Công nghệ xây dựng

sơ đồ quy trình| Blog tổng hợp các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật 2023

Phần Giới thiệu của chúng tôi không chỉ là về kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Đó là về niềm đam mê của chúng tôi đối với công nghệ và những cách nó có thể làm cho cuộc sống của chúng tôi tốt hơn. Chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của công nghệ để thay đổi thế giới và chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới cách sử dụng nó để cải thiện cuộc sống của chúng ta.

sơ đồ quy trình, /so-do-quy-trinh,

Video: Nhân Giống Cây Trồng Bằng Phương Pháp Nuôi Cấy Mô / Bạn Của Nhà Nông from YouTube · Duration: 13 minutes 38 seconds

Chúng tôi là một nhóm các kỹ sư và nhà phát triển đam mê công nghệ và tiềm năng của nó để thay đổi thế giới. Chúng tôi tin rằng công nghệ có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người và chúng tôi cam kết tạo ra các sản phẩm cải thiện chất lượng cuộc sống cho mọi người Chúng tôi không ngừng thúc đẩy bản thân học hỏi các công nghệ mới và phát triển các kỹ năng mới để có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất có thể cho người dùng của mình.

Chúng tôi là một đội ngũ kỹ sư đầy nhiệt huyết, những người thích tạo các video hữu ích về các chủ đề Kỹ thuật. Chúng tôi đã làm video trong hơn 2 năm và đã giúp hàng triệu sinh viên cải thiện kỹ năng kỹ thuật của họ. và mục tiêu của chúng tôi là giúp mọi người phát huy hết tiềm năng của họ.

Phần Giới thiệu của chúng tôi không chỉ là về kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Đó là về niềm đam mê của chúng tôi đối với công nghệ và những cách nó có thể làm cho cuộc sống của chúng tôi tốt hơn. Chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của công nghệ để thay đổi thế giới và chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới cách sử dụng nó để cải thiện cuộc sống của chúng ta.

sơ đồ quy trình, Oct 2, 2017, Nhân Giống Cây Trồng Bằng Phương Pháp Nuôi Cấy Mô / Bạn Của Nhà Nông from YouTube · Duration: 13 minutes 38 seconds , , Bạn Của Nhà Nông

,

Flowchart là gì?

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Một số lợi ích của flowchart đối với doanh nghiệp:

  • Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)

  • Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra

  • Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 bước cụ thể, đồng thời đưa ra 3 ví dụ giúp bạn hình dung dễ hơn về cách các yếu tố trong quy trình được phân tích và đưa vào lưu đồ.

Hướng dẫn bạn 3 bước để vẽ flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ lưu đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flowchart chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.

Bước 1: Quyết định xem bạn cần có những lưu đồ quy trình nào

Tất nhiên, việc xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… miệng – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.

Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng ở đó.

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác.

Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:

  • Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?

  • Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?

  • Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?

  • Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?

  • Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?

  • Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?

  • Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?

Để thực sự hiểu được sâu bên trong và tất cả khả năng có thể xảy ra của một quy trình, hãy tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp làm việc trong đó. Bạn có thể lựa chọn cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp tập thể và khuyến khích họ chia sẻ cùng nhau. Có thể nhân viên của bạn đã ấp ủ từ lâu và đang sẵn sàng để nảy ra các ý tưởng thú vị.

Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại chúng thành lưu đồ.

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:

Ghi nhớ các ký hiệu sau khi xây dựng và đọc – hiểu các flowchart

Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

  • Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy:

Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trang trọng hơn.

Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.

  • Cách thứ hai: Dùng các công cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị

Rất có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như chia sẻ nó với nhân viên,…

Ở mức độ cơ bản, bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Cao cấp hơn, các phần mềm vẽ quy trình như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần xây dựng.

  • Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS)

BPMS không chỉ đơn thuần một phần mềm vẽ flowchart, mà chúng còn có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nhiệm vụ trọng tâm của một phần mềm BPMS là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.

Nếu bạn đã có trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Nếu bạn đang có file Excel mô tả các bước của quy trình và một số nhiệm vụ đang thực hiện; thật tuyệt, bạn có thể upload trực tiếp lên hệ thống để hô biến file đó thành quy trình tự động.

