Vật tư xây dựng

Ngừng diễn tập chữa cháy – Bí mật để quản lý dự án chủ động

Quản lý dự án trở thành lính cứu hỏa khi nào? Nhiều nhà quản lý dự án nhìn xung quanh những gì họ đang quản lý và tự hỏi điều gì đã xảy ra? Khi nhìn vào kế hoạch dự án và thực tế dự án, có thể cảm thấy như họ dành nhiều thời gian để dập lửa hơn là thực sự xây dựng. Đây là quản lý dự án phản ứng hơn là quản lý dự án chủ động và có thể là một vấn đề lớn khi nói đến quản lý dự án xây dựng .

Lĩnh vực liên lạc văn phòng

Thông tin liên lạc từ văn phòng đến văn phòng là hoàn toàn quan trọng đối với việc xây dựng. Đối với một số công ty, thông tin liên lạc giữa hiện trường và văn phòng bị hạn chế, vì không có cách nào nhanh chóng để có được thông tin giữa hai công ty. Đôi khi những thay đổi được thực hiện trong thiết kế và được giao cho người quản lý dự án, nhưng những thiết kế đó không được giao cho quản đốc, điều này có thể gây ra việc làm lại. Những thay đổi này làm cho dự án tổng thể khó khăn hơn và có thể phản ánh kém về công ty.

Và những vấn đề này không phải là vấn đề vì chúng tôi có công nghệ để liên lạc với hiện trường và văn phòng. Mọi người có điện thoại có cùng bộ nhớ và khả năng xử lý như máy tính trong 90. Có những máy tính bảng có sức mạnh tương đương với máy tính để bàn. Có rất nhiều tùy chọn ngoài đó, thật khó hiểu tại sao giao tiếp giữa hai thứ, rfis và markup, không được chia sẻ dễ dàng hơn.

Đưa ra khỏi Tổ chức

Mọi người trong ngành xây dựng đang nói về các kho chứa dữ liệu . Các silo là những gì ngăn cách trường với văn phòng. Nó không phải là cố ý trong toàn ngành, nó chỉ là những gì xảy ra. Trong hầu hết các doanh nghiệp, có toàn bộ bộ phận mà không biết những gì các bộ phận khác đang làm. Ngay cả khi chúng được cho là làm việc cùng nhau, mọi thứ vẫn bị phân mảnh đến mức thông tin quan trọng lọt qua các vết nứt.

Điều này càng trở nên khó khăn hơn khi dữ liệu trở nên quan trọng hơn. Dữ liệu là đơn đặt hàng thay đổi, rfis, bản vẽ và thiết kế, v.v. Những phần thông tin quan trọng này phải được chia sẻ giữa các phòng ban và giữa các nhóm để xây dựng các dự án tốt hơn.

Rủi ro và Trách nhiệm giải trình

Trong khi sự liên lạc giữa hiện trường và văn phòng, và sự giám sát về lĩnh vực này còn thiếu đối với nhiều công ty và nhiều dự án, thì rủi ro chỉ ngày càng gia tăng. Rủi ro ngày càng tăng đối với các nhà thầu phụ. Tổng thầu đang soạn hợp đồng để chuyển toàn bộ rủi ro từ mình sang cho nhà thầu phụ, ngay cả khi đó không phải là rủi ro mà nhà thầu phụ phải chịu trách nhiệm. Cuối cùng, các nhà thầu phụ đang chiến đấu vì đồng đô la cuối cùng và thua lỗ do vô số đơn đặt hàng thay đổi, sự chậm trễ, thiệt hại thanh lý và các thay đổi không có giấy tờ.

Do cách ghi rủi ro và trách nhiệm giải trình nên khó hơn đối với các nhà thầu phụ. Ghi lại bất kỳ và tất cả công việc đã hoàn thành, và quan trọng hơn, bất kỳ và tất cả công việc chưa hoàn thành có thể giúp giải quyết rủi ro và trách nhiệm giải trình mà các nhà thầu phụ phải đối mặt.

Tác động của rủi ro và trách nhiệm giải trình

Có rất nhiều lĩnh vực rủi ro khác nhau mà các nhà thầu phải nhận thức và thận trọng. Từ rủi ro chuỗi cung ứng và vận hành đến rủi ro môi trường, không phải mọi loại rủi ro đều có thể dễ dàng quản lý. Nhiều loại rủi ro có thể là vấn đề. Các công ty có thể mất hàng nghìn đô la vì những rủi ro không có giấy tờ, và những vấn đề không phải do lỗi của họ, bắt đầu. Đây là lúc ngọn lửa của sự quản lý kém bắt đầu thiêu rụi dự án.

Phá vỡ các silo và giảm rủi ro

Cách duy nhất để có thể quản lý dự án một cách chủ động và giảm thiểu rủi ro đồng thời là phá vỡ các ngăn chứa dữ liệu giữa văn phòng và hiện trường, giữa thiết kế và quản lý dự án, và giữa ước tính và kế toán. Việc chia nhỏ các silo cho phép luồng thông tin tự do giữa các phòng ban khác nhau và giữa các công ty khác nhau trong một dự án. Dòng thông tin tự do đó giúp bạn hoàn thành các dự án về thời gian và ngân sách dễ dàng hơn. Và cách duy nhất để phân tích các silo đó là triển khai một hệ thống hoạt động với các bộ phận khác nhau.

Thông thường, điều này có nghĩa là phải có một hệ thống kết nối phần mềm kế toán, ước tính và thiết kế với quản lý dự án. Bằng cách triển khai một hệ thống tương tự, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án chủ động thay vì dập lửa.

Tìm hiểu thêm về cách bạn có thể ngăn chặn các cuộc diễn tập chữa cháy với Hội thảo trên web theo yêu cầu của chúng tôi .

Back to top button