Construction Project Managerproject managementVật tư xây dựng

Quản lý dự án xây dựng – Hướng dẫn đầy đủ

Chào mừng bạn đến với Hướng dẫn Cơ bản về Quản lý Dự án Xây dựng của chúng tôi! Chúng tôi đã chia hướng dẫn này thành bốn phần riêng biệt sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về quy trình quản lý dự án xây dựng và các phương pháp luận mà một số nhà thầu xây dựng và nhà thầu phụ lớn nhất trên thế giới đang sử dụng để quản lý dự án của họ.

Trong phần một, chúng tôi giới thiệu tổng quan cơ bản về quy trình quản lý xây dựng, xác định các dự án xây dựng theo vòng đời ba giai đoạn. Trong phần hai, chúng ta nói về trách nhiệm của người quản lý dự án trong giai đoạn trước khi xây dựng.

Trong phần ba, chúng ta xem xét các hành động và hoạt động mà các nhà quản lý dự án sử dụng để giữ cho các dự án đi đúng hướng trong giai đoạn xây dựng. Sau đó, trong phần cuối cùng của hướng dẫn này, chúng tôi xem xét các hoạt động quan trọng nhất liên quan đến việc kết thúc hoặc hoàn thành một dự án đã hoàn thành.

Cuối cùng, chúng tôi hy vọng bạn sẽ hiểu thêm nhiều điều về quản lý dự án trong ngành xây dựng.

Phần thứ nhất: Tổng quan về Quản lý dự án xây dựng

Quản lý dự án xây dựng là một nghề phức tạp đòi hỏi sự kết hợp độc đáo giữa các kỹ năng quản lý kỹ thuật và khả năng phối hợp và cộng tác hiệu quả với những người khác. Quản lý dự án hiệu quả là một khía cạnh quan trọng của hiệu suất tổng thể của dự án, vì các nhà quản lý dự án đưa ra hàng trăm quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và ngân sách của dự án. Tìm hiểu cách trở thành nhà quản lý dự án xây dựng.

Subcontractors in a construction project management meeting
Ảnh trên Pixabay

Vai trò của Giám đốc dự án xây dựng

Vai trò của các nhà quản lý dự án trong ngành xây dựng là chịu trách nhiệm hoàn thành từng dự án theo các mục tiêu thực hiện được nêu trong hợp đồng xây dựng. Một giám đốc dự án do tổng thầu thuê sẽ giám sát một dự án xây dựng trong toàn bộ vòng đời của nó.

Người quản lý dự án của các tổ chức thầu phụ đóng vai trò tương tự, ngoại trừ việc họ chỉ chịu trách nhiệm cho một phần của dự án chứ không phải toàn bộ. Các trách nhiệm quản lý chính bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

  • Lập kế hoạch và lập lịch trình xây dựng từ đầu đến cuối

  • Phân bổ nguồn lực hiệu quả trong toàn bộ dự án

  • Quản lý nhân viên và nguồn nhân lực

  • Thiết lập và đo lường các mục tiêu hiệu suất

  • Quản lý ngân sách dự án

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật này, người quản lý dự án có thể hoạt động như một phần của nhóm thiết kế hoặc như một trung tâm giao tiếp cho các bên liên quan khác. Những người quản lý dự án giỏi nhất được phân biệt bởi khả năng giao tiếp hiệu quả, động viên các thành viên trong nhóm và ủy thác nhiệm vụ để họ hoàn thành nhiều hơn.

Trong suốt hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu thêm thông tin về những nhiệm vụ mà người quản lý dự án chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn của vòng đời dự án xây dựng.

Tổng thầu và nhà thầu phụ trong quản lý dự án xây dựng

Trong xây dựng, tổng thầu và thầu phụ có những vai trò khác nhau trong dự án. Tổng thầu luôn ký hợp đồng trực tiếp với chủ dự án, trong khi nhà thầu phụ thường được nhà thầu thuê để giao một phần quy định của hợp đồng xây dựng. Mối quan hệ làm việc giữa tổng thầu và nhà thầu phụ được xác định theo phương thức giao dự án mà chủ đầu tư lựa chọn.

Các tổng thầu luôn nỗ lực tạo dựng uy tín về chất lượng công trình, với hy vọng thu hút thêm nhiều chủ dự án làm việc với mình trong tương lai. Ngược lại, các nhà thầu phụ quan tâm nhiều hơn đến việc phát triển các kết nối có lợi với các nhà thầu có thể dẫn đến các cơ hội làm việc trong tương lai. Các nhà thầu phụ cũng có xu hướng chuyên môn hóa các ngành nghề hoặc hoạt động nhất định, điều này giúp họ dễ dàng ước tính chi phí và lên lịch công việc chính xác.

Bất chấp sự khác biệt của họ, các nhà thầu và “bên phụ” có rất nhiều động cơ và mục tiêu giống nhau khi lập kế hoạch dự án. Cả hai bên cần cung cấp các thông số kỹ thuật được nêu trong hợp đồng của họ và cả hai đều cần phải tuân thủ lịch trình và ngân sách của dự án để thu lợi nhuận. Các nhà thầu phụ, cũng giống như tổng thầu, có nhu cầu lên lịch làm việc hiệu quả, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, kiểm soát chi phí và giám sát năng suất lao động trên công trường.

Xác định Quy trình Quản lý Xây dựng

Trong sách điện tử này, chúng tôi đánh giá vai trò và hoạt động của các nhà quản lý dự án xây dựng trong ba giai đoạn của dự án xây dựng: tiền xây dựng, xây dựng dự án và sau xây dựng. Trong khi các mô hình khác cho vòng đời dự án vẫn tồn tại, chúng tôi thích mô hình này hơn vì mỗi giai đoạn có tương quan chặt chẽ với các loại hoạt động mà người quản lý dự án xây dựng chịu trách nhiệm.

