business emailsbusiness emails for contractorscommunicationgeneral contractorsguide to writingSubcontractorsVật tư xây dựng

Mẹo dành cho nhà thầu để viết email doanh nghiệp hoàn hảo

Giao tiếp thành công giữa nhà thầu phụ thương mại và tổng thầu là điều cần thiết để thực hiện một dự án trong thời hạn. Với tư cách là nhà thầu phụ, bạn có thể làm cho loại hình liên lạc này hiệu quả hơn nhiều nếu bạn biết cách viết một email doanh nghiệp tuyệt vời. Với các mẹo sau, bạn sẽ có thể soạn email kinh doanh cho các nhà thầu để bạn nhận được phản hồi nhanh chóng và rõ ràng.

Chào nhà thầu một cách chuyên nghiệp

Sử dụng những lời chào phù hợp khi tiếp xúc với người bạn đang làm việc cùng sẽ giúp bạn đảm bảo rằng họ có ấn tượng tốt về bạn. Sử dụng các phương tiện chào hỏi chuyên nghiệp và tôn trọng họ sẽ cho họ thấy rằng bạn tôn trọng họ và coi trọng mối quan hệ kinh doanh của bạn.

Những lời chào không chuyên nghiệp chỉ nên được sử dụng trong những trường hợp cụ thể, nhất định. Ví dụ: sử dụng “Dear (name)” hoặc “Hello” và tránh “What's Up” hoặc “Howdy.” Bạn chỉ có thể sử dụng “Xin chào” khi bạn biết rõ về người đó. Điều này sẽ giúp bạn nhận được sự tôn trọng từ những người bạn làm việc cùng và thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp.

Thêm dòng chủ đề thích hợp

Dòng tiêu đề là một phần của email mô tả những gì nhà thầu có thể tìm thấy trong nội dung email. Nếu bạn muốn email của mình được các bên liên quan, đặc biệt là nhà thầu mà bạn làm việc tiếp nhận tốt hơn, bạn sẽ phải chú ý đến dòng chủ đề mà bạn chọn.

Quy tắc chính bạn sẽ phải tuân theo là nó phải ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Tránh sử dụng những từ bạn không liên quan đến chủ đề và bám vào điểm chính của email. Hãy thật chính xác và cụ thể với ý định của bạn trong email của bạn. Một dòng tiêu đề tốt cũng sẽ giúp tạo ra cảm giác cấp bách, điều này sẽ thúc đẩy nhà thầu xem email của bạn đúng giờ.

Gọi người bằng tên của họ

Một phần thiết yếu khác của việc viết một email doanh nghiệp chuyên nghiệp là làm cho người mà bạn đang tiếp xúc cảm thấy thoải mái. Mặc dù luôn chuyên nghiệp và tôn trọng phải là ưu tiên số một của bạn, nhưng bạn nên cá nhân hóa email của mình.

Luôn đề cập đến tổng thầu và các bên liên quan chính khác trong email của bạn theo tên. Có tính lịch thiệp giúp xây dựng lòng tin và sự minh bạch, đồng thời có thể nuôi dưỡng hình ảnh tích cực về bạn rằng bạn cam kết giao tiếp cởi mở; do đó, là một người chơi trong đội.

Writing Perfect Business Emails
Ảnh của Burst từ Pexels

Trực tiếp

Giải quyết vấn đề ngay từ đầu email sẽ chỉ có lợi cho bạn, vì người nhận sẽ biết bạn có ý kinh doanh và bạn không nhằm mục đích lãng phí thời gian của họ. Một cái gì đó để tham khảo là kỹ thuật BLUF .

Còn được gọi là Bottom Line Up Front, BLUF về cơ bản là một đoạn văn bao gồm các kết luận và khuyến nghị thường được đặt ở cuối email. Trong trường hợp này, bạn đặt đoạn này ở đầu email để đảm bảo rằng GC mà bạn đang cố gắng tiếp cận hiểu được ý của email của bạn.

Đừng vội kết luận

Ngay cả khi bạn đã nói chuyện qua điện thoại với GC, bạn đang gửi email tới, việc viết “Tôi đã sẵn sàng bắt đầu” có thể gây nhầm lẫn. Bạn có thể cảm thấy hào hứng và sẵn sàng bắt đầu cộng tác, nhưng bạn phải luôn tìm cách thể hiện điều đó mà vẫn có vẻ chuyên nghiệp.

