài liệu, phân chia theo các cấp độ thông tin.
  • Phân quyền sử dụng và thay đổi phân quyền người sử dụng.
  • Phục hồi thông tin, dữ liệu trong các trường hợp lỗi hệ thống.
  • Khóa hoặc thực hiện đóng băng các tài liệu để ngăn chặn khả năng di chuyển khi người có thẩm quyền yêu cầu.
  • Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
  • Có khả năng tích hợp, kết nối, liên thông.

4. Quản lý tài liệu chuyên nghiệp, chuẩn mực với CloudOffice

Việc xây dựng một hệ thống quản lý văn bản đòi hỏi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đầu tư và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Hiểu được vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice.

Quản lý tài liệu toàn diện với CloudOffice.

CloudOffice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và cung cấp các chức năng giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu toàn diện. Đặc biệt, hệ thống CloudOffice phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.

Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: /

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu là hệ thống được xây dựng để lưu trữ, quản lý và phân phối nguồn tài liệu đến với các thành viên trong tổ chức an toàn và dễ dàng nhất. 

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp tổ chức Doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý thông tin tài liệu. Từ đó tạo ra nhiều lợi ích như gia tăng hiệu suất hoạt động, đơn giản quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí lưu trữ, …

Căn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm:

  • Đảm bảo quản lý các tài liệu, văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức đúng quy định.
  • Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Có khả năng phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống.
  • Đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy, chính xác của dữ liệu lưu hành trong hệ thống.

2. Hệ thống quản lý tài liệu xây dựng dựa trên nguyên tắc chung nào?

  • Đảm bảo đầy đủ và toàn diện về quy trình, kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu.
  • Có thể tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác.
  • Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ và số lần truy cập hệ thống quản lý tài liệu.
  • Dễ dàng tiếp cận, thuận tiện cho quá trình sử dụng.
  • Tính xác thực, tin cậy và toàn vẹn thông tin khi truy cập hệ thống.
  • Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
  • Tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
  • Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số.
  • Nâng cấp, bổ sung các chức năng đáp ứng theo quy định của hệ thống.

3. Nguyên tắc xây dựng chức năng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Từng chức năng hệ thống sẽ có các nguyên tắc xây dựng sau đây:

3.1 Quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản

  • Cho phép đính kèm các tệp tin, tạo mã định danh văn bản đi và tạo mã, số thứ tự tài liệu.
  • Hiển thị mức độ khẩn của tài liệu.
  • Tự động cấp thời gian cho văn bản sau khi ký số và cập nhật thứ tự.
  • Cho phép bên nhận tự động thông báo đã nhận văn bản cho bên ngửi.
  • Cho phép cập nhật đầy đủ các Trường Thông tin 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư 01/2019/TT-BNV;
  • Tự động thông báo cho bộ phận văn thư khi mã định danh của các văn bản trùng nhau.
  • Cho phép thống kê, theo dõi tiến trình và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản đến.
  • Cho phép bộ phận có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản.
  • Cho phép thông báo khi có văn bản mới.
  • Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản nắm bắt được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

3.2 Kết nối, liên thông tài liệu, văn bản

Hệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh.

3.3 Hệ thống quản lý tài liệu trong bảo quản lưu trữ

Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:

  • Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ.
  • Cho phép tự động thông báo khi hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ.
  • Bảo đảm thực hiện và chuyển giao hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
  • Cho phép đính văn bản cho nhiều hồ sơ mà không cần thực hiện nhân bản, sao chép văn bản.
  • Bảo đảm tính tin cậy, chính xác và toàn vẹn thông tin.
  • Đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, hồ sơ.
  • Có thể di chuyển tài liệu, hồ sơ và dữ liệu, thay đổi định dạng khi công nghệ thay đổi.
  • Có thể sao lưu định kỳ hoặc đột xuất và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

3.4 Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị

Với những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:

  • Tự động thông báo khi hồ sơ hết hạn trước 30 ngày.
  • Đánh giá lại giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản để xác định lại thời hạn bảo quản hoặc tiến hành hủy tài liệu.
  • Quản lý chặt chẽ việc hủy tài liệu hết giá trị: Yêu cầu nhập lý do hủy, thông báo những tài liệu dự kiến thuộc diện hủy hoặc đang được gán với hồ sơ khác vẫn còn thời hạn bảo quản, …