Trong quá trình trước khi xây dựng, các nhà quản lý dự án tập trung vào việc lập kế hoạch toàn diện để đảm bảo rằng các nguồn lực được triển khai và sử dụng hiệu quả nhất có thể. Trong giai đoạn xây dựng, các nhà quản lý dự án tập trung vào việc giám sát các hoạt động trên công trường và kiểm tra việc thực hiện dự án so với các mục tiêu đã nêu. Cuối cùng, trong giai đoạn sau xây dựng, người quản lý dự án đóng vai trò quản trị trong việc hoàn thiện tài liệu dự án, thực hiện các nhiệm vụ để kết thúc dự án và hoàn thiện dữ liệu hiệu suất dự án.

Phần thứ hai: Quản lý dự án xây dựng trong giai đoạn tiền xây dựng

Trong giai đoạn trước khi xây dựng, trọng tâm của quản lý dự án là chuẩn bị một kế hoạch quản lý dự án sẽ xác định cách thức hoàn thành dự án. Trước khi bắt đầu xây dựng, các nhà quản lý dự án dành nhiều thời gian lập kế hoạch và lập lịch trình để đảm bảo rằng tổ chức của họ huy động vốn hiệu quả nhất có thể để hướng tới việc hoàn thành dự án. Giai đoạn tiền xây dựng bắt đầu khi chủ dự án lựa chọn phương thức phân phối.

Phương thức phân phối dự án dành cho người quản lý dự án xây dựng

Việc hoàn thành một dự án xây dựng cần có sự tham gia và hợp tác giữa nhiều bên. Dự án được khởi xướng bởi một chủ dự án. Kiến trúc sư và kỹ sư là cần thiết để quản lý các khía cạnh thẩm mỹ và kỹ thuật của thiết kế tòa nhà. Một tổng thầu được thuê để thực hiện công việc. Tổng thầu thuê một giám đốc dự án xây dựng, người giám sát tiến độ và ngân sách của dự án. Tổng thầu có thể thực hiện một số hoặc tất cả các công việc theo yêu cầu của hợp đồng. Họ cũng có thể thuê các nhà thầu phụ để thực hiện các phần yêu cầu của dự án.

Đối với một dự án nhất định, chủ dự án chọn phương thức phân phối xác định mối quan hệ làm việc giữa các bên liên quan trong dự án. Hầu hết các dự án được hoàn thành bằng một trong bốn phương thức phân phối sau:

Thiết kế-Đấu thầu-Xây dựng – Trong phương thức thiết kế-thầu-xây dựng, quy trình thiết kế và xây dựng hoàn toàn tách biệt. Chủ đầu tư thuê kiến ​​trúc sư thiết kế nhưng không chọn nhà thầu cho đến khi hoàn thành giai đoạn thiết kế. Khi thiết kế đã được hoàn thiện, chủ dự án sẽ nhận thầu từ các nhà thầu cho công việc. Phương pháp này phổ biến vì nó cho phép chủ dự án đưa ra các yêu cầu rất cụ thể của dự án để nhà thầu tham gia đấu thầu. Sau khi đã chọn được nhà thầu, họ có thể thuê một hoặc nhiều công ty thầu phụ để cung cấp các khía cạnh cụ thể của dự án.

Thiết kế xây dựng – Thiết kế-xây dựng là một giải pháp thay thế cho thiết kế-thầu-xây dựng nhằm rút ngắn thời gian hoàn thành dự án bằng cách cùng một bên xử lý các giai đoạn thiết kế và xây dựng. Một nhà thầu thiết kế-xây dựng cung cấp các dịch vụ kiến ​​trúc, kỹ thuật và hợp đồng, đồng thời cũng duy trì mối quan hệ với các nhà thầu phụ có dịch vụ bổ sung cho năng lực của họ. Các chủ dự án có thể thích phương thức phân phối dự án thiết kế-xây dựng vì nó làm giảm thời gian hoàn thành dự án và nó tạo ra một điểm chịu trách nhiệm duy nhất cho toàn bộ dự án.

Phân phối dự án tích hợp (IPD) – Phân phối dự án tích hợp là một mô hình phân phối dự án mới nổi sử dụng cách tiếp cận dựa trên nhóm đối với quá trình thiết kế và xây dựng. Trong mô hình này, các bên làm việc trong dự án tham gia vào một thỏa thuận nhiều bên và hợp tác làm việc trong toàn bộ quá trình thiết kế và xây dựng. Thỏa thuận nhiều bên điều chỉnh các ưu đãi của tất cả các bên, đưa ra các ưu đãi dựa trên kết quả hoạt động của dự án. Sự hợp tác chặt chẽ giữa kiến ​​trúc sư, kỹ sư xây dựng, nhà tư vấn kỹ thuật, nhà thầu MEP và người quản lý dự án giúp giảm thiểu lãng phí trong suốt quá trình và khuyến khích mỗi người đóng góp nhìn xa hơn vai trò của chính họ và tập trung vào việc tối đa hóa kết quả dự án cho cả nhóm.

Chuyển dạ kết hợp (ILD) – Chuyển giao lao động tổng hợp là một phân phối dự án sáng tạo phương pháp xây dựng trên khuôn khổ IPD, tích hợp các khái niệm từ xây dựng tinh gọn và Viện Thiết kế Xây dựng Hoa Kỳ. Trong khuôn khổ ILD, các tổ chức thầu phụ tham gia vào quá trình lập kế hoạch, ngân sách và lịch trình của dự án. Các nhà thầu phụ cũng có thể được bao gồm trong thỏa thuận nhiều bên ban đầu như một phương tiện để buộc họ phải chịu trách nhiệm về việc giao lao động và chia sẻ rủi ro và phần thưởng của dự án.

