Vật tư xây dựng

Yêu cầu thông tin là gì? Cách cải thiện quy trình RFI của bạn

Quy trình yêu cầu thông tin (RFI) là một khía cạnh quan trọng để lập kế hoạch các dự án trong ngành xây dựng. Tuy nhiên, quy trình mua sắm có thể dài và khó hiểu một cách không cần thiết, khiến bạn tốn kém thời gian và tiền bạc. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét yêu cầu chính thức để biết thông tin là gì, chúng hữu ích như thế nào và các phương pháp hay nhất về cách viết chúng. Chúng tôi cũng sẽ nói về một số mẹo chính về cách cải thiện quy trình RFI, để bạn có thể duy trì hiệu quả kinh doanh của mình ở mức tối đa.

request for information
Ảnh của Rodolfo Quirós trên Pexels

RFI được xác định

Yêu cầu cung cấp thông tin về cơ bản là một hình thức giao tiếp kinh doanh nhằm mục đích thu được thông tin chung về các nhà cung cấp tiềm năng và các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp. Mục tiêu cuối cùng khi gửi RFI là để xem cách tốt nhất các sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp tiềm năng có thể được sử dụng để giải quyết các giải pháp và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Các nhà thầu có nhiều nhà cung cấp và các bên quan tâm để lựa chọn, vì vậy, các yêu cầu trợ giúp về thông tin để xem từng công ty phải cung cấp những gì và cách thức của từng công ty xếp chồng lên nhau theo nhu cầu của nhà thầu.

RFI chủ yếu được nộp trong giai đoạn đầu của hợp đồng xây dựng, nhưng có thể được sử dụng trong suốt giai đoạn xây dựng khi phát sinh các nhu cầu khác nhau cho một dự án cụ thể . Nói chung, RFI sẽ được gửi trước yêu cầu báo giá (RFQ) và yêu cầu đề xuất (RFP), vì RFQ và RFP được gửi bởi các nhà thầu sau khi họ thu hẹp mức độ phù hợp nhất.

RFI cũng có thể có các hình thức khác nhau vì chúng phụ thuộc vào những gì tổng thầu đang tìm kiếm. Ví dụ: một tổng thầu tìm kiếm công việc điện sẽ gửi một RFI đến một nhà thầu phụ trong khi một GC tìm kiếm vật liệu sẽ gửi một RFI cho một nhà cung cấp.

Lợi ích của RFI

Yêu cầu cung cấp thông tin không chỉ giúp các nhà thầu so sánh các nhà cung cấp tiềm năng mà còn giúp thu hẹp nhóm các nhà cung cấp để lựa chọn. RFI cũng có một định dạng chung để thu thập thông tin cơ bản , giúp GC dễ dàng lọc ra các nhà cung cấp không phù hợp cho dự án trong tầm tay . RFI cũng có thể giúp khuyến khích cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, đặc biệt là khi tài liệu được chia sẻ trên một nền tảng công khai.

request for information
Ảnh của Ivan trên Pexels

Viết RFI

Bắt đầu bằng cách giới thiệu tổng quan chung về công ty của bạn và những gì bạn đang tìm kiếm từ nhà cung cấp. Khi nhận được, nhà cung cấp phải hiểu rằng tài liệu là một RFI và có một ý tưởng tốt về công ty của bạn là ai. Bạn cũng nên cụ thể nhất có thể với nhu cầu của mình, chẳng hạn như giá cả chung, yêu cầu nhân sự và lịch trình giao hàng. Điều này sẽ cho phép bạn so sánh tốt hơn các nhà cung cấp của mình mà không cần làm rõ thêm .

Ngoài ra, hãy nhớ đưa ra hướng dẫn về cách người nhận phản hồi đối với yêu cầu thông tin , định dạng cần tuân theo và cung cấp thời hạn để lấy lại cho bạn. Cuối cùng, bạn có thể bao gồm các chi tiết khác như yêu cầu trải nghiệm trước đây của nhà cung cấp hoặc quy trình đánh giá của bạn để chọn nhà cung cấp tiềm năng .

Cải thiện quy trình RFI

Với tư cách là tổng thầu, một cách để cải thiện quy trình mua sắm là sử dụng mẫu RFI . Việc sử dụng mẫu không chỉ giúp bạn dễ dàng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết mà còn giúp nhà cung cấp dễ dàng phản hồi những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh và bản vẽ xây dựng hoặc hình ảnh vì hình ảnh có thể giúp nhà cung cấp hiểu rõ hơn về giải pháp bạn đang tìm kiếm. Sử dụng hệ thống phần mềm cũng sẽ giúp quy trình RFI của bạn có tổ chức hơn và cấp quyền truy cập nhanh hơn và tốt hơn vào tài liệu cho nhân viên trong lĩnh vực và văn phòng.

Nếu bạn là người nhận RFI, bạn cũng có thể thực hiện các bước để cải thiện quy trình . Phản hồi nhanh chóng và siêng năng sẽ giúp bạn có lợi thế hơn so với các đối thủ khác, tăng khả năng bạn nhận được công việc. Tuy nhiên, trước khi phản hồi, bạn phải đảm bảo rằng RFI đủ chi tiết để đảm bảo công ty của bạn phù hợp với dự án xây dựng . Bạn không thể đưa ra phản hồi tốt nếu RFI không rõ ràng hoặc không đặt câu hỏi phù hợp. Cuối cùng, đừng sợ từ chối một công việc. Nếu công ty của bạn không phù hợp với công việc, bạn vẫn có thể để lại ấn tượng tốt với GC bằng cách chính thức từ chối, tăng cơ hội để GC liên lạc lại với bạn để có một nỗ lực khác trong tương lai.

Sự kết luận

Khi đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về yêu cầu cung cấp thông tin là gì và cách chúng giúp các công ty lựa chọn giải pháp tốt nhất có thể cho nhu cầu của họ. Đảm bảo làm theo các mẹo ở trên về cách viết RFI và các phương pháp hay nhất để cải thiện quy trình RFI – doanh nghiệp của bạn sẽ cảm ơn bạn.

Back to top button