3.5 Thống kê, tra cứu sử dụng tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu

  • Thống kê số lượng tài liệu và số lượt truy cập.
  • Cấp quyền và kiểm soát lượng truy cập, quyền truy cập vào hệ thống.
  • Cho phép tra cứu tài liệu theo các trường thông tin đầu vào.
  • Cho phép hiển thị các trường thông tin của tài liệu, văn bản.
  • Lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
  • Hiển thị kết quả tìm kiếm theo thứ tự trên hệ thống quản lý tài liệu, xuất kết quả dưới các định dạng tệp văn bản phổ biến.
  • Cho phép tải hoặc in tài liệu, văn bản.
  • Cho phép đánh dấu, ghi chú vào tài liệu, văn bản.
  • Cho phép lưu các lịch sử truy cập, tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
  • Thống kê và tra cứu tài liệu

4. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản trị

  • Tạo lập nhóm hồ sơ tài liệu, phân chia theo các cấp độ thông tin.
  • Phân quyền sử dụng và thay đổi phân quyền người sử dụng.
  • Phục hồi thông tin, dữ liệu trong các trường hợp lỗi hệ thống.
  • Khóa hoặc thực hiện đóng băng các tài liệu để ngăn chặn khả năng di chuyển khi người có thẩm quyền yêu cầu.
  • Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
  • Có khả năng tích hợp, kết nối, liên thông.

Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về vui lòng liên hệ CoDX theo thông tin dưới đây:

  • Văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 13, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0901 555 063
  • Email: info@codx.vn

>>> Kiến thức liên quan:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng


Đăng ký nhận bản tin CoDX

Khen thưởng nhân viên tưởng chừng như rất dễ dàng nhưng lại cần xem xét nhiều yếu tố. Việc ghi nhận và khen thưởng đúng cách sẽ gia tăng sức mạnh giúp doanh nghiệp phát triển tốt nhất. Áp dụng


Xem chi tiết »

CoDX xin trân trọng thông báo lịch nghỉ lễ Quốc Khánh 02/09/2022, như sau: Thời gian nghỉ : từ ngày 01/09/2022 (thứ 5) đến hết ngày 02/09/2022 (thứ 6) Thời gian làm việc trở lại : ngày 05/09/2022 (thứ 2)


Xem chi tiết »

Tình trạng nghỉ việc và thay đổi chỗ làm hiện nay rất phổ biến. Nguyên nhân phần lớn là vì người lao động không được đáp ứng các nhu cầu về cảm xúc. Ngày nay mức lương cảm xúc cũng


Xem chi tiết »

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

Phần mềm quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp

Một thư viện trung tâm cho tất cả tài liệu bán hàng của bạn

Đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào đúng tài liệu và liên kết các tài liệu này với giao dịch tương ứng của họ với kho lưu trữ tập trung cho tất cả tài liệu bán hàng của bạn.

Chia sẻ tài liệu với đúng người

Kiểm soát kho lưu trữ tài liệu của bạn bằng cách quản lý các đặc quyền truy cập. Áp dụng bảo mật theo vai trò của Zoho CRM để cung cấp nội dung cho đúng người. Cấp quyền truy cập cho người dùng dựa trên vai trò của họ trong tổ chức.

Liên kết đúng tài liệu với giao dịch phù hợp

Không cần phải đào bới tất cả tài liệu khi bạn chỉ muốn gửi tài liệu bán hàng mới nhất cho khách hàng tiềm năng hoặc địa chỉ liên hệ. Thư viện tài liệu kết nối thông minh các tài liệu liên quan với khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch phù hợp.

Nhiều phiên bản

Có nhiều phiên bản tài liệu bán hàng của bạn trong Tab tài liệu và truy cập vào bản nháp tài liệu mới nhất bất cứ khi nào bạn đăng nhập.

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

1. Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

Đây là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Việc áp dụng phần mềm này vào quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.