Các nhà thầu phụ có thể tham gia vào các dự án theo những cách rất khác nhau tùy thuộc vào mô hình giao hàng. Trong hợp đồng thiết kế-thầu-xây dựng, các nhà thầu phụ đóng một vai trò tương đối hẹp trong việc giao dự án vì họ được đưa vào sau giai đoạn thiết kế và trả một khoản phí để cung cấp nhân công. Trong mô hình ILD, các nhà thầu phụ tham gia rất nhiều vào từng giai đoạn của quá trình xây dựng từ lập kế hoạch đến xây dựng và giao hàng.

Construction Project Management Planning
Ảnh của rawpixel trên Pexels

Lập kế hoạch quản lý dự án

Sau khi nhà thầu hoặc nhà thầu phụ đã được ủy quyền, người quản lý dự án xây dựng nên bắt đầu phát triển kế hoạch quản lý dự án mô tả cách dự án sẽ được quản lý. Một kế hoạch quản lý dự án xây dựng cần phải bao gồm ít nhất 12 các mục được liệt kê bên dưới:

  1. Phạm vi của dự án – Người quản lý dự án nên xác định rõ phạm vi của dự án và những dịch vụ hoặc sản phẩm nào được cung cấp.
  2. Các yếu tố thành công quan trọng – Người quản lý dự án nên tạo ra một định nghĩa về thành công cho dự án. Điều này có thể liên quan đến hiệu suất so với ngân sách hoặc thời hạn hoặc các chỉ số hiệu suất khác của dự án.
  3. Dự án có thể bàn giao – Người quản lý dự án nên tạo một danh sách chia thành từng mục gồm các sản phẩm riêng lẻ cho dự án.
  4. Cấu trúc phân chia công việc – Người quản lý dự án nên chia dự án thành một danh sách các hoạt động có thể được quản lý trên cơ sở từng nhiệm vụ.
  5. Lịch trình – Công việc dự án hầu như luôn được định hướng xung quanh thời hạn, vì dự án chủ sở hữu thường muốn sử dụng tòa nhà cho mục đích kinh doanh. Người quản lý dự án thiết lập và duy trì tiến độ dự án để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Người quản lý dự án sử dụng các loại công cụ đồ họa khác nhau để trực quan hóa và quản lý tiến độ dự án.
  6. Ngân sách – Người quản lý dự án nên tạo ra một ngân sách toàn diện cho dự án tính đến chi phí của mọi hoạt động trong cơ cấu phân chia công việc, bao gồm cả chi phí vật liệu và nhân công.
  7. Phẩm chất – Các nhà quản lý dự án nên xác định các tiêu chuẩn chất lượng sẽ áp dụng cho từng dự án riêng lẻ, phát triển chiến lược đo lường chất lượng của dự án và cộng tác với nhóm giao dự án để đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra.
  8. Kế hoạch nguồn nhân lực – Các công ty xây dựng và nhà thầu phụ của Mỹ hiện đang phải đối mặt với tình trạng thiếu công nhân thương mại có tay nghề cao. Người quản lý dự án phải xác định nguồn nhân lực cần thiết cho dự án và xác định chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phát triển và quản lý tất cả các thành viên của nhóm thực hiện dự án.
  9. Danh sách các bên liên quan – Danh sách các bên liên quan chỉ đơn giản là liệt kê tất cả các bên liên quan của dự án và mô tả mối quan tâm và mối quan tâm của họ đối với dự án.
  10. Truyền thông – Người quản lý dự án nên xác định một kế hoạch truyền thông cho dự án thiết lập các phương thức giao tiếp giữa tất cả các bên liên quan và lịch trình cho các thông tin liên lạc chính thức về dự án.
  11. Đánh giá rủi ro – Các nhà quản lý dự án cần phải giải quyết rủi ro liên tục trong suốt vòng đời của dự án. Đánh giá rủi ro ban đầu cần xác định các nguồn rủi ro tiềm ẩn đối với dự án và xác định chúng cùng với xác suất, tác động, mức độ ưu tiên và các yếu tố kích hoạt của chúng. Các nhà quản lý dự án hiệu quả chuẩn bị các kế hoạch dự phòng để có thể nhanh chóng thực hiện khi các rủi ro dự đoán thành hiện thực.
  12. Kế hoạch mua sắm – Kế hoạch mua sắm xác định những nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nào phải có nguồn gốc từ các nhà cung cấp bên ngoài, quy trình mua sắm sẽ hoạt động như thế nào và cách các nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ được quản lý trong suốt dự án.

Mỗi người trong số này 12 hạng mục đóng một vai trò quan trọng trong thành công chung của dự án, nhưng mục tiêu cuối cùng của các nhà quản lý dự án xây dựng là hoàn thành dự án đúng thời hạn và trên ngân sách để đảm bảo lợi nhuận cho tổ chức của họ hoặc toàn bộ nhóm phân phối dự án tích hợp.

Phương pháp lập lịch dự án

Một lịch trình dự án chi tiết bao gồm cả những nhiệm vụ nhỏ nhất trên công trường giúp đảm bảo rằng dự án đáp ứng thời hạn cuối cùng của nó. Lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án điều phối sự hiện diện của các nhà thầu phụ khác nhau và thứ tự các hoạt động trên công trường để tối đa hóa năng suất lao động. Người quản lý dự án sử dụng một số kỹ thuật để xây dựng lịch trình xây dựng phức tạp giúp thúc đẩy kết quả.

