Vật tư xây dựng

Làm thế nào để viết một yêu cầu thông tin trong xây dựng

RFI, hay chính thức được gọi là yêu cầu thông tin, là một phương thức kinh doanh phổ biến được sử dụng để thu thập thông tin có giá trị từ các nhà cung cấp, nhà cung cấp hoặc các cá nhân khác được yêu cầu để bạn hoàn thành một dự án. Thường thấy trong ngành xây dựng, RFI thỏa thuận với năng lực của các nhà cung cấp khác nhau và là một phần quan trọng trong việc quản lý và giảm thiểu rủi ro trong một dự án xây dựng. Viết yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) một cách hiệu quả là điều cần thiết trong việc thu thập thông tin và cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng với các nhà cung cấp hiện tại hoặc tiềm năng về các yêu cầu, phạm vi và mục đích của RFI trong điều kiện của một dự án.

Tại sao RFI (được viết tốt) lại quan trọng đến vậy?

Bằng cách gửi RFI, về cơ bản bạn đang tạo nền tảng cho sự giao tiếp giữa bạn và các nhà cung cấp hiện tại hoặc tiềm năng. Khi tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng mới, điều bắt buộc là RFI phải ngắn gọn và chỉ tập trung vào các chi tiết liên quan đến dự án tiềm năng. RFI về bản chất của chúng có thể tốn thời gian – cho một trong hai bên, đặc biệt nếu chúng được viết kém và chứa thông tin dư thừa và không liên quan. Đó là lý do tại sao việc tìm hiểu cách viết yêu cầu cung cấp thông tin trong xây dựng lại rất quan trọng.

how to write a request for information in construction

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn học cách viết yêu cầu cung cấp thông tin.

RFI bao gồm những gì?

Tùy thuộc vào mục đích của RFI mà bạn đang làm việc, đó sẽ là những gì thông báo thông tin bạn thêm vào nó. Thông thường nhất, bạn nên cung cấp chi tiết về dữ liệu bạn đang tìm kiếm từ nhà cung cấp, chẳng hạn như sản phẩm, phương thức giao hàng hoặc giá cả. Yêu cầu cung cấp thông tin của bạn cũng phải bao gồm yêu cầu xác nhận rằng nhà cung cấp thực sự đã nhận được RFI. Tạo mẫu RFI cũng là một cách tốt để sắp xếp nhanh chóng các RFI của bạn và giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Vì vậy, một khi bạn hài lòng với bố cục RFI và nó được hiển thị hoạt động tốt, hãy tuân thủ nó.

Tuân theo định dạng đã thiết lập

Đảm bảo rằng bạn thu thập và viết thông tin theo một định dạng đã thiết lập. Mẫu RFI chiếu lệ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng cho các nhà thầu phụ và nhà tư vấn để đưa ra các vấn đề. Phần mềm dựa trên điện thoại di động và đám mây có thể giúp bạn quản lý quy trình và các mẫu mà công ty bạn mong muốn.

Hãy cụ thể

Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng hãy càng cụ thể càng tốt khi viết RFI. Nếu bạn hỏi những câu hỏi mơ hồ, bạn có thể sẽ không nhận được thông tin mà bạn cần hoặc tệ hơn là thông tin không được hiểu rõ sẽ chỉ rút ra quá trình RFI và có thể làm chậm quá trình RFI. Cụ thể và ngắn gọn về mục đích của RFI có thể giúp hợp lý hóa cuộc trò chuyện giữa các bên.

Guided Demo CTA

Hãy cân nhắc

Để thúc đẩy quan hệ đối tác tích cực và lâu dài trong ngành xây dựng, điều quan trọng là phải cân nhắc đến thời gian của các bên liên quan. Không ai muốn bị mắc kẹt khi chờ đợi nhiều tuần liền. Không quan tâm đến thời gian của mọi người và công việc liên quan đến việc hoàn thành một RFI sẽ chỉ gây hại cho bạn về lâu dài. Mọi người không có xu hướng muốn làm việc với những người đang chơi trò chơi gắn thẻ câu hỏi.

Đề xuất các giải pháp khả thi

Nếu bạn đang viết một RFI và biết bạn muốn nó được xử lý như thế nào, hãy đề xuất nó! Việc buộc nhà cung cấp nhảy qua các vòng để đoán xem bạn có thể muốn gì sẽ chỉ gây ra vấn đề. Cung cấp cho mọi người tài liệu và thông tin họ cần để thành công cuối cùng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Cuối cùng, khi đề xuất bất kỳ giải pháp khả thi nào, hãy tập trung và rõ ràng về một giải pháp cho vấn đề. Việc cung cấp quá nhiều đề xuất có thể làm xáo trộn mục tiêu tổng thể và có thể khiến giải pháp hoàn hảo bị lu mờ.

Cung cấp bản vẽ và hình ảnh khi có thể

Đây là một mẹo quan trọng trong việc học cách viết một yêu cầu cung cấp thông tin. Bao gồm ảnh hoặc bản vẽ khi gửi RFI có thể cực kỳ hữu ích cho sự rõ ràng của RFI. Hình ảnh giúp cung cấp bối cảnh cho bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào đã nảy sinh và cũng giúp cá nhân nhận RFI hiểu rõ hơn về câu hỏi. Hãy nhớ rằng, con người là những sinh vật trực quan, thông thường, chúng ta có thể nhìn vào một bức tranh, đánh giá tình hình và đưa ra đề xuất khá nhanh chóng. Hình ảnh có thể bổ sung nhiều giá trị cho RFI và giúp đẩy nhanh quá trình tổng thể khi được sử dụng trong các tình huống thích hợp.

Ước tính tác động

Khi viết một RFI, hãy bao gồm việc liệu nó có dẫn đến thêm bất kỳ thời gian hoặc chi phí nào không. Điều này giúp quản lý và giảm thiểu rủi ro trong dự án.

Guided Demo CTA

Đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để trả lời

Đảm bảo rằng bạn đặt khung thời gian cho thời điểm bạn cần RFI trở lại. Điều quan trọng là phải cân nhắc và cho các nhà cung cấp hiện tại hoặc tiềm năng một khoảng thời gian thích hợp để phản hồi. Khung thời gian tiêu chuẩn thường là một đến hai tuần tùy thuộc vào RFI. Tuy nhiên, điều này có thể khác nhau, vì vậy hãy lưu ý về lượng thông tin bạn yêu cầu và lượng thời gian bạn cho phép để phản hồi.

Chuẩn hóa đặt tên RFI của bạn

Nếu bạn đặt tên tất cả các tệp RFI của mình theo cùng một định dạng, điều đó sẽ giúp cuộc sống của bạn và đồng nghiệp của bạn dễ dàng hơn nhiều về lâu dài. Việc tiêu chuẩn hóa quy ước đặt tên RFI của bạn cho phép chúng được định vị dễ dàng hơn và có thể tìm kiếm nhanh chóng.

Thực hiện theo các mẹo đơn giản này và bạn sẽ viết được RFI hiệu quả ngay lập tức!

Nguồn:

Aconex

Viết bài của RFI

Ngành đào tạo

Back to top button