Nếu bạn chỉ mới mường tượng ra quy trình trong đầu, không sao cả, hãy thực hiện theo chỉ dẫn trên phần mềm để thiết kế ra một sự tự động hóa hoàn chỉnh.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được mô tả chi tiết với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì hệ thống sẽ bắn thông báo tự động cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào phần mềm là ngay lập tức thấy được tiến độ của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.

Giải pháp quản lý và tự động hoá quy trình Base Workflow là “ứng cử viên sáng giá” nếu bạn đang muốn dùng thử một BPMS cho doanh nghiệp.

Video giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý quy trình Base Workflow

Xem thêm nội dung chi tiết sơ đồ quy trình ở đây…

1. Lưu đồ quy trình là gì?

Lưu đồ quy trình là các bước được lập ra để thực hiện một dự án hay kế hoạch nào đó mang tính thống nhất, cụ thể. Những mẫu lưu đồ ấy đã mang lại hiệu quả, lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như:

  • Giúp nhân viên định hướng chính xác công việc mình cần làm và nâng cao hiệu quả công việc.
  • Từ quy trình, khách hàng sẽ đánh giá tổng quan hơn về sản phẩm doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp.
  • Là tài liệu tham khảo giúp doanh nghiệp đánh giá, sửa đổi sau một thời gian thực hiện để nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra.
Lưu đồ quy trình là gì?

>>>> Khám phá ngay: Lập bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả qua 4 bước

2. Top 3 mẫu sơ đồ quy trình phổ biến nhất hiện nay

2.1 Mẫu lưu đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới nhằm mục đích giúp nhân viên mới xác định công việc rõ ràng, tối ưu thời gian để bắt đầu công việc mới. Hơn nữa, quy trình còn làm giảm thiểu thời gian đào tạo, một mentor có thể hướng dẫn nhiều nhân viên mới. Đặc biệt, khi doanh nghiệp đã có mẫu lưu đồ đào tạo nhân viên mới thì môi trường làm việc sẽ trở nên thoải mái, thân thiện hơn.

Mẫu lưu đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

>>>> Đọc thêm: Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất 2021 cho doanh nghiệp

2.2 Mẫu sơ đồ quy trình phê duyệt công văn

Quy trình làm việc, phê duyệt công văn giúp đảm bảo các vấn đề trong công văn được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Từ đó, doanh nghiệp có cách giải quyết kịp thời và cải thiện năng suất công việc.

Mẫu sơ đồ quy trình phê duyệt công văn

>>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

2.3 Mẫu sơ đồ ứng phó với sự cố phát sinh

Sự cố phát sinh có thể là cháy nổ tòa nhà, trụ sở của doanh nghiệp hay sự cố về an ninh mạng… Khi phát hiện các sự cố khẩn cấp ấy, quy trình ứng phó sẵn có sẽ giúp doanh nghiệp bình tĩnh, thực hiện phương án dự phòng theo đúng kế hoạch và giải quyết vấn đề nhanh chóng, tránh để lại hậu quả không đáng có.

Mẫu sơ đồ ứng phó với sự cố phát sinh

>>>> Xem thêm: Mẫu nội quy công ty ngắn gọn mới nhất cho doanh nghiệp

3. Cách vẽ lưu đồ quy trình chuẩn theo ISO

3.1 Xác định các quy trình cần thực hiện trong lưu đồ

Xác định vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại là việc quan trọng nhất. Để có được một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, doanh nghiệp cần biết mục đích chính xác để xây dựng lưu đồ là gì.

Xác định các quy trình cần thực hiện trong lưu đồ

>>>> Xem ngay: 3 mẫu bản đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc chuẩn và cách thực hiện

3.2 Bắt đầu với mẫu biểu đồ

Mẫu biểu đồ là công cụ giúp bạn phác thảo những nét vẽ đầu tiên về quy trình muốn xây dựng. Việc sử dụng các mẫu biểu đồ, biểu tượng… một cách sáng tạo sẽ giúp quy trình trở nên rõ ràng và giúp người xem dễ hiểu hơn.