Tính năng nổi bật 

  • Giúp bạn thu nhận, phân loại và chỉnh sửa thông tin tài liệu.
  • Không giới hạn tài liệu có thể quản lý và chia sẻ.
  • Độ bảo mật dữ liệu cao.
Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

>>>> XEM NGAY: 10 phan mem quan ly nhan su HRM tốt nhất hiện nay

2. Phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.com

Vì sở hữu đầy đủ các chức năng quản lý công văn nên phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.vn giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều nhân lực và thời gian trong quy trình quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu này còn giúp bạn có thể kịp thời trao đổi, tiếp nhận thông tin chỉ đạo từ cấp trên một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật 

  • Giúp thu nhập và phân loại các thông tin tài liệu.
  • Dữ liệu được bảo mật an toàn.
  • Có khả năng tìm kiếm và thống kê thông tin nhanh chóng.
Phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.com

>>>> XEM CHI TIẾT TẠI: Phần mềm Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử là phần mềm giúp lưu trữ, quản lý tài liệu dưới dạng bản mềm. Nhờ có phần mềm này, tài liệu của doanh nghiệp có thể được số hóa nhanh chóng, lưu trữ khoa học trên hệ thống, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần.

Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, phần mềm lưu trữ điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, và các cơ quan nhà nước khi mà tài liệu cứng có thể là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Chưa kể đến các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc, thiên tai,… có thể khiến tài liệu, văn bản giấy bị hư hỏng nhanh chóng, làm giảm hiệu quả công việc.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quản lý và lưu trữ tài liệu

Chính vì lẽ đó, phần mềm lưu trữ điện tử trở thành giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau.

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử quan trọng như thế nào?

Trước đây, khi chưa có phần mềm lưu trữ điện tử, tài liệu thường được lưu trữ thủ công trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Chính vì thế tài liệu nhiều lên theo thời gian có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Tuy nhiên, nếu áp dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử, những khó khăn, vướng mắc trên sẽ được giải quyết. Phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử đem đến nhiều lợi ích như:

– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí thuê nhân viên quản lý, lưu trữ và bảo quản
– Tránh được tình trạng mối mọt, hư hỏng do điều kiện khách quan gây ra
– Dễ dàng tìm kiếm và quản lý trên hệ thống
– Quản lý khoa học và hiệu quả
– Tăng năng suất lao động cho nhân viên

Phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Nhờ việc số hóa thông tin, người dùng sẽ không cần mất thời gian chuyển thể từ bản cứng sang bản mềm để hoàn thiện cho bản báo cáo hay công việc liên quan đến nội dung đang tìm kiếm. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ đồng thời tăng năng suất lao động và giảm thiểu chi phí cho đơn vị sử dụng.

Doceye – phần mềm quản lý tài liệu điện tử chuyên nghiệp

Là sản phẩm của công ty CP công nghệ và phát triển thương mại FSI, DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

– Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.

Theo đó, qua phần mềm DocEye, toàn bộ các dữ liệu, văn bản giấy truyền thống sẽ được chuẩn hóa, lưu trữ đồng bộ, thống nhất trong cơ sở dữ liệu tập trung, được đảm bảo an toàn, bảo mật, thông qua quá trình số hóa – chuyển thành dữ liệu điện tử.

Doceye với nhiều tính năng ưu việt trong việc quản lý tài liệu điện tử

DocEye còn mang lại nhiều lợi ích, giúp người dùng dễ dàng tạo lập kho tài liệu số hóa, lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn, đồng thời phần mềm giúp việc quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo quy định chuẩn tại Thông tư 02/2019/TT-BNV.
Không chỉ có lợi thế lưu trữ được lượng dữ liệu khổng lồ, DocEye còn giúp tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sự thuận lợi khi tổng hợp, kiểm tra, sao lưu, phục hồi backup dữ liệu hệ thống.

Chúng ta đều biết tầm quan trọng của quản lý tài liệu đối với mỗi doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý tài liệu điện tử từ đó lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp.