Biểu đồ Gantt cung cấp một cách đơn giản để trình bày nhiều thông tin về cách một dự án được lên lịch. Biểu đồ Gantt là một biểu đồ đơn giản với lịch trên một trục và danh sách các nhiệm vụ của dự án trên trục thứ hai. Các thanh trên biểu đồ thể hiện thời lượng của từng nhiệm vụ trong lịch dự án. Trong nháy mắt, bạn có thể dễ dàng thấy khi nào dự án bắt đầu và kết thúc, những nhiệm vụ nào được xác định trong bảng phân tích công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian của từng nhiệm vụ và những nhiệm vụ nào trùng lặp với nhau.

Lập lịch đường dẫn quan trọng được thực hiện bằng cách xác định khoảng thời gian dài nhất của các hoạt động phụ thuộc trong cấu trúc phân tích công việc và xác định thời gian tổng thể của dự án. Người quản lý dự án phải xác định trình tự công việc cần thiết cho dự án và tất cả các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động. Lập lịch trình quan trọng xác định thời gian ngắn nhất có thể để hoàn thành dự án và tổ chức các hoạt động xung quanh việc hoàn thành dự án càng nhanh càng tốt.

Dòng số dư là một phương pháp lập kế hoạch dự án hữu ích cho các tổ chức thầu phụ thực hiện các nhiệm vụ lao động lặp đi lặp lại. Người quản lý dự án thiết lập các mục tiêu thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ và so sánh tiến độ thực tế với các mục tiêu trên cơ sở liên tục. Một sơ đồ được tạo đại diện cho lịch trình làm việc dự kiến ​​dưới dạng một đường đơn trên biểu đồ. Khi dự án tiến triển, người quản lý dự án vẽ biểu đồ tiến độ trên cùng một biểu đồ và hai đường có thể được so sánh với nhau. Điều này giúp dễ dàng hình dung hiệu suất so với mục tiêu, xác định các tác động tiếp theo của sự chậm trễ và dự báo hiệu suất trong tương lai.

Q Lập lịch có nghĩa là lập lịch định lượng. Mỗi nhiệm vụ trong cấu trúc phân tích công việc được thể hiện trên lịch trình Q cùng với vị trí của nhiệm vụ trên vị trí công việc. Mục tiêu chính của lập lịch Q là đảm bảo rằng không có sự can thiệp giữa các hoạt động trên vị trí việc làm bằng cách lên lịch cho từng nhiệm vụ tại một thời điểm cho mỗi vị trí. Lập lịch Q ngày càng phổ biến vì nó cung cấp mức độ kiểm soát chi tiết cao đối với tiến độ dự án.

Lập ngân sách và ước tính chi phí cho dự án xây dựng của bạn

Nhiệm vụ khó khăn nhất của người quản lý dự án xây dựng là thiết lập ngân sách dự án vì nó phải được thực hiện trước khi công việc có thể được bắt đầu. Để đảm bảo rằng các hạng mục chính xác được bao gồm trong ngân sách, nó nên được tạo sau khi xác định phạm vi công việc rõ ràng cho dự án và tạo cấu trúc phân tích công việc mô tả rõ ràng mọi nhiệm vụ phải hoàn thành để chuyển giao dự án. Ngân sách dự án nên dự phòng cho ít nhất các hạng mục chi phí sau:

  1. Nhân công – Chi phí lao động có thể được lấy từ dữ liệu lịch sử, tỷ giá thị trường hiện tại, tỷ giá công đoàn hoặc ước tính sách hướng dẫn.
  2. Vật liệu – Các nhà quản lý dự án triển khai và thực hiện theo chiến lược mua sắm để có được giá và giá trị tốt nhất cho các vật liệu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của dự án.
  3. Thiết bị – Nếu nhà thầu cần mua hoặc thuê thiết bị cho một dự án, chi phí thiết bị (bao gồm cả hao mòn) nên được đưa vào ngân sách dự án.
  4. Nhà thầu phụ – Nếu nhà thầu có kế hoạch thầu phụ thực hiện một số công việc giao dự án, thì khoản đó phải được đưa vào ngân sách dự án.
  5. Quân nhu – Vật liệu được sử dụng để xây dựng công trình, vật tư được sử dụng để duy trì hoạt động của công trình. Nguồn cung cấp bao gồm những thứ như xăng cho xe cộ, dầu để bảo dưỡng thiết bị, v.v.
  6. Điều kiện chung – Bao gồm các hạng mục như nhân viên quản lý dự án, điện thoại, giấy phép, phí, vệ sinh và các nguồn chi phí gián tiếp khác liên quan đến dự án.
  7. Lợi nhuận – Các nhà thầu và nhà thầu phụ muốn nhiều hơn là chỉ đơn giản trang trải chi phí của họ – họ muốn tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận phải được tính toán và đưa vào kế hoạch ngân sách và người quản lý dự án phải liên tục theo dõi và tìm cách tối ưu hóa lợi nhuận dự báo của dự án.
  8. Thuế – Các nhà thầu và nhà thầu phụ có trách nhiệm nộp thuế tiểu bang và liên bang đối với lợi nhuận hoạt động của họ mỗi năm. Khi chuẩn bị ngân sách hoặc dự toán cho dự án, các nhà quản lý dự án phải luôn lưu ý rằng một phần lợi nhuận sẽ được sử dụng để đáp ứng các nghĩa vụ thuế của công ty họ.
Reasons to Use Best of Breed Mechanical Contractor Software
Ảnh được cung cấp bởi Pixabay trên Pexels

Vai trò của CPM trong thiết kế dự án

Vai trò của các nhà quản lý dự án trong thiết kế dự án phụ thuộc nhiều vào phương pháp phân phối dự án. Trong một dự án thiết kế-thầu-xây dựng mà thiết kế và xây dựng được thực hiện riêng lẻ, người quản lý dự án không được tham gia dự án cho đến khi thiết kế đã được hoàn thành. Ngược lại, phương pháp phân công lao động tích hợp có các nhà quản lý dự án làm việc trong các nhóm dự án hợp tác với các kiến ​​trúc sư, kỹ sư và nhà thầu phụ. Trong trường hợp này, các nhà quản lý dự án có thể tham gia đáng kể vào việc giám sát giai đoạn thiết kế và phối hợp với các kỹ sư và kiến ​​trúc sư để đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật của dự án được thỏa mãn.