Bắt đầu với mẫu biểu đồ

3.3 Tiến hành vẽ biểu đồ

Để hoàn thành bức tranh toàn diện về quy trình, bạn có rất nhiều phương pháp để thực hiện. Bạn có thể thực hiện bằng các cách sau:

  • Vẽ bằng tay: là phương pháp đơn giản nhất bởi bạn chỉ cần một chiếc bút, một tờ giấy hoặc có thể thêm chiếc thước kẻ. Chỉ với những dụng cụ dễ kiếm, bạn có thể tạo ra một quy trình theo ý tưởng của mình. Tuy nhiên bạn nhớ chụp lại hay lưu giữ theo một cách nào đó vì có thể bạn sẽ nhầm mà bỏ quên mất vào “sọt rác” chẳng hạn.
  • Sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ như ISO 9001, SmartDraw… để thiết kế quy trình thuận tiện và đảm bảo độ chính xác cao hơn. So với cách vẽ bằng tay, việc sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể lưu giữ và bảo mật cao hơn.
Tiến hành vẽ biểu đồ

3.4 Áp dụng một chủ đề chuyên nghiệp

Bằng cách sử dụng các biểu tượng, icon và sự phối hợp màu sắc, bạn có thể xây dựng mẫu lưu đồ thiết kế của mình chuyên nghiệp hơn và cụ thể, dễ hiểu hơn. Khi đã tạo nên một quy trình chuyên nghiệp, chất lượng, hiệu quả công việc sẽ được cải thiện tốt hơn từ đó, doanh nghiệp trở nên phát triển hơn.

Áp dụng một chủ đề chuyên nghiệp

3.5 Thêm lưu đồ của bạn vào Word, Excel, Google Docs

Việc thêm lưu đồ quy trình kinh doanh, đào tạo nhân viên của bạn vào các ứng dụng như Word, Excel,… sẽ giúp bạn có thể sửa đổi dễ dàng. Hơn nữa, việc thêm vào các ứng dụng này sẽ giúp lưu giữ các bản sao tốt hơn.

Thêm lưu đồ của bạn vào Word, Excel, Google Docs

Trên đây là các mẫu lưu đồ quy trình dành cho doanh nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng nội dung bài viết trên sẽ giúp bạn xây dựng lưu đồ quy trình đúng chuẩn. Hiện Fastdo đang cung cấp bộ phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu về bộ phần mềm này thì hãy truy cập vào fastdo.vn nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

  • Địa chỉ: 
    • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
    • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 0971 126 599
  • Email: support@fastdo.vn
  • Website: /

>>>> Đừng bỏ lỡ:

Xem thêm nội dung chi tiết sơ đồ quy trình ở đây…

✅ Top 3 mẫu lưu đồ quy trình được doanh nghiệp dùng nhiều nhất - Tanca

1. Giới thiệu về lưu đồ quy trình sản xuất

Lưu đồ quy trình sản xuất (Tiếng Anh: Production Flow Chart hoặc Manufacturing Process Flowchart) là sơ đồ miêu tả các bước riêng rẽ của quy trình hay hoạt động sản xuất một cách có trình tự, hệ thống và logic, được áp dụng với mục đích khác nhau trong sản xuất: Mô tả quy trình sản xuất, lập kế hoạch,…

Lưu đồ quy trình sản xuất được thiết kế đảm bảo tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

Lưu đồ quy trình sản xuất khuôn đúc ô tô

2. Phân loại lưu đồ quy trình sản xuất

Có hai dạng sơ đồ quy trình sản xuất phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất: Sơ đồ quy trình tổng quan và sơ đồ quy trình chi tiết.

Sơ đồ quy trình tổng quan 

Sơ đồ quy trình sản xuất cấp cao mô tả các bước chính của một hoạt động, thông thường sẽ có từ 6 – 10 giai đoạn hoặc bước chính. Do đó, mà sơ đồ cấp cao sẽ cung cấp một cái nhìn vĩ mô về quy trình. Nó đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của dự án, giúp con người xác định được các bước triển khai và ưu tiên làm việc.

Sơ đồ quy trình chi tiết 

Biểu đồ quy trình sản xuất chi tiết đem đến cái nhìn vi mô về hoạt động, mô tả chi tiết về quy trình có nhiều hơn 15 bước hoặc giai đoạn. Nhiệm vụ của lưu đồ quy trình chi tiết là giúp xác định các bước chi tiết và độ phức tạp của quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, lưu đồ chi tiết còn được sử dụng để truy gốc vấn đề, từ đó chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có.

