Vật tư xây dựng

Làm sáng tỏ các Điều khoản về Thay đổi Đơn đặt hàng

Bất kể một dự án được lên kế hoạch tốt như thế nào, hầu như sẽ luôn có một thứ tự thay đổi. Cho dù đó là do thay đổi phạm vi, hoặc một vấn đề không mong muốn, chúng là một tài liệu phổ biến trong quá trình xây dựng. Tuy nhiên, các đơn đặt hàng thay đổi không phải lúc nào cũng được thanh toán. Đôi khi một dự án có thể được hoàn thành, nhưng vẫn có những đơn đặt hàng thay đổi còn tồn đọng. Các nhà thầu phải hiểu quy trình pháp lý xung quanh các lệnh thay đổi để bảo vệ mình khỏi những vấn đề này.

Lệnh Thay đổi là gì?

Lệnh thay đổi khá dễ hiểu, nó là một tài liệu ra lệnh thay đổi. Nơi mà nó trở nên phức tạp hơn là khi nhìn vào sơ đồ hợp đồng lớn hơn. Hợp đồng của nhà thầu sẽ chỉ định những gì cần phải có trong một thứ tự thay đổi để họ có thể được thanh toán trên đó. Vì vậy, một lệnh thay đổi là gì và những gì đi vào một lệnh thay đổi sẽ khác nhau giữa các hợp đồng.

Các phần tử phổ biến trong thứ tự thay đổi sẽ bao gồm:

  • Tài liệu về những gì phải thay đổi hoặc thay đổi phạm vi.
  • Việc thay đổi giá cả, chi phí vật tư, nhân công mới và các chi phí khác phải được thỏa thuận và liệt kê trong đơn hàng thay đổi.
  • Thay đổi về thời gian và lịch trình phải được liệt kê trong thứ tự thay đổi.
  • Nó phải có chữ ký của tất cả các bên được yêu cầu.

Tuy nhiên, đó không phải là cách nó thường xảy ra. Thông thường có người chỉ đạo nhà thầu thực hiện thay đổi tại hiện trường. Không có thủ tục giấy tờ, hoặc nhà thầu được yêu cầu chỉ gửi lệnh thay đổi sau. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý sau này khi dự án đóng cửa.

Các phần của Lệnh Thay đổi

Một lệnh thay đổi sẽ bao gồm bốn phần, thay đổi về phạm vi, thay đổi về chi phí, thay đổi về thời gian hoặc lịch trình và chữ ký của tất cả các bên. Tuy nhiên, không phải ai cũng điền vào phần thời gian của lệnh thay đổi vì có thể không rõ sẽ mất bao lâu để hoàn thành thay đổi. Việc để trống có thể gây bất lợi cho bất kỳ nhà thầu nào vì nếu tranh chấp xảy ra, họ có thể không thu lại được số giờ đã mất. Vì số giờ cho thứ tự thay đổi bằng không nên kỳ vọng là thay đổi mất không giờ. Tại tòa án, các nhà thầu có thể mất khả năng được thanh toán đúng hạn hoặc chậm trễ vì điều này.

Còn những thay đổi nhỏ thì sao?

Nhiều hợp đồng sẽ có dòng nói rằng nhà thầu phụ chịu trách nhiệm về bất kỳ thay đổi nhỏ nào trong phạm vi. Tuy nhiên, những hợp đồng này thường không quy định một thay đổi nhỏ là gì. Nếu không có thông số kỹ thuật này, thay đổi nhỏ là gì và làm cách nào để nhà thầu tự bảo vệ mình cho bất kỳ công việc nào?

Một trong những cách tốt nhất để nhà thầu có thể tự bảo vệ mình trước những thay đổi nhỏ là đưa ngôn ngữ vào hợp đồng xác định đâu là thay đổi nhỏ. Một thay đổi nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến chi phí hoặc thời gian hoàn thành. Cách tốt nhất để làm điều đó là xác định một thay đổi nhỏ là gì. Việc ghi rõ số giờ hoặc chi phí mà thay đổi nhỏ có thể xảy ra trước khi nó không còn là thay đổi nhỏ nữa sẽ bảo vệ các nhà thầu.

Các nhà thầu cũng nên cố gắng có được sự thay đổi nhỏ bằng văn bản. Khi có thay đổi nhỏ bằng văn bản, nhà thầu sẽ dễ dàng đảm bảo công việc cho thay đổi nhỏ có thể quản lý được. Hoặc viết một email hoặc thư tiếp theo nêu rõ chỉ thị, thay đổi được thực hiện, và mọi thay đổi về chi phí và thời gian. Nhưng điều này không nhất thiết là có thể, đó là lý do tại sao điều quan trọng hơn là phải có các chi phí nhỏ được xác định trong hợp đồng.

Thay đổi về Phạm vi

Thay đổi lệnh hầu như luôn luôn cần thiết, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi công việc phải được thực hiện ngay lập tức và dường như không có đủ thời gian để nhận được chỉ thị bằng văn bản?

Bước đầu tiên là kiểm tra hợp đồng. Nhiều hợp đồng quy định rằng không bao giờ được phép thay đổi công việc trừ khi nó được lập thành văn bản và có chữ ký của tất cả các bên. Việc tham khảo hợp đồng và yêu cầu thực hiện đúng quy trình pháp lý là điều quan trọng. Tuy nhiên, nó không phải lúc nào cũng thực tế.

Nếu không phù hợp thực tế, thì nhà thầu có thể yêu cầu một văn bản chỉ đạo với các điều khoản đã thỏa thuận. Chỉ thị bằng văn bản từ chủ sở hữu hoặc bên yêu cầu phải nêu chi tiết những thay đổi sẽ được thực hiện, thời gian cần thực hiện, lịch trình thay đổi và bất kỳ thay đổi nào về chi phí và chi phí thương lượng. Điều này có thể được sử dụng để cho thấy rằng tất cả các bên đã biết và đồng ý với những thay đổi trong công việc và có thể được sử dụng sau này để điền vào một lệnh thay đổi chính thức hơn.

Sự kết luận

Các nhà thầu phải luôn đọc hợp đồng của họ để họ có thể đảm bảo rằng họ được bảo vệ khỏi các vụ kiện tụng và có thể bảo vệ lợi nhuận của họ. Để biết thêm các mẹo và thủ thuật liên quan đến đơn đặt hàng thay đổi, hãy xem Hội thảo trên web theo yêu cầu Xác minh các điều khoản về đơn đặt hàng thay đổi với Bill Haydt của Trauner Consulting Services, Inc. và Tony Byler của Cohen Segalis Pallas Greenhall và Furman PC.

Back to top button