Phần thứ ba: Quản lý dự án xây dựng trong giai đoạn xây dựng

Các nhà quản lý dự án xây dựng lãnh đạo và tham gia vào việc lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động trong giai đoạn trước khi xây dựng. Trong giai đoạn xây dựng, người quản lý dự án dành ít thời gian hơn để tạo ra các kế hoạch mới và tương đối nhiều thời gian hơn để giám sát tiến độ trên công trường, đo lường tiến độ của dự án liên quan đến các mục tiêu đã xác định và làm việc để đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời hạn. -ngân sách.

Giai đoạn xây dựng là nơi dành phần lớn ngân sách và tiến độ của dự án. Giai đoạn trước khi xây dựng, trong đó các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch và lập lịch trình cho dự án một cách kỹ lưỡng, thường chỉ tiêu tốn 7 – 12% trên tổng số ngân sách dự án, trong khi giai đoạn xây dựng tự chiếm 90%. Các nhà quản lý dự án xây dựng có tay nghề cao lập kế hoạch kỹ lưỡng trong giai đoạn trước khi xây dựng để đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng tối ưu trong giai đoạn xây dựng của dự án.

Khi giai đoạn xây dựng bắt đầu và các nhà quản lý dự án bắt đầu tập trung hơn vào các nhiệm vụ giám sát tiến độ và quản lý hàng ngày, các hoạt động lập kế hoạch và quản lý rủi ro vẫn nên được chú trọng. Các nhà quản lý dự án luôn cần xác định các nguồn rủi ro và phát triển các kế hoạch dự phòng để bảo vệ tiến độ và ngân sách của dự án. Ngoài việc lập kế hoạch liên tục và quản lý rủi ro, có năm hoạt động chính mà các nhà quản lý dự án cần tập trung trong giai đoạn xây dựng.

1. Quản lý mua sắm trong giai đoạn xây dựng

Các nhà quản lý dự án xây dựng chịu trách nhiệm tổ chức mua sắm vật tư cho công trình, cũng như đưa vật tư đến công trình theo đúng tiến độ của dự án. Người quản lý dự án phải mua vật liệu đáp ứng các thông số kỹ thuật cho từng khía cạnh của dự án theo thỏa thuận của kiến ​​trúc sư và nhà thiết kế trong quá trình đệ trình.

Việc mua sắm và xử lý vật liệu hiệu quả có tác động đáng kể đến kết quả của dự án. Đội ngũ lao động trên công trường phải được tiếp cận với các vật liệu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của họ theo tiến độ dự án, nếu không, dự án sẽ bị chậm tiến độ do năng suất của công nhân kém. Người quản lý dự án phải thương lượng khéo léo và lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận để có được mức giá tốt nhất cho vật liệu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của dự án, đảm bảo rằng công việc có thể hoàn thành để thu lợi nhuận.

Các nhà quản lý dự án xây dựng có thể sử dụng một số chiến lược khác nhau để chọn nhà cung cấp và điều phối vật liệu đến địa điểm làm việc. Người quản lý dự án có thể đưa ra một RFQ (yêu cầu báo giá) cho một số nhà cung cấp khác nhau, yêu cầu họ gửi báo giá cho một số lượng và chất lượng cụ thể của vật liệu.

Họ có thể đánh giá các nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí, bao gồm chi phí, chất lượng, rủi ro, sự ổn định tài chính, đặc điểm dịch vụ và các lựa chọn thanh toán. Họ cũng có thể duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp đã đã từng đáp ứng nhu cầu của họ trong quá khứ hoặc họ có thể được hợp đồng xây dựng yêu cầu giao dịch với một nhà cung cấp cụ thể cho các hạng mục cụ thể.

Các nhà quản lý dự án xây dựng cũng phải phát triển một chiến lược để đảm bảo rằng vật liệu có sẵn trên công trường khi được yêu cầu. Nếu tất cả các vật liệu được chuyển đến công trường khi bắt đầu xây dựng, chúng có thể chiếm quá nhiều không gian. Nhiều tổ chức thầu phụ yêu cầu nhà cung cấp vật liệu của họ vận chuyển vật liệu xây dựng đến một địa điểm kho hàng riêng gần địa điểm làm việc. Tại đây, các nguyên vật liệu được sắp xếp và vận chuyển đến địa điểm làm việc theo những gì cần thiết trong ngày hôm đó. Duy trì một kho nguyên vật liệu gần nơi làm việc giúp dễ dàng đảm bảo rằng các nguyên vật liệu cần thiết được vận chuyển đến địa điểm làm việc mỗi ngày.

