Change Ordersconstruction management softwareconstruction templateVật tư xây dựng

Mẫu thay đổi thứ tự xây dựng [Tải xuống miễn phí]

Lệnh thay đổi là gì?

Lệnh thay đổi là một tài liệu được sử dụng để ghi lại sự sửa đổi đối với hợp đồng xây dựng ban đầu của bạn. Mục đích của yêu cầu thay đổi thứ tự là để tạo ra một bản ghi các dịch vụ gia tăng. Nếu một nhà thầu không sử dụng các đơn đặt hàng thay đổi, thì công ty đó có khả năng mất việc được thanh toán cho các dịch vụ bổ sung đó. Dưới đây là các bước để tạo một yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng; luôn cập nhật và có tổ chức tài liệu ngăn chặn việc chậm tiến độ và loại bỏ các tranh chấp thanh toán. Dưới đây là mẫu thay đổi thứ tự xây dựng để giúp bạn bắt đầu.

Bài viết nổi bật:

– Nguyên nhân phổ biến cho yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

– Các bước đơn giản để tạo yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

– Thay đổi phần mềm yêu cầu đặt hàng

– Ký hợp đồng với GC của bạn để ghi lại các đơn đặt hàng thay đổi

– Thay đổi đơn đặt hàng bản mẫu

Change order request

Ảnh của vectorfusionart trên Shutterstock

Các nguyên nhân phổ biến cho yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng:

Các các nguyên nhân phổ biến của yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng được bao gồm nhưng không giới hạn ở:

– công việc của dự án được ước tính không chính xác

– khách hàng hoặc nhóm gặp phải trở ngại khác với kế hoạch ban đầu

– khách hàng hoặc nhóm không có khả năng hoàn thành sản phẩm của họ trong phạm vi ngân sách

– thời tiết khắc nghiệt và điều kiện công việc gây ra sự chậm trễ trong công việc

1. Bắt đầu với hợp đồng ban đầu

Đầu tiên và quan trọng nhất, một lệnh thay đổi không thể tồn tại mà không có hợp đồng gốc – bạn sẽ không có bất kỳ điều chỉnh nào để tham khảo. Thay đổi đơn đặt hàng giữ cả bạn, nhà thầu và dự án chủ sở hữu chịu trách nhiệm trong bối cảnh pháp lý. Có thể cần thay đổi đơn đặt hàng nếu bạn có những thay đổi về điều kiện Công trường, các vấn đề về quy định và an toàn cũng như thay thế vật liệu.

Điều quan trọng là phải đọc kỹ thỏa thuận ban đầu và tập trung cụ thể vào các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc thay đổi đơn đặt hàng. Các điều khoản bao gồm khoảng thời gian mà cả hai bên có thể bắt đầu một lệnh thay đổi, định dạng và thông tin cụ thể và đại lý được ủy quyền sẽ phê duyệt lệnh thay đổi cho các thay đổi do nhà thầu bắt đầu.

2. Xem xét các kế hoạch và thông số kỹ thuật

Việc không giải quyết, xem xét và làm rõ các vấn đề với dự án phạm vi phương tiện làm việc các thay đổi hợp đồng càng không cần thiết bạn sẽ phải thực hiện sau. Khi bạn xem xét hợp đồng và các điều khoản của nó, bạn sẽ xem xét các kế hoạch và chi tiết dự án. Trong bước này, bạn nên xem xét và lường trước tình trạng và điều kiện hiện tại của trang web để đảm bảo có những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh. Nếu có bản vẽ mơ hồ và sai sót trong phạm vi, nó có thể dẫn đến tình trạng thiếu vật tư và nhân công cho dự án. Sự thất bại trong việc xác định các vấn đề về phạm vi công việc và kế hoạch sẽ dẫn đến những thay đổi không cần thiết sau này trong dự án.

Construction change order request

Ảnh của Piyapong Wongkam trên Shutterstock

3. Đừng trì hoãn hoặc bỏ qua các đơn đặt hàng thay đổi

Chủ sở hữu hoặc nhà thầu có thể bắt đầu yêu cầu thay đổi thứ tự. Dù bằng cách nào, điều cốt yếu là phải giải quyết nó ngay lập tức. Để thực hiện việc này, hãy thương lượng chi phí, nhận ủy quyền để bắt đầu bổ sung làm việc bằng văn bản (thay đổi phạm vi), và thực hiện điều chỉnh lịch trình cho công việc đã sửa đổi. Việc trì hoãn các đơn đặt hàng thay đổi có thể gây tai hại cho một dự án vì nó có thể dẫn đến chi phí vượt mức đáng kể và lịch trình không chính xác. Khi đang trong quá trình nhận được yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng, bạn nên bắt đầu làm lại lịch trình để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào.

COR software

Ngoài ra, eSUB's thay đổi mô-đun đặt hàng cung cấp một hệ thống có tổ chức để quản lý tất cả nhà thầu phụ CORs. Để tránh sự chậm trễ trong việc thay đổi đơn đặt hàng, bằng cách sử dụng hệ thống này, bạn có thể đặt lịch nhắc và cảnh báo.

