Vật tư xây dựng

Tối ưu hóa hệ thống ERP của bạn

Bài đăng này là bản tóm tắt của bài thuyết trình hội thảo trên web được cung cấp bởi Jeff Nelson và Darrin Morgan của Key2Act .

Nhiều công ty sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), một giải pháp cơ sở dữ liệu khổng lồ duy nhất để quản lý các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp. Theo truyền thống, kế toán là một chức năng cốt lõi sử dụng hệ thống ERP. Hệ thống ERP quản lý các quy trình như mua hàng, tính lương, các khoản phải thu, khoản phải trả và lưu trữ tất cả các dữ liệu có giá trị đó. Quan trọng nhất, hệ thống ERP, giống như bất kỳ công nghệ nào, đều giải quyết được các vấn đề. Nhưng họ có phải không?

Tam giác kinh doanh

Trọng tâm của bất kỳ thay đổi hoặc chuyển đổi nào là Tam giác kinh doanh trong đó con người, quy trình và công nghệ đều là những bộ phận thiết yếu và bình đẳng.

Business Triangle
Nguồn: Synergy 2019 Bản trình bày của Key2Act

Mọi người

Mọi doanh nghiệp đều đã và sẽ luôn có những con người. Bất kể mức độ tự động hóa có sẵn hoặc bao nhiêu công việc sẽ được giao cho robot, con người vẫn cần thiết. Tuy nhiên, con người cũng là biến quan trọng nhất trong phương trình này. Mọi người đều có nhận thức, tính cách và động cơ khác nhau ảnh hưởng đến năng suất.

Quá trình

Theo Từ điển tiếng Anh Oxford , quy trình là một chuỗi các hành động hoặc các bước được thực hiện để đạt được một mục đích cụ thể. Ví dụ, trong quy trình tài khoản phải trả khi hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển đến, một nhân viên kế toán sẽ đánh giá hóa đơn tương ứng. Sau khi nhân viên kế toán nhập nhà cung cấp vào hệ thống và xác nhận rằng số tiền là chính xác, anh ta hoặc cô ta sẽ áp dụng nó vào công việc thích hợp và phát hành thanh toán. Có một quy trình xác định để nhập hóa đơn vào hệ thống ERP và kết quả thanh toán cho nhà cung cấp.

Công nghệ

Khi chúng ta nhìn vào công nghệ trong thế giới kế toán, đó là một lịch sử khá lâu đời. Chúng tôi bắt đầu với những chiếc que kiểm đếm có các khía khắc trên xương hoặc que để ghi lại số tiền, và điều đó đã phát triển thành hệ thống ghi chép số liệu trên giấy và bút chì. Vào cuối 1800, Dorr E. Felt đã phát minh ra máy đo comptometer, là một thiết bị cơ học đơn giản điều đó cho phép giải toán 4 hàm đơn giản. Máy bổ sung đã đưa máy đo đếm lên cấp độ tiếp theo bằng cách thêm giấy để máy in ra các chức năng. Chuyển đổi từ thiết bị cơ khí sang máy điện tử, máy đo điện toán và máy bổ sung đã phát triển thành dòng điện 10 – máy tính điện tử quan trọng, được đặt trên bàn làm việc của hầu hết mọi người cho đến ngày nay.

Trong thời kỳ hiện đại của máy tính, nhóm kế toán là những người may mắn sử dụng những chiếc máy tính đầu tiên đó trong văn phòng. Nhiều người làm kế toán đã sử dụng Lotus 1-2-3 và Excel để hoàn thành nhiều công việc. Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng cơ sở dữ liệu và hệ thống ERP. Tuy nhiên, khi những hệ thống đó trở nên dễ tiếp cận và phù hợp với túi tiền của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua máy tính cá nhân, nó đã trở thành một công cụ thay đổi cuộc chơi.

Một tam giác mới

Ngày nay, khi thảo luận về công nghệ, đó là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm. Tuy nhiên, công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ tăng tốc quá trình. Cho rằng tam giác kinh doanh có còn là tam giác đều không? Cái nào trở nên quan trọng hơn – con người, quy trình hay công nghệ? Công nghệ là ít quan trọng nhất. Điều chính mà công nghệ có khả năng là tăng tốc quá trình kinh doanh để làm cho công việc của một người hiệu quả hơn. Do đó, nếu bạn có một quy trình kinh doanh không tốt, việc áp dụng công nghệ để làm việc đó nhanh hơn sẽ không có lợi cho công ty của bạn.