Construction Site
Ảnh trên Pexels

2. Quản lý Thay đổi trong Giai đoạn Xây dựng

Nếu giai đoạn trước khi xây dựng đã được hoàn thành một cách triệt để thì trong giai đoạn xây dựng sẽ không cần phải lập các kế hoạch xây dựng mới. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp chủ dự án yêu cầu thay đổi hoặc khi phát sinh các trường hợp bất khả kháng buộc phải thay đổi thiết kế dự án ban đầu. trong giai đoạn trước khi xây dựng và dự án xây dựng, và đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý cũng như các giấy phép cần thiết có được trước khi công việc bắt đầu.

Các thay đổi có thể do nhà thiết kế, nhà thầu, kỹ sư hoặc chủ dự án chỉ đạo. Khi công việc bắt đầu, sẽ là lý tưởng nếu thiết kế dự án có thể được thực hiện như đấu thầu, với bất kỳ thay đổi nào được yêu cầu đến trực tiếp từ chủ dự án. Người quản lý dự án phải thực hiện quy trình kiểm soát thay đổi để quản lý quá trình thay đổi thiết kế, đảm bảo rằng mọi thay đổi thiết kế đều được xem xét về các yêu cầu an toàn và hiệu suất, đồng thời đảm bảo rằng các thay đổi được lập hóa đơn phù hợp cho khách hàng.

Các nhà quản lý dự án xây dựng đang ngày càng áp dụng phần mềm quản lý và theo dõi đơn hàng thay đổi để đảm bảo rằng các thay đổi được lập hóa đơn chính xác cho khách hàng và được thực hiện trên trang web việc làm. Lệnh thay đổi điện tử mô tả sự thay đổi đang được yêu cầu, người yêu cầu thay đổi và lý do thay đổi, nhưng các nhà quản lý dự án vẫn chịu trách nhiệm đánh giá và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự thay đổi, đánh giá xem liệu sự thay đổi có thể gây ra bất kỳ hậu quả nào khác hay không và cuối cùng chấp thuận hoặc từ chối thay đổi được đề xuất.

Các nhóm dự án phải hợp tác để xác định chi phí so với giá trị của những thay đổi tiềm năng và mọi thay đổi mới sẽ được thực hiện phải được tất cả các bên liên quan của dự án xác định rõ ràng và đồng ý khi cần thiết.

3. Theo dõi công việc trên công trường

Người quản lý dự án xây dựng đóng vai trò chủ đạo trong việc quản lý lao động trên công trường. Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm trực tiếp để giữ cho dự án đúng tiến độ, một mục tiêu chỉ có thể đạt được bằng cách tối đa hóa năng suất lao động trong suốt giai đoạn xây dựng.

Người quản lý dự án xây dựng phải thu thập thông tin từ công trường để giám sát hiệu quả năng suất lao động và đảm bảo rằng công việc diễn ra đúng tiến độ. Điều này đòi hỏi một luồng thông tin nhất quán và thường xuyên từ địa điểm việc làm, thường ở dạng nhật ký công việc và báo cáo hoạt động hàng ngày. Báo cáo xây dựng hàng ngày phải luôn bao gồm:

  • Mô tả thời tiết trong ngày

  • Ai đã có mặt trên địa điểm làm việc và lĩnh vực nào của địa điểm làm việc mà họ đang hoạt động

  • Mô tả công việc đã hoàn thành

  • Số lượng vật liệu được sử dụng bởi công nhân trên công trường ngày hôm đó

  • Hồ sơ về các nhà thầu phụ đã có mặt trên công trường

  • Số giờ làm việc của các đội và cá nhân, bao gồm cả thời gian nghỉ giải lao và mất thời gian

  • Mô tả về những thiết bị được sử dụng bởi công nhân

  • Thông tin về mọi sự chậm trễ sắp tới có thể ảnh hưởng đến năng suất

  • Bất kỳ sự kiện quan trọng nào đã xảy ra trên hoặc xung quanh địa điểm việc làm

  • Bất kỳ khách truy cập nào vào trang web việc làm đều phải được ghi lại

  • Ghi lại bất kỳ cuộc thảo luận hoặc đào tạo về an toàn nào đã được cung cấp

  • Ghi lại bất kỳ trường hợp nào đã xảy ra và kết quả

  • Ghi lại kết quả chuyến thăm từ bất kỳ cơ quan pháp luật nào (thanh tra hiện trường, cảnh sát, v.v.)

  • Chữ ký của giám đốc dự án (hoặc người là tác giả của báo cáo)

Các nhà quản lý dự án phụ thuộc vào các đồng nghiệp của họ trong lĩnh vực này để có được nguồn cung cấp thông tin chính xác nhất quán có thể được sử dụng để quản lý hiệu quả năng suất lao động trên công trường. Phần mềm quản lý dự án xây dựng eSUB giúp hợp lý hóa quy trình giao tiếp giữa văn phòng và hiện trường, giúp đảm bảo rằng các báo cáo hàng ngày được gửi nhất quán và người quản lý dự án có thể hành động nhanh chóng để giảm thiểu sự chậm trễ.

4. Giám sát kiểm soát chi phí trong giai đoạn xây dựng

Nếu tiến độ dự án là mối quan tâm số một của người quản lý dự án trong giai đoạn xây dựng, thì việc kiểm soát chi phí chắc chắn chỉ là mối quan tâm thứ hai. Kiểm soát chi phí đơn giản có nghĩa là đảm bảo rằng dự án được phân phối trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.

Cũng giống như các nhà quản lý dự án cố gắng giảm nhu cầu thay đổi thông qua lập kế hoạch dự án toàn diện, phần lớn các hoạt động kiểm soát chi phí xảy ra trong quá trình lập kế hoạch. Lên đến 80% chi phí dự án được quyết định bởi các quyết định được đưa ra trong quá trình thiết kế, trong khi chỉ 20% chi phí được xác định trong quá trình xây dựng. Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án phải thực hiện việc quản lý ngân sách dự án bằng cách đánh giá mức độ hoàn thành công việc (tích lũy chi phí) so với kế hoạch dòng tiền (vốn sẵn có) để đảm bảo rằng dự án vẫn khả thi và sinh lời.