Đi đến kết luận về thời điểm bạn sẽ bắt đầu hợp tác hoặc cuộc họp tiếp theo có thể gây căng thẳng cho người kia, vì vậy hãy luôn xác nhận lại các chi tiết đã nói trên điện thoại trong ghi chú và các bước tiếp theo được đề xuất. Thể hiện sự nhiệt tình, nhưng đừng vội kết luận.

Thêm chữ ký với chi tiết liên hệ

Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên hệ với ai đó qua email, bạn phải luôn đảm bảo rằng họ có những cách thay thế để liên hệ với bạn ngoài việc chỉ sử dụng email của bạn. Trong một số trường hợp, một cuộc gọi điện thoại hoặc một cuộc gọi qua Skype có thể hiệu quả hơn rất nhiều, đặc biệt là khi làm việc với một người mà bạn chưa từng gặp trong đời thực.

Thêm chi tiết liên hệ của cá nhân và công ty của bạn vào cuối email (trong chữ ký email) sẽ chứng minh cho người đó thấy rằng bạn nghiêm túc trong giao tiếp của mình. Điều này sẽ giúp trình bày hình ảnh chuyên nghiệp hơn.

Writing Perfect Business Emails
Ảnh được cung cấp bởi Pixabay từ Pexels

Kiểm tra email để tìm lỗi

Một điều khác bạn sẽ phải cẩn thận khi viết một email doanh nghiệp chuyên nghiệp là các lỗi ngữ pháp và chính tả mà bạn có thể vô tình bỏ sót. Mặc dù những điều này có vẻ không phải là một thỏa thuận, nhưng bạn cần lưu ý rằng chúng có thể làm giảm chất lượng và tầm quan trọng của email và khiến bạn trông kém chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn không thể ngăn lỗi ngữ pháp trong một email đơn giản, bạn có thể ngăn lỗi trong một dự án xây dựng thương mại đắt tiền không?

Điều tốt nhất bạn có thể làm là sử dụng một số công cụ có thể tìm thấy trực tuyến, có thể giúp bạn đánh bóng nội dung email của mình. Các công cụ như Hemmingway Editor có thể giúp bạn sửa lỗi ngữ pháp và chính tả một cách dễ dàng và các nền tảng như Top Writers Review có thể giúp bạn chọn một dịch vụ viết đáng tin cậy cho nhu cầu của bạn. Grammarly là một nguồn tuyệt vời khác mà bạn có thể tải trên máy tính của mình có thể giúp chỉnh sửa email trong khi tạo.

Sử dụng đúng công cụ

Hãy nhớ rằng có những công cụ khác ngoài công cụ viết có thể giúp quá trình viết email của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Các nền tảng quản lý dự án như eSUB cung cấp các biểu mẫu giao tiếp chuẩn hóa để hợp lý hóa quá trình kết hợp email doanh nghiệp và điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức từ phía bạn.

Những biểu mẫu như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và học cách hoàn thành quá trình viết email doanh nghiệp mà không cần phải suy nghĩ quá nhiều về chúng. Bạn càng dễ giao tiếp với các bên liên quan, thì bạn càng có thể quản lý các cuộc trò chuyện của mình một cách hiệu quả hơn và đạt được phản hồi nhanh hơn. Cùng với đó, bạn cũng sẽ có thể theo dõi hiệu quả các dự án của mình và xem mọi thứ đang hoạt động tốt như thế nào.

Sự kết luận

Viết email hiệu quả sẽ giúp bạn có quan hệ tốt với các nhà thầu chung và điều này sẽ cho phép công việc của bạn trong một dự án diễn ra suôn sẻ. Giao tiếp là điều cần thiết trong mọi hoạt động cộng tác và một email được viết tốt sẽ luôn có lợi cho bạn.

Tôi hy vọng những mẹo này sẽ giúp hướng dẫn bạn trong việc đảm bảo rằng email của bạn luôn có chất lượng tốt nhất. Cuối cùng, đó là việc sử dụng các công cụ phù hợp để giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn thay vì tốn quá nhiều sức lực vào việc học cách tạo một email doanh nghiệp tuyệt vời từ đầu.

Back to top button