Theo Bill Gates, người sáng lập chính của Microsoft, “Quy tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ tăng hiệu quả. Thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động kém hiệu quả sẽ làm tăng sự kém hiệu quả. ”

New business triangle by Key2Act
Nguồn: Synergy 2019 Bài thuyết trình của Key2Act

Tập trung vào cải tiến quy trình

Điều thú vị là, để xác định các yêu cầu đối với bất kỳ việc triển khai hệ thống nào, việc xem xét kỹ lưỡng các quy trình và quy trình công việc hiện tại là rất quan trọng. Khi bạn ghi lại các quy trình hiện có, bạn sẽ có thể xác định các nút thắt của quy trình. Công nghệ có thể giúp giảm thời gian này và cải thiện quy trình hiện tại này. Tuy nhiên, bạn sẽ không biết công nghệ có thể mang lại lợi ích gì trừ khi bạn phân tích quy trình thông qua việc xem xét hệ thống kỹ lưỡng.

Có một số phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh. Six Sigma là một quá trình tuân theo các nguyên tắc sau.

D – Xác định
M – Đo lường
A – Phân tích
I – Cải thiện
C – Kiểm soát

Việc xác định quy trình trong quá trình xem xét toàn diện hệ thống cho phép bạn thiết lập các điểm chuẩn. Các điểm chuẩn này đo lường và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính. Sau đó, các nhóm có thể phân tích xem quy trình của họ có hiệu quả như họ có thể không và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Khi các lĩnh vực cải tiến đã được thực hiện và đo lường, tổ chức có thể thiết lập các biện pháp kiểm soát. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể duy trì các mức độ cải tiến đó. Six Sigma không phải là một quá trình tuyến tính. Nó mang tính chu kỳ vì các tổ chức phải liên tục đánh giá lại và nỗ lực cải tiến liên tục. Luôn có chỗ để cải tiến và những cách mà tổ chức có thể thực hiện những điều chỉnh tối thiểu để trở nên hiệu quả hơn.

Một mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh khác là sơ đồ đường bơi. Biểu đồ dạng bơi phác thảo toàn bộ quy trình và cho thấy mối liên hệ giữa các khu vực hoặc phòng ban khác nhau. Điều này rất quan trọng vì nó cho phép mọi người thấy chức năng của họ quan trọng như thế nào đối với quá trình tổng thể. Ví dụ, nhiều nhà thầu cơ khí có quy trình gọi vốn. Việc mô tả chi tiết quy trình từ khi khách hàng yêu cầu cuộc gọi dịch vụ, kỹ thuật viên được lên lịch và cử đến khách hàng, kỹ thuật viên hoàn thành công việc và công ty được trả tiền, cho phép mọi người thấy mức độ quan trọng của dữ liệu đó. họ đang nhập có thể ảnh hưởng đến những người dùng khác để hoàn thành công việc của họ.

Đánh giá hệ thống và Hệ thống ERP

Bởi vì hệ thống ERP là các giải pháp cơ sở dữ liệu đơn lẻ xác định nhiều quy tắc kinh doanh, các tổ chức dựa vào dữ liệu này để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, vì vậy điều quan trọng là thông tin phải nhất quán và luôn cập nhật.

Tuy nhiên, không phải ai cũng sử dụng hệ thống như ý muốn và nhập dữ liệu một cách chính xác. Đó là lý do tại sao việc xem xét hệ thống phải được tiến hành thường xuyên để đảm bảo rằng hệ thống đang tiếp tục đáp ứng nhu cầu của người dùng và cải thiện các quy trình hiện tại.

Tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp Key2Act tự hào với hơn 150 năm tư vấn cho khách hàng trong dự án và lĩnh vực các tổ chức dịch vụ. Điều lệ của họ là giúp khách hàng tối đa hóa khoản đầu tư vào phần mềm của họ. Nhóm dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện đánh giá hệ thống toàn diện trong đó nhà tư vấn dành thời gian với khách hàng để đánh giá việc sử dụng phần mềm của tổ chức và cung cấp cái nhìn khách quan về con người, quy trình và công nghệ trong toàn doanh nghiệp. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về Key2Act.

Back to top button