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

HỆ THỐNG

LƯU TRỮ & QUẢN LÝ TÀI LIỆU

THÔNG MINH DOCEYE

Hỗ trợ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, tìm kiếm văn bản nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.

Slide 1

HỆ THỐNG

LƯU TRỮ & QUẢN LÝ TÀI LIỆU

THÔNG MINH DOCEYE

Hỗ trợ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, tìm kiếm văn bản nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.

Slide 1

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

Quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ là gì?

Tài liệu là toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có giá trị trong quá trình hoạt động. Và dù ở lĩnh vực nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng.

Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. 

Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tìm kiếm.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống, phần mềm quản lý tài liệu?

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trước khi xuất hiện các phần mềm quản lý tài liệu, doanh nghiệp cần có những kho lưu trữ và sử dụng số lượng lớn giấy tờ, sổ sách để quản lý và lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp phải chi trả một số tiền không nhỏ cho chi phí vận hành các kho tài liệu như thế (in ấn, xây dựng kho, nhân sự quản lý,..) Hơn nữa, việc sắp xếp và tìm kiếm các tài liệu cũng tốn rất nhiều thời gian. 

Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp hỗ trợ số hóa, lưu trữ các tài liệu từ bản cứng thành các file tài liệu số, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn rất nhiều.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Xu thế làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, tuy nhiên nếu trong quá trình làm việc, nhân sự cần sử dụng đến tài liệu nhưng không thể trực tiếp đến văn phòng hoặc cần gấp thì việc sử dụng các tài liệu giấy mang lại rất nhiều bất tiện. Các phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ khắc phục những bất tiện này, nhân sự có thể sử dụng và tra cứu tài liệu mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

Tránh hư hỏng, thất lạc tài liệu

Ở một số doanh nghiệp, việc lưu trữ tài liệu cũng như bảo quản không tốt sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng tài liệu sau nhiều năm hoặc nếu không quản lý tốt sẽ dễ dẫn tới thất lạc, ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật thông tin. Việc lưu trữ số hóa trên các hệ thống quản lý tài liệu có thể loại bỏ hoàn toàn tình trạng này cũng như quản lý, chia sẻ quyền sử dụng tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hot nhất hiện nay

Phân hệ Quản lý kho tài liệu của phần mềm WEONE

Là một trong những phân hệ hữu ích của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, hệ thống Quản lý tài liệu của WEONE mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp:

  • Quản lý tài liệu tập trung: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa, lưu trữ tập trung ngay trên phần mềm. 
  • Tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá. Người dùng cũng có thể download tài liệu về thiết bị cá nhân. 
  • Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin được bảo mật an toàn hơn.
  • Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn sở hữu những tính năng tiện dụng cho doanh nghiệp như:

Với WEONE, bạn sẽ có được mọi thông tin tài liệu chỉ qua một cú click chuột.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

  • Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
  • Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
  • Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
  • Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye – sản phẩm đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Rubex

Hệ thống sử dụng cấu trúc lưu trữ hồ sơ theo kiểu tủ đựng tài liệu truyền thống và cung cấp một số cách để tìm kiếm tài liệu. Tháng 2 năm 2021: Rubex đã công bố cấu trúc giá mới. Hiện có ba mức giá dao động từ $55 đến $199 cho mỗi người dùng/tháng khi thanh toán theo năm. Nếu bạn thanh toán hàng tháng, giá bắt đầu từ 66 đô la và tăng lên 239 đô la cho mỗi người dùng/tháng. Các gói khác nhau về không gian lưu trữ bao gồm và các tính năng và công cụ.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Rubex là giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud) cho phép nhân viên làm việc từ xa đăng nhập từ bất kỳ máy tính nào có truy cập internet

Microsoft SharePoint: Hệ thống quản lý tài liệu tổng thể

Tháng 10/2020, Microsoft đã giới thiệu SharePoint Syntex, sản phẩm đầu tiên của họ từ Project Cortex sử dụng công nghệ AI để scan dữ liệu của công ty bạn và thu thập thông tin chi tiết và có thể được tự động hóa thành các quy trình. Microsoft mô tả Syntex là một “AI có thể huấn luyện” xử lý ba loại nội dung chính: hình ảnh kỹ thuật số, biểu mẫu có cấu trúc hoặc bán cấu trúc và tài liệu phi cấu trúc.

