Vật tư xây dựng

Tầm quan trọng của các công cụ quản lý dự án tích hợp trong xây dựng

Điều quan trọng là phải phân biệt một quy trình với một dự án, tầm quan trọng của các công cụ quản lý dự án tích hợp có thể dễ dàng nhận thấy khi phân biệt hai quy trình này. Mặc dù chúng có vẻ rất giống nhau, nhưng chúng không giống nhau. Một phần của công việc là có thể phân biệt được liệu một nhiệm vụ nhất định thuộc về một quy trình hay một dự án. Quá trình là một thủ tục, một chuỗi các hành động để đạt được một kết quả. Tuy nhiên, một dự án không phải là một quá trình liên tục mà là một kế hoạch được thiết kế để hoàn thành một cái gì đó cụ thể.

Quản lý dự án tích hợp

Bất kể người ta có kế hoạch hoàn thành điều gì, thường có một quá trình được thiết lập sẵn để đạt được nó. Trong trường hợp dự án xây dựng, người quản lý dự án được lựa chọn để dẫn dắt quá trình hoàn thành dự án một cách thành công. Quản lý Dự án Tích hợp (IPM) là một cách để đảm bảo dự án hoàn thành thành công. Quản lý dự án tích hợp có nghĩa là tập hợp nhiều yếu tố khác nhau để quản lý một dự án từ đầu đến cuối thành công. IPM có tác động rất lớn đến những gì chúng tôi tin rằng quản lý dự án ngày nay. Nhiều người nhầm lẫn về tổng thể nó là gì.

Lập kế hoạch IPM

Cũng giống như nhiều thứ khác, công tác chuẩn bị đóng một vai trò quan trọng trong quản lý dự án. Lập một kế hoạch rõ ràng nên là bước đầu tiên sau khi các yêu cầu của dự án được thảo luận và rất rõ ràng. Một số điều cần được xem xét là Quản lý Rủi ro, Đảm bảo Chất lượng, Nguồn lực, Tài liệu, Kế hoạch Đo lường và Quản lý Vấn đề. Có rất nhiều phần mềm quản lý dự án tồn tại và có thể coi là chúng cho phép các nhà quản lý dự án lập kế hoạch và giám sát các dự án từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Phần mềm có thể tạo tiến trình dự án, nhiệm vụ, giám sát tài nguyên và đưa ra các cập nhật trạng thái cần thiết để giúp quản lý dự án của bạn.

Quản lý dự án tích hợp là vô cùng quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng từng yếu tố của dự án được phối hợp một cách thích hợp. Nó cũng theo dõi mọi thứ / mọi người liên quan như các bên liên quan và các nguồn lực. IPM cũng là thứ đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu và mong đợi.

Các thành phần của IPM

Có nhiều thành phần khác nhau đối với Quản lý dự án tích hợp làm tăng thêm tầm quan trọng của công việc.

Những bước đầu tiên

Bước đầu tiên là phát triển một điều lệ dự án là một tuyên bố ảo về những người tham gia và các mục tiêu của dự án nói chung. Nó quy định các bên liên quan về mọi thứ và phải nêu rõ trách nhiệm của người quản lý dự án. Một phần của những gì được điền là phạm vi dự án, phần này sẽ chi tiết hơn về các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Nói chung, phần này bao gồm những gì hy vọng sẽ đạt được với dự án.

Lập kế hoạch và Xác định

Sau đó là kế hoạch quản lý dự án ghi lại tất cả các phương pháp khác liên quan đến dự án, kế hoạch này bao gồm các hoạt động cho từng bộ phận và cần được xác định và chuẩn bị. Điều quan trọng là đảm bảo các nhóm khác nhau được thành lập cho các khía cạnh khác nhau của dự án. Chất lượng của các nhóm có thể thực hiện hoặc phá vỡ dự án. Các cuộc họp thường xuyên nên diễn ra, và cần có các hướng dẫn chi tiết và đặt ra các kỳ vọng. Phần mềm quản lý dự án cũng có thể hữu ích cho việc này. Việc để các nhóm riêng lẻ sử dụng phần mềm sẽ theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều ở trên cùng một trang. Phần mềm sẽ giúp giao tiếp thoải mái hơn nhiều và giúp đảm bảo mọi người đều có thể truy cập thông tin cập nhật nhất.

Bây giờ việc thực hiện dự án và kế hoạch đi vào cuộc sống. Mỗi thành phần của dự án được thực hiện và giám sát về tốc độ hoạt động và hiệu suất. Những kế hoạch đã được thực hiện này được giám sát dựa trên một đường cơ sở đã được thiết lập, lẽ ra phải được nêu trong kế hoạch dự án ban đầu. Nếu có bất kỳ sai lệch tiêu cực nào xảy ra, các kế hoạch có thể được thay đổi cho phù hợp. Đây là lý do tại sao việc giám sát diễn ra rất quan trọng.

Giám sát và lập hồ sơ

Tiếp theo là kiểm soát sự thay đổi. Mọi thứ sẽ thay đổi và trở nên sai lầm bởi vì đó chỉ là cách cuộc sống vận hành. Một số nguồn lực có thể cạn kiệt, việc giao hàng có thể bị trì hoãn, mọi người có thể bị thương hoặc các bên liên quan thậm chí có thể tự mình yêu cầu thay đổi. Tài liệu kiểm soát thay đổi là thứ theo dõi và kiểm soát những thay đổi này. Đây là một phần quan trọng của quản lý dự án tích hợp vì nó giữ cho các bên liên quan luôn cập nhật và cho phép họ đưa ra yêu cầu. Tài liệu cũng đo lường tác động của sự thay đổi đối với tiến độ tổng thể, rất hữu ích.

Sự kết luận

Quản lý dự án tích hợp đóng một vai trò quan trọng đối với các bên liên quan. Về cơ bản, IPM giúp các bên liên quan yên tâm và khiến họ hào hứng với dự án. Nó cũng cung cấp cho họ các mục tiêu của dự án một cách rõ ràng, giúp họ có ý tưởng về loại kết quả mà họ có thể mong đợi từ dự án. Nó cũng làm cho họ nhận thức được những ràng buộc và mối quan tâm có thể xuất hiện trong suốt thời gian của dự án. Một khi những vấn đề này được giải quyết, các bên liên quan sẽ dễ dàng tin tưởng bạn và cho họ niềm tin vào công việc của bạn, do đó dễ dàng đưa họ vào cuộc. Cho các bên liên quan thấy rằng dự án có những lợi ích cụ thể sẽ cho họ lý do để đầu tư nhiều hơn nữa.

Back to top button