accounting integrationbook keepingconstruction accountingKey2ActQuickbooksSageVật tư xây dựngViewpoint

Kế toán sổ sách xây dựng 101: Mọi điều bạn cần biết

Kế toán xây dựng là một hình thức quản lý tài chính và kế toán duy nhất. Nó có ý định giúp các nhà thầu theo dõi từng công việc và cách nó ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Tất cả các chi phí từ lao động, nhân viên, vận chuyển, thiết bị, vật liệu và bảo hiểm đều phải được ràng buộc với nhau để hoàn thành quy trình đấu thầu . Một hệ thống sổ sách kế toán hiệu quả cho phép thực hiện các phương pháp chính xác hơn để cuối cùng có thể tối đa hóa lợi nhuận của công ty. Mặc dù nó tuân theo các nguyên tắc kế toán chung giống nhau, nó có nhiều điểm khác biệt rất quan trọng để điều hành một công ty xây dựng thành công.

Bài báo Điểm nổi bật:

Các biến số trong sổ sách kế toán khác với việc lập sổ sách kế toán xây dựng với các công ty khác

Các khái niệm kế toán xây dựng mà mọi nhân viên kế toán xây dựng nên biết

Phần mềm kế toán cho mục đích tổ chức

Mẹo để làm cho sổ sách kế toán đơn giản nhất có thể

Construction Bookkeeping
Ảnh của ESB Professional trên Shutterstock

Tại sao sổ kế toán xây dựng lại khác nhau?

Hợp đồng xây dựng có một số yếu tố khác biệt so với các ngành khác, như sản xuất hoặc bán lẻ. Dưới đây là các biến.

Dự án- được điều khiển

Các nhà thầu điều hành hoạt động kinh doanh của họ chủ yếu xung quanh các dự án có thanh toán, sản xuất hoặc lao động. Tùy thuộc vào công việc, trọng tâm tài chính thay đổi. Tỷ suất lợi nhuận của công ty quyết định sinh kế của các nhà thầu; vì vậy điều cần thiết là phải luôn ngăn nắp với việc ghi sổ kế toán. Quan trọng nhất, các công ty xây dựng phải kiểm soát chi phí và đấu thầu hợp lý, tức là theo dõi chi phí chính xác cho các dự án riêng lẻ và chi phí công việc.

Sản xuất rải rác

Sản xuất diễn ra trên các địa điểm việc làm khác nhau thay vì thiết lập các địa điểm không liên quan đến bán lẻ và sản xuất. Việc sử dụng thiết bị và lao động thường xuyên di chuyển làm phát sinh chi phí huy động. Ngoài ra, thiết bị và chi phí lao động luôn phải được theo dõi cho từng công việc với mức lương khác nhau.

Xây dựng cũng hoạt động theo chu kỳ sản xuất dài và theo mùa. Việc sản xuất có thể khó dự đoán hơn và các nhà thầu thường không thể giữ lại hàng tồn kho với số lượng lớn – dẫn đến sự biến động của tình trạng sẵn có và chi phí đầu vào sản xuất đòi hỏi phải theo dõi và lập kế hoạch chu đáo.

Thời hạn hợp đồng

Các hợp đồng xây dựng thường có thể kéo dài hàng năm, lâu hơn so với nhiều doanh nghiệp khác. Tùy thuộc vào các điều khoản hợp đồng, họ thường cho phép 30 – 90 ngày trở lên thanh toán hóa đơn. Việc khấu lưu khấu lưu có thể làm chậm trễ việc thanh toán trong thời gian dài hơn. Do đó, các nhà thầu cần theo dõi và báo cáo chi phí một cách chính xác cũng như có sẵn nguồn vốn cho các khoảng thời gian thanh toán ngắn hơn.

Construction Accounting
Ảnh của Tạo Việc làm 51 trên Shutterstock

Các khái niệm quan trọng đối với việc ghi sổ kế toán xây dựng

1. Chi phí công việc

Chi phí công việc rất hữu ích cho các nhà quản lý và giám sát dự án vì nó đo lường cách cải thiện ước tính và ngân sách từ một số khía cạnh khác nhau của dự án. Chi phí công việc được tạo thành từ các dự án riêng lẻ, các loại chi phí và các hoạt động chi phí. Phân tích dòng tiền và lợi nhuận gộp chính xác là những lợi ích để hạch toán chi phí công việc chính xác. Ví dụ: phân tích dòng tiền trong quá trình dự án đảm bảo bạn sẽ không hết tiền trước khi dự án kết thúc và tỷ suất lợi nhuận gộp chính xác có lợi vì các nhà quản lý dự án cần biết điều đó để trang trải tất cả các chi phí chung.

2. Thanh toán xây dựng

Sản xuất xây dựng dựa trên sản phẩm, phi tập trung và dài hạn. Nhiều ngành hoạt động bằng cách sử dụng các quy trình thanh toán như thanh toán theo giá cố định và điểm bán hàng. Tuy nhiên, vì các công ty xây dựng sử dụng một số phương thức thanh toán, phần mềm chuyên dụng có thể được yêu cầu theo dõi các hóa đơn đó.

