Vật tư xây dựng

RFI và RFP: Sự khác biệt là gì?

Nếu bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực xây dựng, có thể bạn đã gặp phải khoảnh khắc RFP và RFI . RFI, hoặc yêu cầu cung cấp thông tin, là tài liệu sơ bộ để lấy thông tin chung từ các nhà cung cấp tiềm năng, trong khi RFP, hoặc yêu cầu đề xuất, là tài liệu mà công ty yêu cầu từ các nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về các dịch vụ và chi phí cho một dịch vụ cụ thể. Mặc dù chúng có nhiều điểm giống nhau, nhưng RFP và RFI có những tình huống khác nhau rõ ràng mà chúng nên được sử dụng trong. Nhưng làm thế nào để bạn biết cách sử dụng RFP so với RFI?

request for information vs request for proposal
Ảnh của Anamul Rezwan trên Pexels

Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI)

RFI là một yêu cầu chính thức về thông tin chung từ các nhà cung cấp tiềm năng. RFI hữu ích để thu thập thông tin hoặc đặt những câu hỏi chung chung và thường đơn giản hơn RFP. RFI là tài liệu tìm hiểu thực tế đưa ra các câu hỏi mở để cho phép nhà cung cấp giải thích đầy đủ các dịch vụ của họ. Nhà cung cấp thường sẽ giải thích vị trí của họ trên thị trường, cách họ cấp phép cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình và chi phí dự kiến ​​từ dịch vụ của họ. Một RFI điển hình sẽ nêu những thách thức chung của doanh nghiệp và mang đến cho các nhà cung cấp cơ hội giải thích các dịch vụ của họ với phạm vi rộng. RFI được sử dụng để “kiểm tra vùng nước” với các nhà cung cấp tiềm năng và không phải là lời hứa về kinh doanh trong tương lai.

RFI thường được sử dụng để thu thập thông tin để giúp quyết định xem có theo đuổi các bước tiếp theo với nhà cung cấp hay không. Chúng thường được theo sau bởi RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) hoặc RFQ (yêu cầu báo giá). Với sự phát triển của Internet, nhiều công ty đã có sẵn các RFI được liệt kê sẵn cho khách hàng tiềm năng thông qua các phương pháp như email cung cấp thông tin.

RFI thường được sử dụng trong ngành xây dựng để thay đổi phạm vi công việc khi thiếu hoặc xung đột thông tin. Việc nhà thầu phụ nộp RFI là điều rất bình thường khi có bất kỳ sự không rõ ràng nào về phạm vi chính xác của nhiệm vụ của họ để làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào trước khi tiến hành xây dựng. Mặc dù định dạng chính xác của RFI thay đổi dựa trên từng trường hợp riêng lẻ, nhưng hầu hết các RFI trong quá trình xây dựng đều chứa mục tiêu hoặc tóm tắt, tiến trình, sản phẩm phân phối, tiêu chí đánh giá và điều khoản thanh toán. Sử dụng RFI trong xây dựng có thể giúp làm rõ bất kỳ sai lầm nào trước khi chúng xảy ra và do đó giúp hợp lý hóa quy trình tổng thể.

rfi vs rfp
Ảnh của Rawpixel trên Pexels

Yêu cầu đề xuất (RFP)

RFP , hoặc yêu cầu đề xuất, là một định dạng có cấu trúc hơn để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp. RFP thường xảy ra bằng cách sử dụng quy trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp để giành được công việc kinh doanh từ một công ty. Công ty chỉ rõ các vấn đề của mình và mời các nhà cung cấp đề xuất các giải pháp dựa trên các dịch vụ của họ. RFP thường đi sau RFI vì nó cụ thể hơn và phù hợp với từng khách hàng. Khi gửi RFP, bạn nên có nhu cầu rõ ràng và sẵn sàng chia sẻ thông tin nội bộ với nhà cung cấp. thông lệ tốt khi gửi RFP là thực hiện những việc sau:

  1. Hỏi giá cả trả trước các điều khoản để tránh bị sốc về sau
  2. Yêu cầu nhà cung cấp cho các ví dụ về công việc trước đây của họ để có được đánh giá về dịch vụ của họ
  3. Hãy cụ thể về các yêu cầu và kỳ vọng vì giai đoạn này cần có cam kết với nhà cung cấp

Ngoài ra, hỏi nhà cung cấp các câu hỏi cụ thể để tìm hiểu thêm về các dịch vụ và phương pháp của họ là điều cần thiết để hiểu liệu chúng có phù hợp với nhu cầu của công ty hay không. Một số câu hỏi RFP cơ bản để hỏi nhà cung cấp là:

  1. Các bước sẽ bạn có kiểm soát chi phí trong quá trình này không?
  2. Bạn có thể thấy trước những rủi ro nào trong dự án này?
  3. Cách tiếp cận triển khai của bạn sẽ là gì?

RFP yêu cầu số lượng đặc điểm kỹ thuật cao về những gì một công ty muốn mua từ một nhà cung cấp. Nhà cung cấp càng cụ thể thì đề xuất càng chính xác. Việc gửi một RFP đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho cả công ty và nhà cung cấp, do đó được coi là nghiêm trọng hơn so với việc gửi một RFI.

rfi vs rfp
Photo by Burst on Pexels

Yêu cầu báo giá (RFQ)

RFQ , hoặc yêu cầu báo giá, tương tự như RFP nhưng tập trung vào chi phí của thông số kỹ thuật chính xác mà công ty yêu cầu cho một dự án. RFQ khác với RFP ở chỗ chúng không đặt ra các câu hỏi mở và tìm kiếm các đề xuất mà là các thông số kỹ thuật được xác định trước cho dự án mà họ muốn nhà cung cấp thực hiện. RFQ có thể hữu ích trong tình huống một công ty đang tìm cách bổ sung hệ thống hiện có, nhưng vì không có nhiều chỗ cho quyền tự chủ nên nhiều nhà cung cấp coi chúng là bất lợi so với RFP.

request for information vs request for proposal
Ảnh của Fernando Arcos trên Pexels

So sánh

Không có biểu mẫu “yêu cầu” nào tốt hơn các biểu mẫu khác, nó phụ thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm từ các nhà cung cấp. Nếu bạn đã biết mình muốn gì và chỉ cần một nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của bạn, thì RFQ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nếu bạn cởi mở với các ý tưởng nhưng sắp mua hàng, RFP là một động thái tốt tiếp theo. Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn bắt đầu nghiên cứu và tìm kiếm tổng quan chung từ các nhà cung cấp, thì việc sử dụng RFI có lẽ là tốt nhất. Phần quan trọng nhất là hiểu sự khác biệt giữa RFI và RFP, vì vậy bạn có thể yêu cầu loại phù hợp với mình.

Liên hệ với chúng tôi để được Bản demo eSUB CLOUD và để tìm hiểu thêm về cách phần mềm quản lý dự án được phát triển cho các nhà thầu phụ có thể hợp lý hóa các quy trình của bạn để có nhiều lợi nhuận hơn và ít hỗn loạn hơn.

Back to top button