4. Giao tiếp với tất cả các bên liên quan có liên quan

Một phần của quy trình COR là giao tiếp với tất cả các bên liên quan đến dự án. Là một Tổng công ty, điều quan trọng là phải giữ liên lạc với các nhà thầu phụ, chủ sở hữu và đại lý được ủy quyền của chủ sở hữu. Bạn nên thảo luận với đại lý được ủy quyền của khách hàng để xác định phạm vi mới và đưa ra thỏa thuận về các kỳ vọng với thay đổi dự án . Các nhà thầu phụ cần giao tiếp hiệu quả trong quá trình COR vì họ phải điều chỉnh lịch trình của mình và thảo luận về tác động tiềm ẩn đối với công việc của họ.

Hệ thống đặt hàng thay đổi của eSUB đã tích hợp các email mà bạn có thể gửi cho chủ sở hữu, đại lý được ủy quyền của chủ sở hữu và các nhà thầu phụ. Ngoài ra, bạn có thể thêm tệp đính kèm tài liệu của COR để gửi những người liên quan với ngày gửi và các hành động được liệt kê trong chi tiết.

Change order request software

5. Ghi lại mọi thứ ở một vị trí tập trung

Việc ghi lại những thay đổi bằng văn bản của bạn sẽ có lợi nếu có tranh chấp giữa bạn và chủ sở hữu hoặc GC. Phần mềm quản lý dự án đầu tiên được thiết kế cho các nhà thầu phụ thương mại cho phép bạn theo dõi tình trạng thay đổi đơn đặt hàng và nhận hạn ngạch dựa trên danh mục (lao động, vật tư, thiết bị). Tài liệu ở một vị trí tập trung là chìa khóa cho các mục đích tổ chức vì bạn có thể tìm thấy tất cả các đơn đặt hàng thay đổi trong toàn bộ dự án. Ngoài ra, nó bảo vệ bạn từ khi bắt đầu công việc cho đến khi bạn có các tài liệu đã ký của đại lý được ủy quyền.

COR software

6. Thương lượng thứ tự thay đổi

Cuối cùng, bước cuối cùng trước khi bạn bắt đầu làm việc Lệnh Thay đổi là “Thương lượng chi phí.” Bước này phức tạp vì xung đột có thể phát sinh khi có sự điều chỉnh về phạm vi hợp đồng. Nó tạo ra tranh cãi về chi phí bổ sung và liệu ngày hoàn thành cần điều chỉnh.

– Làm việc với chủ sở hữu hoặc GC để thiết lập một thỏa thuận về chi phí công việc bổ sung

– Tranh chấp việc gia hạn dòng thời gian có cần thiết hay không do lệnh thay đổi. Nếu chủ sở hữu hoặc GC khởi tạo COR, đừng ngại đẩy nó trở lại.

Tải xuống việc xây dựng Thay đổi mẫu đơn đặt hàng

Bắt đầu với biểu mẫu đơn đặt hàng thay đổi hiện có sẽ giúp rất nhiều trong việc ngăn nắp và chuyên nghiệp khi gửi đơn đặt hàng thay đổi. Trên cùng của trang tính excel là nơi chủ đề của đã yêu cầu thay đổi thứ tự. Đây cũng là nơi ghi ngày tháng và số yêu cầu thay đổi. Bạn nên nhập chi phí ban đầu của công việc để lưu hồ sơ và giữ mọi thứ ngăn nắp. Sau đó, bạn có thể nhập tất cả các chi phí và chia chúng ra để theo dõi chính xác giá hợp đồng sẽ thay đổi bao nhiêu . PCO, P, V và A là các trạng thái của mỗi yêu cầu lệnh thay đổi. Những thứ này đại diện cho thứ tự thay đổi tiềm năng, đang chờ xử lý, vô hiệu và được chấp thuận. Tất cả những chi phí này cộng lại vào cuối và bạn có thể thấy những thay đổi nào trong ngân sách là cần thiết.

Kết luận

Thay đổi đơn hàng là một phần không thể tránh khỏi của một dự án thương mại. Quản lý sai các đơn đặt hàng thay đổi có thể gây ra trượt lịch, làm lại và mất doanh thu. Tuy nhiên, nếu các lệnh thay đổi được quản lý một cách hiệu quả, chúng có thể làm tăng tỷ suất lợi nhuận. Điều này hoàn toàn có thể cứu vãn một dự án, danh tiếng của công ty và loại bỏ nguy cơ kiện tụng.

Thật không may, điều này rơi vào nhà thầu thương mại để quản lý CO một cách hiệu quả, đó là một lý do tuyệt vời để dựa vào hệ thống quản lý dự án của riêng bạn ngay cả khi tổng thầu yêu cầu bạn cắm vào hệ thống của họ. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu rõ ràng từ chủ sở hữu hoặc tổng thầu về quy trình thay đổi thứ tự. Quá trình này có thể khá đơn giản nếu bạn chuẩn bị cho mình và thực hiện đúng cách.

Mẹo thưởng: # powertothetrades

– Đảm bảo hợp đồng bao gồm một điều khoản yêu cầu tài liệu bằng văn bản cho tất cả các đơn đặt hàng thay đổi.

– Sử dụng tài liệu của riêng bạn thay đổi phần mềm đặt hàng để theo dõi tất cả các yêu cầu thay vì đi theo lộ trình thủ công hoặc chuyển tiếp 100% trên Hệ thống của GC.

Back to top button