Giá cố định

Giá cố định dựa trên ước tính chi tiết trình bày tổng chi phí cho toàn bộ dự án, từ đầu đến cuối. Việc lập hóa đơn theo quy trình giá cố định thường xảy ra trên cơ sở tỷ lệ phần trăm hoàn thành với việc giữ lại tài khoản. Rủi ro là nếu có bất kỳ khoản vượt mức nào do điều kiện địa điểm hoặc chi phí đầu vào thay đổi, và điều này thuộc về nhà thầu

Đơn giá

Quản đốc hoặc nhà thầu sẽ lập hóa đơn cho khách hàng theo tỷ giá cố định trên mỗi đơn vị. Người ta thường sử dụng phương pháp thanh toán này, đặc biệt là khi các công ty không thể ước tính sản lượng đơn vị cho dự án một cách chắc chắn. Các nhà thầu có thể tăng doanh thu của họ nếu họ đã ước tính đúng đơn giá. Nhưng vì số lượng sản xuất có thể cao hơn dự kiến, nên có thể có rủi ro giữa khách hàng và công ty.

Thanh toán theo tiến độ AIA

Hợp đồng AIA là viết tắt của Hợp đồng của Viện Kiến trúc sư Hoa Kỳ . AIA là một tài liệu chứa hóa đơn hợp đồng đã hoàn thành trong toàn bộ dự án. Nhiều công ty xây dựng đề nghị xem xét chặt chẽ hợp đồng thanh toán AIA để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận được lợi thế như nhau.

Construction
Ảnh của Jat 306 trên Shutterstock

Kế toán xây dựng và Phần mềm Kế toán

Chúng ta đang sống trong một thế giới công nghệ tiên tiến. Việc ghi sổ kế toán của bạn bằng tay chắc chắn có thể biến thành một thảm họa. Phần mềm kế toán xây dựng sẽ giúp giữ cho nhóm của bạn có tổ chức vì nó ghi lại các giao dịch tài chính tại một địa điểm tập trung. Ví dụ, phần mềm có thể theo dõi chi phí dự án, hóa đơn, giờ cộng chi phí, v.v. Tùy thuộc vào dự án, nhiều phần mềm kế toán trên thị trường được quy định và có thể áp dụng phần mềm kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, khi một công ty xây dựng phát triển, có thể là thời điểm tốt để xem xét khám phá phần mềm được phát triển cho ngành xây dựng vì các giao dịch ngày càng phức tạp. Một số phần mềm cho phép lưu trữ dựa trên đám mây cho phép nhập dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào.

Construction Bookkeeping
Ảnh của Gorodenkoff trên Shutterstock

Mẹo ghi sổ:

Dưới đây là một số mẹo kế toán sẽ cải thiện tổ chức sổ sách kế toán của bạn để giữ cho nó đơn giản nhất có thể.

1. Tạo một loạt nhật ký để ghi lại các giao dịch hàng ngày của công ty

Trong thế giới công nghệ tiên tiến của chúng ta, chúng ta có thể sử dụng phần mềm để ghi lại các khoản phải trả, khoản phải thu, chi phí công việc và nguyên vật liệu. Đảm bảo ghi và nhập các hóa đơn của công ty vào sổ nhật ký “khoản phải trả” với ngày và người thanh toán được thực hiện. Bao gồm các:

–Rent
–Tiện ích
-Nhiên liệu
–Sửa chữa và bảo dưỡng máy móc
-Thiết bị
– Bảo hiểm
– tài khoản vay / tín dụng

Construction Bookkeeping
Ảnh của Urfin trên Shutterstock

2. Theo dõi Thanh toán

Các công việc xây dựng được lập hóa đơn định kỳ và điều quan trọng là phải theo dõi các hóa đơn khi chúng được gửi và nhận trong suốt công việc. Đặc biệt là trong ngành xây dựng, có nhiều dự án được thực hiện cùng một lúc, điều quan trọng là phải theo dõi hóa đơn để không bị mất.

4. Giữ các bản sao lưu hồ sơ của bạn

Người ghi sổ nên giữ tất cả các hóa đơn và biên lai để đề phòng. Nếu một người chọn giữ những bản sao cứng của những thứ này, thì một nơi an toàn và có tổ chức để đặt chúng sẽ là trong tủ đựng hồ sơ. Tốt nhất bạn nên giữ một bản sao kỹ thuật số đề phòng trường hợp bản cứng bị hỏng hoặc bị mất. Có một bản sao kỹ thuật số trên công nghệ dựa trên Đám mây cho phép lưu trữ gần như không giới hạn và truy cập thông tin từ hầu hết mọi nơi.

Sự kết luận:

Việc ghi sổ kế toán xây dựng khác với quy trình kế toán thông thường của ngành. Các dự án xây dựng có quy mô sản xuất phân tán, thời gian kéo dài và nhiều địa điểm khác nhau cần có hệ thống sổ sách kế toán có tổ chức. Việc ghi chép sổ sách trong ngành xây dựng là điều cần thiết để hoàn thành một hồ sơ dự thầu bằng cách gộp tất cả các chi phí lại với nhau. Dự đoán tỷ suất lợi nhuận xây dựng là rất khó, nhưng sử dụng phần mềm để ghi sổ kế toán là một ý kiến ​​hay để duy trì tổ chức vì một sai sót nhỏ chắc chắn có thể biến thành thảm họa. Cuối cùng, khi bạn đã có phần mềm kế toán phù hợp cho văn phòng, bạn sẽ cần một nền tảng hoạt động đầu tiên tại hiện trường cho nhóm công trường của bạn để dễ dàng thu thập và chuyển dữ liệu thời gian thực vào chương trình kế toán của bạn. Sẵn sàng để bắt đầu?

Back to top button