Quy định vẽ lưu đồ quy trình sản xuất

Khi thiết kế lưu đồ quy trình sản xuất, người thực hiện cần chú ý vẽ theo những ký hiệu đã được thống nhất.

Xem thêm nội dung chi tiết sơ đồ quy trình ở đây…

Flowchart là gì?

Flowchart là gì ? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình nhiệm vụ cho doanh nghiệp ( Có ví dụ minh hoạ ) Bạn đã biết cách vẽ một flowchart ( lưu đồ quy trình ) bằng ứng dụng sao cho đúng quy tắc và dễ hiểu với người đọc hay chưa ? Hướng dẫn và ví dụ minh hoạ dưới đây hoàn toàn có thể giúp sức bạn .

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bạn đang xem: Vẽ sơ đồ quy trình

Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Một số quyền lợi của flowchart so với doanh nghiệp :Là tài liệu rất đầy đủ giúp nhân viên cấp dưới hiểu được phương pháp hoạt động giải trí của quy trình, đặc biệt quan trọng là nhân viên cấp dưới mới ( có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần tương hỗ từ ai, … )Nhìn vào quy trình quản lý và vận hành tiêu chuẩn, hoàn toàn có thể phần nào nhìn nhận chất lượng loại sản phẩm đầu raLàm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, hoàn toàn có thể nhận ra đâu là quy trình cần vô hiệu hoặc nâng cấp cải tiến thêmBài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nhiệm vụ theo 3 bước đơn cử, đồng thời đưa ra 3 ví dụ giúp bạn tưởng tượng dễ hơn về cách những yếu tố trong quy trìnhđược nghiên cứu và phân tích và đưa vào lưu đồ .

Hướng dẫn bạn 3 bướcđểvẽflowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, việc làm này nghe có vẻ như khá đơn thuần – chỉ là vẽ lưuđồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để thiết kế xây dựng được một flowchart đúng mực và logic thì không hề thuận tiện, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn cácquy trình link lại với nhau .

Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không

Tất nhiên, việc kiến thiết xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để liên tục hoạt động giải trí và / hoặc tăng trưởng kinh doanh thương mại, lan rộng ra quy mô nhân sự, …Một số doanh nghiệp lúc bấy giờ vẫn còn quản trị quy trình bằng … miệng – nhân sự sẽ được diễn đạt và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn hoàn toàn có thể hoạt động giải trí tốt ởcác đơn vị chức năng quy mô nhỏ với một vàiquy trình đơn thuần, lặp đi lặp lại .Các doanh nghiệp văn minh thì không dừng ở đó .

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá”trình tự các bước thànhmột quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tổng thể những quy trình nhiệm vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu và khám phá đểbiết rõ hơn toàn bộ những thông tin chi tiết cụ thể có tương quan nếu muốn vẽđược một lưu đồ quy trình chuẩn xác .

Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:

Mục đích của quy trình này là gì ? Tên gọi đúng chuẩn của nó ?Quy trình này gồm có bao nhiêu bước ? Tên gọi của những bước là gì ?Ai là người đảm nhiệm bước này ? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm ?Bước này có hướng dẫn miêu tả đơn cử không ? Có số lượng giới hạn thời hạn là bao nhiêu tiếng ?Sau bước này có hai năng lực sẽ xảy ra. Nếu xảy ra năng lực A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang 50% sau quy trình trọn vẹn khác ?Có sự kiện nào hoàn toàn có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không ?Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công xuất sắc và kết thúc quy trình ? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại ?

Để thực sự hiểu được sâu bên trong và tất cả khả năng có thể xảy ra của một quy trình, hãy tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp làm việc trong đó. Bạn có thể lựa chọn cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp tập thể và khuyến khích họ chia sẻ cùng nhau. Có thể nhân viên của bạn đã ấp ủ từ lâu và đangsẵn sàng để nảy ra các ý tưởng thú vị.

Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đủ những thông tin về cách một quy trình hoạt động giải trí trên thực tiễn, cùng khởi đầu “ vẽ ” lại chúng thành lưu đồ .