Các nhà quản lý dự án xây dựng nên cố gắng duy trì một kế hoạch chi phí cập nhật trong đó có ước tính mới nhất về chi phí dự án cuối cùng và về dòng tiền trong tương lai. Chủ dự án và các bên liên quan khác phải nhận được báo cáo ngân sách thường xuyên mô tả tình hình chi phí hiện tại liên quan đến dự án. Người quản lý dự án cũng có thể sử dụng các phương pháp đồ họa để mô tả trực quan hiệu suất chi phí của dự án so với ngân sách dự đoán.

Người quản lý dự án dựa vào các báo cáo hàng ngày từ địa điểm làm việc để đánh giá tiến độ hiện tại của công việc, xác định tổng chi phí dựa trên báo cáo sử dụng lao động và nguyên vật liệu, đồng thời so sánh những số liệu đó với lịch trình và dự kiến ​​chi phí ban đầu của họ.

5. Kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ cho xây dựng

Giai đoạn trước khi xây dựng đã tạo ra một lượng lớn tài liệu, nhưng các nhà quản lý dự án xây dựng vẫn chịu trách nhiệm duy trì hệ thống kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ trong quá trình xây dựng.

Trong giai đoạn trước khi xây dựng, người quản lý dự án cộng tác với nhóm phân phối dự án để tạo và cung cấp một bản thiết kế và tiến độ dự án hoàn chỉnh. Tại đây, họ chịu trách nhiệm quản lý bản đệ trình, bản vẽ kiến ​​trúc, thông số kỹ thuật và các dữ liệu khác, đồng thời biên soạn chúng thành sổ tay dự án. Tuy nhiên, khi giai đoạn xây dựng bắt đầu, người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý các loại tài liệu bổ sung, chẳng hạn như:

Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) – Nếu công nhân không rõ cách thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, họ có thể gửi RFI để yêu cầu thêm thông tin, chẳng hạn như bản sao của bản vẽ hoặc tài liệu nộp hồ sơ. Người quản lý dự án phải luôn cẩn thận cung cấp thông tin phù hợp từ phiên bản chính xác của các kế hoạch khi phản hồi các RFI, vì lỗi trong giao tiếp ở đây thường xuyên có thể dẫn đến việc làm lại tốn kém.

Báo cáo hàng ngày xây dựng – Các báo cáo xây dựng hàng ngày cần được xem xét thường xuyên để xác minh rằng dự án đang tiến triển thuận lợi, nhưng chúng cũng thường là loại bằng chứng quan trọng nhất được sử dụng để tranh chấp hợp đồng xây dựng. Các báo cáo hàng ngày về xây dựng có thể được sử dụng trong nhiều năm trong tương lai để chứng minh thời gian và cách thức hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trên công trường, vì vậy điều quan trọng là các nhà thầu phụ phải ghi chép chính xác chúng.

Thay đổi thứ tự – Mọi lệnh thay đổi phải tuân theo quy trình kiểm soát thay đổi và được nộp ở nơi an toàn để tham khảo sau này. Nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây của eSUB hoạt động như một giải pháp lưu trữ tài liệu cho các nhà thầu phụ, đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ an toàn và các phiên bản mới nhất đều có thể truy cập được cho tất cả các bên liên quan của dự án.

Phần thứ tư: Quản lý dự án xây dựng trong giai đoạn sau xây dựng

Sau khi hoàn thành xây dựng, giai đoạn cuối cùng của dự án được gọi là hậu xây dựng. Tại đây, các nhà quản lý dự án đảm nhận vai trò quản trị và làm việc để hoàn thiện dự án trên tất cả các khía cạnh của nó.

Kết thúc một dự án đã hoàn thành

Khi một dự án xây dựng cuối cùng đã hoàn thành, việc hoàn thành dự án phải được người quản lý dự án ghi lại. Người quản lý dự án cần xác minh rằng tất cả các nhiệm vụ được xác định trong cấu trúc phân tích công việc đã được hoàn thành theo các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định trong kế hoạch quản lý dự án ban đầu. Cũng nên xem xét bất kỳ đơn đặt hàng thay đổi nào đã được gửi để xác minh rằng các thay đổi đã được hoàn thành như đã chỉ định và chúng được phản ánh trong hóa đơn và chứng từ ngân sách.

Từ góc độ kế toán, kết thúc dự án có nghĩa là hoàn thành kế toán cho dự án, đảm bảo rằng tất cả các nhà thầu phụ, nhà cung cấp và nhà cung cấp đã được thanh toán và chuẩn bị báo cáo về hiệu quả tài chính của dự án.

Thực hiện Chiến lược Bàn giao

Chiến lược bàn giao chỉ đơn giản là quá trình chuyển tòa nhà đã hoàn thành và địa điểm làm việc khỏi sự kiểm soát của nhà thầu và vào tay của chủ dự án. Chủ dự án nên được phỏng vấn để xác minh sự hài lòng của họ đối với công trình đã hoàn thành và cần hoàn thành đợt kiểm tra cuối cùng của dự án để đảm bảo rằng tòa nhà đáp ứng các thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

Là một phần của chiến lược bàn giao, chủ dự án phải được cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết để vận hành tòa nhà. Điều này bao gồm những thứ như sơ đồ tòa nhà, hướng dẫn sử dụng chủ sở hữu / người điều hành cho các thành phần của tòa nhà và hướng dẫn quản lý các tiện ích tòa nhà và các tính năng khác. Sau khi chủ dự án cho rằng tòa nhà có người sử dụng, thời gian bảo hành có thể bắt đầu trong thời gian đó nhà thầu vẫn phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ lỗi nào của công trình.