Các tính năng của SharePoint bao gồm khả năng thiết lập các nội dung trọng tâm hoặc sắp xếp các kho lưu trữ theo nhóm. Hệ thống cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh, sắp xếp tài liệu theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó đặc biệt thuận tiện cho các doanh nghiệp đã sử dụng các sản phẩm khác của Microsoft, chẳng hạn như Office 365.

SharePoint cung cấp một nền tảng linh hoạt và có thể mở rộng để tổ chức của bạn cộng tác trong việc tạo và chỉnh sửa. Tuy nhiên, đó là một hệ thống rộng rãi và có quá nhiều tính năng, vì vậy nhóm của bạn cần được đào tạo và một thời gian để làm quen với hệ thống.

Phần mềm lưu trữ tài liệu Microsoft SharePoint có khả năng hỗ trợ cộng tác khi làm việc và quản lý tài liệu.

Phần mềm lưu trữ tài liệu Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google. Nó cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên.

Google cho mỗi người dùng 15GB để lưu trữ, có thể lưu trữ qua ba dịch vụ cùng một lúc Google Drive, Gmail, và Google Photos (nếu người dùng muốn giữ dung lượng gốc để không ảnh hưởng chất lượng của hình ảnh), trước đây là Picasa Web Albums. Người dùng có thể nâng cấp dung lượng 15GB theo chi phí gói trả hàng tháng để tăng dung lượng lưu trữ. Tài liệu sử dụng Google Docs theo định dạng (kể cả.gdoc,.gslides, và.gsheet) không tính bị giới hạn. Trong Google+ Photos, hình ảnh phải nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel và video phải ngắn hơn 15 phút sẽ không giới hạn. Tải tệp tin trong Microsoft Office và có định dạng mở (với thay đổi định dạng) sẽ định dạng theo Google và có thể lưu trữ không bị giới hạn.

Bài viết trên đã kể tên 5 phần mềm quản lý tài liệu cực hot, sẽ tiếp tục trở thành xu hướng và lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong năm 2022. Mỗi loại phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay trên thị trường đều có mức giá, tính năng riêng biệt. Để lựa chọn được những phần mềm phù hợp với thực tế doanh nghiệp cần có sự xem xét kỹ càng về các ưu, nhược điểm cũng như nhu cầu của mình.

Xem thêm nội dung chi tiết hệ thống quản lý tài liệu ở đây…

Từ khóa người dùng tìm kiếm liên quan đến chủ đề hệ thống quản lý tài liệu hệ thống quản lý tài liệu

Công đoàn, TPHCM, CĐCS, LĐLĐ, CN, đoàn viên, CĐ

.

Chúng tôi bắt đầu trang web này bởi vì chúng tôi đam mê các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Chúng tôi nhận thấy nhu cầu về video chất lượng có thể giúp mọi người tìm hiểu về các chủ đề kỹ thuật. Chúng tôi biết rằng chúng tôi có thể tạo ra sự khác biệt bằng cách tạo ra những video vừa nhiều thông tin vừa hấp dẫn. Chúng tôi ‘ liên tục mở rộng thư viện video của mình và chúng tôi luôn tìm kiếm những cách mới để giúp người xem học hỏi.

Tóm lại, việc đạt được các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật có thể cực kỳ có lợi. Nó không chỉ có thể khiến bạn tự tin và có năng lực hơn trong lĩnh vực của mình mà còn có thể khiến bạn dễ tiếp thị hơn với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh trong thị trường việc làm, vì vậy nếu bạn đang muốn cải thiện triển vọng nghề nghiệp của mình, bạn nên dành thời gian để phát triển bộ kỹ năng của mình. Việc đạt được kiến ​​thức và kỹ năng kỹ thuật có thể cực kỳ có lợi vì nhiều lý do. Hơn nữa, việc hiểu các chủ đề kỹ thuật có thể giúp bạn cải thiện khắc phục sự cố và tránh các vấn đề tiềm ẩn.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Back to top button