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:

Ghi nhớ những ký hiệu sau khi kiến thiết xây dựng và đọc – hiểu những flowchart

Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

Cách thứ nhất : Dùng bút và giấy :Đây là cách đơn thuần nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và khởi đầu vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn hoàn toàn có thể dùng thêm thước kẻ để mẫu sản phẩm bằng tay thủ công này trông có vẻ như xinh xắn và sang chảnh hơn .Sau khi vẽ, bạn hoàn toàn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới toàn bộ những người có tương quan trực tiếp tới quy trình nhiệm vụ .Cách thứ hai : Dùng những công cụ để vẽ “ digital flowchart ” trên thiết bịRất hoàn toàn có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn thuận tiện hơn nhiều trong việc triển khai những chỉnh sửa, tàng trữ cũng như san sẻ nó với nhân viên cấp dưới, …Ở mức độ cơ bản, bạn hoàn toàn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc những ứng dụng phong cách thiết kế đồ họa chuyên được dùng như Adobe Illustrator ( Ai ), Adobe Photoshop ( Ps ), … Cao cấp hơn, những công cụ tương hỗ tạo sơ đồ trực tuyến như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn mẫu sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần kiến thiết xây dựng .Cách thứ ba : Dùng ứng dụng quản trị quy trình nhiệm vụ ( BPMS )

Chức năng của Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) không phải là vẽ lưu đồ, nhưng chúng có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nhiệm vụ trọng tâm của một Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS) là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.

Xem thêm: 3 Bài Văn Mẫu Kể Lại Chuyện Tấm Cám, Kể Lại Truyện Tấm Cám Bằng Lời Văn Của Em

Nếu bạn đã có trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Nếu bạn đang có file Excel mô tả các bước của quy trình và một số nhiệm vụ đang thực hiện; thật tuyệt, bạn có thể upload trực tiếp lên hệ thống để hô biến file đó thành quy trình tự động.

Nếu bạn chỉ mới mường tượng ra quy trình trong đầu, không sao cả, hãy thực hiện theo chỉ dẫn trên phần mềm để thiết kế ra một sự tự động hóa hoàn chỉnh.

tin tức về từng bước thực thi sẽ được miêu tả chi tiết cụ thể với deadline, người triển khai, người đảm nhiệm, tiêu chuẩn triển khai xong, file đính kèm, … Khi trách nhiệm đi đến bước nào thì mạng lưới hệ thống sẽ bắn thông tin tự động hóa cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào ứng dụng là ngay lập tức thấy được quá trình của việc làm .

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.

Giải pháp quản trị và tự động hoá quy trình acsantangelo1907.com Workflow là “ ứng viên sáng giá ” nếu bạn đang muốn dùng thử một BPMS cho doanh nghiệp .Video trình làng tổng quan ứng dụng quản trị quy trình acsantangelo1907.com Workflow

Xem thêm nội dung chi tiết sơ đồ quy trình ở đây…

Lưu đồ quy trình là gì?

Lưu đồ quy trình (flowchart) hay còn gọi là sơ đồ quy trình, đây là một phương tiện đồ họa để trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ thành một bức tranh đơn giản bao gồm các bước, dẫn đến các điều kiện thay đổi… 

Flowchart được tạo ra để thực hiện một kế hoạch, dự án nào đó mang tính cụ thể và thống nhất. Đặc biệt còn đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như sau:

  • Tạo nên một tài liệu hoàn chỉnh giúp nhân viên hiểu được quy trình hoạt động như thế nào, đặc biệt là nhân viên mới (bao nhiêu bước, sử dụng công cụ gì, ai cần hỗ trợ, …)
  • Với các mẫu sơ đồ bạn có thể phần nào đánh giá được chất lượng của sản phẩm đầu ra.
  • Dùng làm tài liệu tham khảo cho việc thiết kế lại quy trình. Hỗ trợ bằng cách ánh xạ thực tế so với lưu đồ, có thể nhận ra bước nào cần được loại bỏ hoặc cải thiện thêm.

Xem thêm: Workflow là gì? Các bước xây dựng hiệu quả

Một số lưu đồ quy trình phổ biến trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, tương ứng với tất cả các bộ phận / phòng ban marketing, sales, kinh doanh, hành chính – nhân sự, kế toán, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… Dưới đây là 3 mẫu flow diagram phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay:

Mẫu sơ đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

Xây dựng quy trình onboarding nhân viên mới nhằm giúp nhân viên mới xác định công việc rõ ràng và tối ưu hóa thời gian bắt đầu công việc mới. Hơn nữa, quy trình cũng giảm thời gian đào tạo, một người cố vấn có thể hướng dẫn nhiều nhân viên mới. 

