Vật tư xây dựng

Mẹo để chuyển tiền nhanh hơn trong xây dựng

Truyền tải trong xây dựng thương mại là gì? Và, làm thế nào để người quản lý dự án thực hiện chúng nhanh hơn hoặc hiệu quả hơn trong suốt một dự án? Điều gì về việc truy cập chúng lâu sau khi dự án đã hoàn thành. Chuyển tiền chủ yếu được sử dụng cho các dự án xây dựng thương mại và một hình thức liên lạc hiệu quả được sử dụng bởi người quản lý dự án hoặc trưởng dự án để giữ cho tất cả các bên liên quan được giao trong vòng lặp. Các cá nhân khác trong dự án có thể sử dụng truyền tin, chẳng hạn như quản đốc, nhưng tôi sẽ chỉ tập trung vào Người quản lý dự án cho bài viết này.

Mục đích sử dụng bộ truyền là gì?

Có nhiều lý do cụ thể mà các công ty xây dựng sử dụng truyền thông , nhưng Người quản lý dự án có thể sử dụng truyền thông để giữ Chủ sở hữu, Tổng công ty, quản lý dự án, kiến ​​trúc sư, thanh tra, kỹ sư và bất kỳ chính phủ nào. nhân viên cơ quan, (các bên liên quan), được cập nhật về sự thay đổi tài liệu quan trọng, hiệu ứng thay đổi hoặc hoạt động trong toàn bộ vòng đời của một dự án.

Luôn cập nhật các bên liên quan

Chuyển tiền là các thông điệp truyền thông hoạt động như một mẩu bánh mì kể câu chuyện về tiến độ dự án cho tất cả các bên liên quan để theo dõi những gì được gửi và nhận cũng như tham gia vào dự án. Việc chuyển tiền đảm bảo không có gì bị bỏ sót trong một quá trình xây dựng phức tạp được liên kết với hàng trăm, hàng nghìn tài liệu và tệp. Việc chuyển tiền có thể kết hợp tất cả các thay đổi của tệp lại với nhau, chẳng hạn như các phiên bản của kế hoạch được gửi và nhận trên trang web việc làm. Chuyển tiền cũng có thể là các bản cập nhật đơn giản mà không có tệp đính kèm. Nhưng chúng là một hình thức liên lạc quan trọng gắn kết các hoạt động của dự án và các bên liên quan vào một tiến trình thời gian.

Ghi lại các hoạt động và sự kiện

Một trong những trở ngại lớn nhất đối với sự thành công của dự án là sự cố thông tin sai khiến việc truyền tải được coi là một bản ghi hoạt động quan trọng – thời gian nó được gửi, nhận và có thể được chuyển đến sau này nếu có vấn đề phát sinh giữa nhà thầu phụ và GC hoặc các bên khác. Các tranh chấp về trách nhiệm pháp lý và pháp lý thường xuyên xảy ra trong lĩnh vực xây dựng và truyền tải, thật không may, lại trở thành trọng tâm trong các bằng chứng và bằng chứng.

Các loại truyền

Trong xây dựng thương mại, người quản lý dự án hoặc người lãnh đạo có thể tận dụng ba loại truyền dẫn trong một dự án. Đầu tiên là yêu cầu cung cấp thông tin, thường được gọi là RFI; sự phục tùng; và một truyền đơn giản. Dưới đây là tổng quan về từng cái:

Nội dung gửi

Bản đệ trình là một tài liệu luôn đi kèm với một hạng mục khác được gửi cho các bên liên quan liên quan đến dự án xây dựng. Các hạng mục liên quan đến đệ trình có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các thiết kế, kế hoạch và vật liệu cho một dự án. Mỗi đệ trình đều tuân theo một quy trình của người gửi và người nhận, vì vậy nó cần được theo dõi (gửi, xem xét, phản hồi và không phản hồi) trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Theo dõi các bài nộp trong cơ sở dữ liệu trung tâm tạo ra môi trường để bạn tìm kiếm tài liệu tham khảo trong tương lai.