Xem lại công việc của bạn và nỗ lực cải tiến liên tục

Quản lý dự án trong ngành xây dựng nên kết thúc mọi dự án với đánh giá về hiệu suất của chính họ và phân tích khách quan về cách họ có thể cải thiện công việc của mình cho các dự án trong tương lai.

Một số nhà quản lý dự án đặc biệt xuất sắc trong việc cộng tác với những người khác trong giai đoạn lập kế hoạch nhưng lại có ít chuyên môn hơn trong việc kiểm soát chi phí giai đoạn xây dựng và giám sát tiến độ. Các nhà quản lý dự án khác rất đặc biệt trong việc quản lý nhiệm vụ nhưng không phải lúc nào cũng hợp tác tốt. Dù chuyên môn của bạn là gì, bạn nên phát triển cách làm việc nhấn mạnh điểm mạnh của bạn trong khi liên tục cải thiện điểm yếu của bạn. Các nhà quản lý dự án xuất sắc học được những bài học về thành công và thất bại và không ngừng nỗ lực để cải thiện công việc dự án của họ.

Đánh giá Kết quả và Hiệu suất Dự án

Ngoài việc xem xét hiệu suất cá nhân, người quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm về kết quả và hiệu suất tổng thể của dự án. Người quản lý dự án có thể quay lại kế hoạch quản lý dự án và hỏi xem liệu các yếu tố thành công quan trọng đã được thực hiện chưa, hoặc liệu dự án có đạt được kết quả dự kiến ​​hoặc mong muốn về lợi nhuận, thời hạn hoàn thành, sản xuất công việc có chất lượng hay không, v.v.

Đây cũng là nơi các nhà quản lý dự án có thể cố gắng tương quan một số quyết định quản lý dự án của họ với kết quả dự án để xác định chiến lược nào hiệu quả và chiến lược nào không. Việc phân tích hoạt động của các bên khác cũng có thể hữu ích để xác định xem liệu việc tìm kiếm mối quan hệ đối tác liên tục với các bên liên quan khác của dự án có thể có hiệu quả hay không. Kết thúc dự án là thời điểm thích hợp để tăng cường mối quan hệ với các đối tác tiềm năng trong ngành trên cơ sở hoàn thành tốt công việc.

Xử lý hồ sơ dự án

Một dự án xây dựng tạo ra một lượng lớn tài liệu trong tất cả các giai đoạn thiết kế, xây dựng và hoàn thiện. Khi dự án hoàn thành, sẽ là một sai lầm lớn nếu bạn chỉ cần ném tất cả những tài liệu đó vào thùng rác hoặc để chúng đi nơi chúng sẽ không bao giờ được nhìn thấy nữa. Nếu chủ dự án đưa ra khiếu nại pháp lý chống lại nhà thầu hoặc nhà thầu phụ do công trình xây dựng bị lỗi hoặc sơ suất, thì hồ sơ dự án sẽ đóng vai trò là nguồn bằng chứng quan trọng.

Các nhà thầu phụ nên giữ lại các tệp dự án của họ trong bao lâu? Câu trả lời phụ thuộc vào các luật cụ thể tại khu vực tài phán nơi công việc được thực hiện. Một số tiểu bang có thời hạn nộp đơn kiện, một loại luật được gọi là thời hiệu. Những người khác có các trạng thái tái định cư, nhằm bảo vệ các kiến ​​trúc sư và kỹ sư khỏi các trách nhiệm pháp lý vô hạn bằng cách đặt ra thời hạn cho chủ sở hữu dự án để thực hiện các hành động chống lại các nhà xây dựng.

Cách an toàn và tiết kiệm chi phí nhất để các nhà xây dựng lưu giữ các tệp dự án của họ là thông qua hệ thống lưu trữ tệp điện tử. Nền tảng quản lý dự án xây dựng của eSUB giúp các tổ chức dễ dàng lưu trữ và quản lý các tệp dự án. Ngoài việc bảo vệ chống lại các vụ kiện tụng, các tệp dự án có thể được sử dụng để thông báo các ước tính trong tương lai và các hoạt động chi phí công việc và như một nguồn dữ liệu hiệu suất có giá trị cho các hoạt động mà các nhà xây dựng đã thực hiện trên địa điểm việc làm.

Bản tóm tắt

Người quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của từng giai đoạn trong vòng đời của dự án xây dựng. Thông qua sự kết hợp của các hoạt động lập kế hoạch, giám sát và quản trị, người quản lý dự án thực hiện quyền kiểm soát đối với vòng đời của dự án và làm việc để đáp ứng các yếu tố thành công quan trọng của họ và mang lại lợi nhuận cho chủ nhân cũng như kết quả cho chủ dự án.

Các nhà quản lý dự án nhà thầu phụ có thể hưởng lợi từ nền tảng được xây dựng có mục đích của eSUB để quản lý dự án xây dựng. Với eSUB, các nhà thầu phụ có quyền truy cập vào một bộ công cụ giúp dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ trên địa điểm công việc, chia sẻ và quản lý tài liệu dự án, giao tiếp với các bên liên quan và duy trì một kho lưu trữ các tệp dự án có thể được sử dụng cho chi phí công việc hoặc để bảo vệ chống lại kiện tụng.

Xem bản demo trực tiếp của eSUB để tìm hiểu thêm về cách nền tảng của chúng tôi có thể giúp bạn quản lý dự án tiếp theo của mình thành công.

Back to top button