Đặc biệt, khi doanh nghiệp có mẫu đào tạo nhân viên mới, môi trường làm việc sẽ trở nên chuyên nghiệp, thân thiện và thoải mái hơn.

Mẫu sơ đồ quy trình phê duyệt tài liệu

Việc chuyển công văn qua lại giữa nhiều email để được phê duyệt yêu cầu mức độ chi tiết và độ chính xác cao. Không những thế còn rất dễ bị nhầm lẫn hay bỏ quên trong tin nhắn rác. Dưới đây là các bước cơ bản bạn có thể sử dụng để xem xét các tài liệu và tài liệu:

  • Công văn đã gửi
  • Nếu công văn không được phê duyệt, quy trình này sẽ phải bị hủy bỏ
  • Nếu công văn được thông qua, hãy chỉnh sửa nó theo feedback nếu có
  • Lưu trữ công văn trong một thư mục được xác định sẵn
  • Tự động gửi email xác nhận việc công văn được phê duyệt thành công tới người gửi tài liệu

Mẫu sơ đồ quy trình ứng phó sự cố

Mỗi doanh nghiệp nên có kế hoạch dự phòng cho những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh sự cố. Mặc dù bạn có thể dự đoán điều gì có khả năng xảy ra, nhưng một chiến lược về cách phản ứng trong những tình huống cấp bách là điều vô cùng cần thiết.

Xem thêm: Cách ứng dụng Kaban trong quản lý công việc

Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

Thoạt nhìn, nhiệm vụ này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ cần vẽ một sơ đồ với một vài loại hình dạng và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng một mẫu lưu đồ chính xác và logic không hề đơn giản.

Nhất là khi trong một doanh nghiệp thường có một số lượng lớn các quy trình được kết nối với nhau. Dưới đây là 3 bước cơ bản để hoàn thành một flowchart theo chuẩn ISO.

Xác định mẫu sơ đồ cần thực hiện  

Tất nhiên, việc xây dựng một sơ đồ chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp của bạn thực sự cần nó để cho những mục đích khác nhau. Chẳng hạn phát triển doanh nghiệp, mở rộng quy mô nhân viên, quá trình thanh toán cho đối tác, quy trình bán hàng, quy trình mua hàng hay thanh toán cho chuỗi cung ứng,….

Một số doanh nghiệp ngày nay vẫn quản lý quy trình theo cách truyền thống – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách tiếp cận này thực sự vẫn có thể hoạt động tốt trong các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.

Tuy nhiên với thời đại chuyển đổi số như hiện này, muốn mở rộng quy mô và phát triển hoạt động các doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn thế nữa. 

  • Nếu bạn muốn “hiện thực hóa” trình tự các bước thành một quy trình kinh doanh hoàn chỉnh, bạn cần có một sơ đồ.
  • Nếu bạn mong muốn “số hóa” quy trình khi bước vào giai đoạn tiếp theo của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, hãy chuẩn bị trước một sơ đồ và các hướng dẫn liên quan.
  • Nếu bạn muốn cụ thể một quy trình bất kì nào đó một cách logic, ngắn gọn và dễ hiểu bạn cũng sẽ cần một sơ đồ. 

Xác định vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ là một công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là điều quan trọng nhất. Để có một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, doanh nghiệp cần biết mục đích chính xác của việc xây dựng lưu đồ là gì.

Thu thập thông tin về cách thức hoạt động của quy trình

Trừ khi bạn là người trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu kỹ tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ sơ đồ chính xác.

Ngay cả khi quá trình này có vẻ đơn giản hoặc chỉ mất 1-2 ngày, mọi chi tiết nhỏ đều cần được thực hiện cẩn thận và chi tiết. Chẳng hạn như:

  • Mục đích của quy trình này là gì? Tên chính xác của nó?
  • Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên của các bước là gì?
  • Ai phụ trách bước này? Một cá nhân hay một nhóm?
  • Bước này có mô tả cụ thể không? 
  • Sau bước này, có hai khả năng. Nếu khả năng A xảy ra thì thủ tục có được giữ nguyên không? 
  • Trong trường hợp của B, có cần thiết phải quay lại bước trước đó và lặp lại một đoạn của quy trình, hay nó sẽ dẫn đến một nửa quy trình hoàn toàn khác?
  • Có những sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi quy trình chuẩn không?
  • Có thể là ngay từ bước 2 đã xuất thành công và kết thúc quá trình? 
  • Hoặc bạn nhận ra đầu vào không đủ và nếu quy trình thất bại thì giải quyết ra sao?