Yêu cầu thông tin (RFI)

RFI trong xây dựng thương mại là các tài liệu được phân phối đưa ra các câu hỏi cụ thể và yêu cầu các câu trả lời cụ thể và chi tiết. RFI là phổ biến nếu các thiết kế mà lĩnh vực đang sử dụng để xây dựng thường xuyên lỗi thời vì việc kiểm soát và phân phối phiên bản là thủ công hoặc dựa trên giấy. Ngày nay, các công cụ thiết kế như Autodesk BIM 360 hoặc PlanGrid có thể được tích hợp liền mạch với eSUB tại hiện trường để đảm bảo quản đốc hiện trường và công nhân có dữ liệu thời gian thực ngay tại đầu ngón tay của họ. Nếu bạn đang thực hiện một quy trình thủ công, một cuộc gọi điện thoại hoặc chuyến đi từ văn phòng là cần thiết để giải quyết câu hỏi. Tất nhiên, bạn có thể thấy cơ hội để hợp lý hóa quá trình này.

Chuyển khoản đơn giản

Hơi khó hiểu là việc sử dụng các chất truyền đơn giản như một loại chất truyền dẫn khác. Thông tin truyền tải đơn giản không bao gồm các mục (ví dụ: thiết kế, kế hoạch hoặc vật liệu, v.v.), nhưng là một hình thức liên lạc quan trọng và có thể được theo dõi trong tệp dự án bằng cách sử dụng tích hợp email nếu bạn sử dụng một hệ thống như eSUB. Tuy nhiên, truyền đơn giản không yêu cầu phản hồi từ bên liên quan dự kiến. Ghi lại tất cả các thông tin liên lạc là một giao thức rất quan trọng mà mọi nhà thầu phụ nên sử dụng để bảo vệ mình khỏi các vấn đề trong tương lai nếu chúng phát sinh. Như có câu nói, “bạn cần ghi lại công việc đã thực hiện để được trả tiền.”

Thông báo quan trọng (Kiểm soát phiên bản)

Như đã đề cập ở trên, truyền trong xây dựng thương mại được gửi khi mọi thứ thay đổi. Điều này xảy ra hàng ngày trên nhiều dự án thương mại. Có rất nhiều hoạt động diễn ra nhanh chóng cần được chú ý ngay lập tức để giữ cho dự án và các bên liên quan đúng tiến độ. Vật liệu, bản vẽ, tài liệu, bản thiết kế và một số thứ khác đi kèm với các tệp truyền yêu cầu theo dõi (đã gửi, gửi, xem xét và phản hồi). Duy trì năng suất cao là một thách thức bởi lượng lớn thông tin được truyền giữa văn phòng và hiện trường, đòi hỏi quy trình làm việc do nhà thầu phụ thiết kế, đó là lý do tại sao phần mềm kiểm soát tài liệu dựa trên đám mây do nhà thầu phụ thiết kế là rất quan trọng đối với các nhà thầu thương mại ngày nay. Thông tin được gửi bằng cách sử dụng truyền trong phần mềm giữ tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án trên cùng một trang khi các thay đổi xảy ra và giảm thiểu việc làm lại tốn kém và các rủi ro khác ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Mẹo để chuyển tiền nhanh hơn trong xây dựng

Vậy, làm cách nào để các nhà thầu thương mại có thể đẩy nhanh quá trình truyền tải trên các dự án xây dựng thương mại?

