Vật tư xây dựng

Trách nhiệm của Người quản lý đấu thầu trong xây dựng

Vai trò của giám đốc mua sắm trong một công ty xây dựng là một vai trò quan trọng. Giám đốc thu mua, còn được gọi là giám đốc mua hàng, là một chuyên gia về chuỗi cung ứng và hậu cần. Người quản lý thu mua mua tất cả các vật liệu cần thiết cho các dự án của công ty xây dựng, tìm kiếm các vật liệu phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất cho từng công việc. Người quản lý thu mua cũng đảm bảo nguyên vật liệu đến đúng thời gian và trong ngân sách. Đó là một kỳ tích không hề nhỏ trong thế giới xây dựng vì giá vật liệu xây dựng có thể dao động rộng rãi và ít có cảnh báo trước.

Một nhà quản lý mua sắm yêu cầu một bộ kỹ năng nhất định để thực hiện tốt. Các kỹ năng hữu ích bao gồm:

  • Kỹ năng tư duy phân tích
  • Kỹ năng đàm phán vượt trội
  • Kỹ năng giao tiếp và kinh doanh xuất sắc
  • Kỹ năng toán học tốt và khả năng lập ngân sách

    Khi xử lý các dự án xây dựng phức tạp, một giám đốc mua sắm phải thành thạo trong việc sắp xếp tất cả các phần vận động của công việc và vượt qua những thách thức hàng ngày. Việc họ thực hiện tốt như thế nào có thể có tác động đáng kể đến việc tiết kiệm chi phí và lợi nhuận của mỗi dự án xây dựng.

    TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ QUY TRÌNH

    Một giám đốc mua sắm có nhiều trách nhiệm ngoài việc quản lý chiến lược chuỗi cung ứng của công ty. Họ phải đảm bảo vật liệu đáp ứng các quy định chất lượng có thể chấp nhận được như dung sai và duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối ưu. Các nhà quản lý mua sắm cũng thương lượng với các nhà cung cấp và nhà cung cấp để có giá cả, dịch vụ và giao hàng tốt hơn.

    Trách nhiệm của người quản lý đấu thầu trong xây dựng cũng bao gồm các nhiệm vụ khác có thể không rõ ràng như:

    Đánh giá RFP và hồ sơ dự thầu. Chiến lược mua sắm bao gồm hỗ trợ tạo yêu cầu đề xuất (RFP) và đánh giá hồ sơ dự thầu.

    Dựa trên một đề xuất hoặc đặt giá thầu trên những con số không thực tế có thể ảnh hưởng đến số lượng giá thầu đã thắng và khả năng sinh lời của một dự án. Đặt giá thầu quá cao, và công ty sẽ thua đối thủ cạnh tranh. Đặt giá thầu quá thấp và lợi nhuận của công ty bị ảnh hưởng, điều này sẽ không hấp dẫn các bên liên quan nội bộ. Người quản lý mua sắm cung cấp thông tin đầu vào về chi phí vật liệu xây dựng và các chi phí khác liên quan đến dự án được đề xuất được sử dụng để chuẩn bị đề xuất hoặc đấu thầu.

    Một chiến lược hiệu quả để đánh giá RFP và giá thầu trong môi trường siêu cạnh tranh ngày nay là rất quan trọng đối với các nhà quản lý đấu thầu xây dựng. Trung bình, một tổng thầu thắng một trong số sáu công việc mà họ dự thầu, trong khi một nhà thầu phụ thắng một trong mỗi bảy công việc. Một số có tỷ lệ giá thầu: lần truy cập thấp bằng 35: 1. Ôi chao!

    Tỷ lệ trúng thầu: trúng thầu cực kỳ thấp là một trong những nguyên nhân chính khiến tỷ suất lợi nhuận bình quân trong ngành xây dựng thấp hơn 1%. Tại sao? Mọi đề xuất hoặc đấu thầu mà một giám đốc mua sắm và những người khác trong nhóm dự án tập hợp lại sẽ mất hàng giờ làm việc và không đóng góp gì cho điểm mấu chốt của nó.

    Quản lý tài nguyên và xác định thời hạn. Lịch trình mua sắm xây dựng xác định các hạng mục khác nhau cần mua và lịch trình cần thiết để đảm bảo mỗi hạng mục có sẵn tại chỗ vào đúng thời điểm. Nó là một công cụ hữu ích trong việc phát triển các kế hoạch dòng tiền cho dự án. Lịch trình mua sắm cũng có thể bao gồm tiến trình cho các mục hàng như bản vẽ cửa hàng, phê duyệt, hợp đồng dự án, giấy phép xây dựng và thông báo hợp đồng để tiến hành. Hiểu rõ thời gian mua sắm cho các mặt hàng như thời gian thường mất bao lâu để nhận được bản vẽ cửa hàng và phê duyệt đi kèm với kinh nghiệm.