Đây sẽ là một số câu hỏi bạn cần phải trả lời trong suốt quá trình vẽ lưu đồ. Ngoài ra, để thực sự hiểu sâu bên trong và tất cả các khả năng của một quy trình. Hãy tham khảo ý kiến ​​của các nhân viên trực tiếp làm việc với quy trình đó.

Bạn có thể chọn trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp nhóm và khuyến khích họ chia sẻ và đóng góp ý kiến cùng nhau. Điều này có thể sẽ cho ra những ý tưởng thú vị và khả quan.

Tiến hành vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có đủ thông tin về cách một quy trình hoạt động trong thực tế, hãy bắt đầu “vẽ” chúng thành một sơ đồ. Trước tiên bạn cần nắm rõ những kí hiệu được sử dụng trong flowchart bao gồm:

Hình chữ nhật: các bước hoặc hành động trong quy trình, được đảm bảo thực hiện bởi một cá nhân cụ thể.

Hình oval: Điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của quy trình

Hình thoi: Dùng khi cần có một quyết định hoặc phê chuẩn

Đường mũi tên: Chỉ dẫn sự liên kết giữa các bước trong quy trình

Với những ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ sơ đồ theo 2 cách khác nhau:

Phương pháp 1: Sử dụng bút và giấy, sau khi vẽ, bạn có thể photocopy và phân phát cho tất cả những người trực tiếp tham gia vào quá trình tác nghiệp.

Phương pháp 2: Sử dụng các công cụ phần mềm miễn phí dành cho máy tính để vẽ “digital flowchart” như Microsoft PowerPoint, Paint, Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps)… để dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ nó đến nhân viên.

Xem thêm: Bản đồ chiến lược là gì?

Như vậy, qua bài viết trên Tanca đã giới thiệu đến bạn những mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất hiện được, được sử dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn biết cách vẽ flowchart đúng chuẩn.

Xem thêm nội dung chi tiết sơ đồ quy trình ở đây…

Từ khóa người dùng tìm kiếm liên quan đến chủ đề sơ đồ quy trình sơ đồ quy trình

Mẫu sơ đồ quy trình, sơ đồ, quy trình vận hành, Vẽ sơ đồ quy trình trong Word, Sơ đồ quy trình làm việc, Vẽ sơ đồ quy trình online, Sơ đồ quy trình nghiệp vụ, Mẫu sơ đồ quy trình bán hàng, Cách vẽ sơ đồ quy trình trong PowerPoint

.

Chúng tôi bắt đầu trang web này bởi vì chúng tôi đam mê các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật. Chúng tôi nhận thấy nhu cầu về video chất lượng có thể giúp mọi người tìm hiểu về các chủ đề kỹ thuật. Chúng tôi biết rằng chúng tôi có thể tạo ra sự khác biệt bằng cách tạo ra những video vừa nhiều thông tin vừa hấp dẫn. Chúng tôi ‘ liên tục mở rộng thư viện video của mình và chúng tôi luôn tìm kiếm những cách mới để giúp người xem học hỏi.

Tóm lại, việc đạt được các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật có thể cực kỳ có lợi. Nó không chỉ có thể khiến bạn tự tin và có năng lực hơn trong lĩnh vực của mình mà còn có thể khiến bạn dễ tiếp thị hơn với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh trong thị trường việc làm, vì vậy nếu bạn đang muốn cải thiện triển vọng nghề nghiệp của mình, bạn nên dành thời gian để phát triển bộ kỹ năng của mình. Việc đạt được kiến ​​thức và kỹ năng kỹ thuật có thể cực kỳ có lợi vì nhiều lý do. Hơn nữa, việc hiểu các chủ đề kỹ thuật có thể giúp bạn cải thiện khắc phục sự cố và tránh các vấn đề tiềm ẩn.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Back to top button