  • Tạo các mẫu chuẩn hóa với thông tin cụ thể mà GC và các các bên liên quan có thể nhanh chóng xem xét, thông báo và phản hồi kịp thời. Nội dung truyền tải phải chứa một danh sách thả xuống đơn giản được tải trước với (ai, cái gì, khi nào, tại sao) thông tin công ty, người gửi, người nhận, thông tin công việc, nhận xét về những gì được đính kèm với nội dung truyền tải.
  • Chi tiết cụ thể và định hướng chi tiết liên quan đến hoạt động cụ thể trong dự án vì các dự án thương mại có thể khá rộng.
  • Dễ dàng truy cập danh sách các bên liên quan có liên quan đến dự án. Bạn đã bao giờ cố gắng cắt và dán địa chỉ email vào email mới trên thiết bị di động của mình chưa? Tìm kiếm địa chỉ liên hệ qua email là một trở ngại đơn giản là làm cho công việc của nhân viên trở nên khó khăn hơn.
  • Sử dụng chương trình phần mềm dựa trên đám mây để tự động hóa quy trình truyền và quản lý tài liệu (gửi, nhận, xem xét và phê duyệt)!
  • Phần mềm được thiết kế để tự động hóa quy trình truyền tải – Phần mềm xây dựng eSUB được thiết kế cho các nhà thầu thương mại để lưu trữ, theo dõi và tự động hóa quy trình truyền tải, đệ trình và RFI. Chương trình có thể giúp nhà thầu thương mại tạo ra các biểu mẫu chuẩn hóa, có thể là chuyển phát, đệ trình, RFI và nhiều biểu mẫu khác dựa trên thông tin hợp đồng được tải trước trong cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Dữ liệu có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào và có sẵn trong thời gian thực.

Sự kết luận

Chuyển tiền như nộp và RFI là các công cụ liên lạc quan trọng để giúp các nhà quản lý dự án xây dựng và công ty của họ giữ các dự án đúng tiến độ. Các tài liệu quan trọng này tuân theo quy trình công việc phản hồi cụ thể dành riêng cho các nhà thầu phụ và các bên liên quan khác của dự án và yêu cầu theo dõi. Nếu một cái gì đó bị bỏ qua, nó có thể khá tốn kém và loại bỏ lợi nhuận hoặc có khả năng gây ra một vụ kiện dọc đường. Vì vậy, tại sao một nhà thầu phụ lại tiếp tục làm những việc theo cách cũ khi sử dụng một giải pháp như eSUB có thể tự động hóa quy trình làm việc, nhiệm vụ và giảm thiểu rủi ro thông qua việc cải thiện kiểm soát tài liệu. Chương trình phần mềm có thể theo dõi phản hồi đối với RFI và Đệ trình và cho người dùng biết về bất kỳ trường hợp nào mà chúng tôi còn tồn tại. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc một cách đáng kinh ngạc và cũng loại bỏ một chiếc bàn chất đống giấy tờ dễ bị thất lạc trong tủ văn phòng. Hãy tưởng tượng sẽ không bao giờ bị mất tệp nữa vì tệp đó được lưu trong tủ hồ sơ ảo được lưu trữ, bảo mật và có thể tìm kiếm được từ bất kỳ thiết bị di động nào.

eSUB cung cấp tủ hồ sơ ảo

Là một doanh nghiệp, theo dõi các khoản truyền của bạn là điều quan trọng hàng đầu. Việc không phản hồi một kênh truyền (ví dụ: submittal hoặc RFI) có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng với bất kỳ dự án xây dựng thương mại nào. Và, những vấn đề này phải được tránh bằng mọi giá. Do đó, bất kỳ nhà thầu chuyên môn hoặc nhà thầu phụ nào không áp dụng công nghệ để thay thế các quy trình thủ công của họ nên xem xét lại trước khi sai lầm tốn kém tiếp theo xảy ra. Chi phí của phần mềm quản lý xây dựng dễ sử dụng và triển khai có thể dễ dàng được bù đắp bằng lợi nhuận tạo ra và giảm thiểu rủi ro đạt được thông qua quy trình theo dõi truyền tải hiệu quả. Bạn cũng sẽ không bao giờ phải tìm kiếm các tài liệu quan trọng liên quan đến một dự án nữa.

Back to top button