    Các trách nhiệm khác của người quản lý đấu thầu trong xây dựng liên quan đến việc điều phối tiến độ đấu thầu với người quản lý dự án và tiến độ xây dựng dự án. Điều này rất quan trọng đối với tiến độ xây dựng tổng thể và cuối cùng là sự thành công của dự án. Ví dụ: nếu các thiết bị chiếu sáng không có trong khu vực tổ chức và sẵn sàng hoạt động khi cần thiết, toàn bộ tiến độ dự án có thể bị ảnh hưởng và dự án có thể bị trì hoãn.

    Giám sát quá trình xây dựng. Trách nhiệm của người quản lý mua sắm trong xây dựng không chỉ dừng lại ở việc mua vật liệu và dịch vụ cần thiết cho dự án. Trong suốt vòng đời của dự án, người đó chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng, thay đổi đơn đặt hàng, đệ trình, đánh giá và hiệu suất.

    Các nhà quản lý đấu thầu có thể sử dụng dữ liệu dự án để cộng tác với khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp để điều chỉnh thời hạn và thương lượng lại các điều khoản hợp đồng khi các tình huống thay đổi trong quá trình xây dựng. Nhận được sự chấp thuận nhanh chóng và không hoạt động trong giới hạn của giá thầu ban đầu có thể tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la.

    Một trách nhiệm khác mà các nhà quản lý mua sắm thực hiện trong quá trình xây dựng là tạo các đệ trình cho hàng trăm mặt hàng. Đây có thể là công việc tốn nhiều thời gian, tẻ nhạt và việc theo dõi từng hạng mục nộp hồ sơ có những thách thức riêng.

    XÂY DỰNG PHẦN MỀM CÓ THỂ GIÚP ĐỠ

    Trách nhiệm của nhà quản lý đấu thầu trong xây dựng là rất lớn. Người đó đội nhiều mũ và tung hứng nhiều quả bóng, tất cả cùng một lúc. Không có gì lạ khi nhiều nhà quản lý mua sắm sử dụng phần mềm xây dựng để giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn.

    Phần mềm xây dựng như phần mềm của eSUB có thể cải thiện quy trình mua sắm từ giá thầu dự án ban đầu đến khi kết thúc. Nó tự động hóa các quy trình để hoàn thành hiệu quả hơn và cho phép các nhà quản lý mua sắm dễ dàng truy cập vào dữ liệu như hợp đồng, đơn đặt hàng, đơn nộp và thay đổi đơn đặt hàng. Tất cả dữ liệu đều ở trong thời gian thực giúp việc lập lịch và quản lý tài nguyên dễ dàng hơn nhiều. Và mọi thứ được lưu trữ ở một vị trí trung tâm. Phần mềm xây dựng của eSUB cũng có thể thiết lập lời nhắc để các thời hạn cần thiết không bị trượt qua các vết nứt.

    Sử dụng phần mềm xây dựng có thể giúp lập hồ sơ mời thầu nhanh hơn và thông minh hơn bằng cách sử dụng thông tin thu thập được từ các hồ sơ dự thầu trước đây. Phần mềm xây dựng có thể nhanh chóng tìm ra bất kỳ mẫu nào trong số các giá thầu thắng và thua trong quá khứ để giúp bạn nhắm mục tiêu giá thầu nào mà bạn có khả năng chiến thắng tốt hơn. Bằng cách đó, bạn sẽ không lãng phí thời gian đấu thầu những công việc mà bạn có khả năng sẽ không giành được, những công việc không mang lại lợi nhuận cao và những công việc không phù hợp với công ty của bạn.

    eSUB's phần mềm xây dựng cho phép bạn theo dõi và ghi nhật ký RFI, thay đổi đơn đặt hàng và nộp hồ sơ. Bạn thậm chí có thể xem các bài nộp theo chủ sở hữu, trạng thái và loại! Phần mềm xây dựng cũng đơn giản hóa quá trình thay đổi thứ tự. Các đơn đặt hàng thay đổi có thể được chấp thuận qua email từ bất kỳ vị trí nào và chúng được cập nhật theo thời gian thực, vì vậy mọi người đều ở trên cùng một trang.

    Nói tóm lại, phần mềm xây dựng có thể cung cấp cho các nhà quản lý đấu thầu nhiều ưu điểm giúp đơn giản hóa quy trình và làm cho nó hiệu quả hơn!

Back to top button